Operations Manager (f/m/d)

Hexagon Robotics ist eine Division von Hexagon – einem globalen Marktführer in der Präzisionsmessung. Die Division entwickelt humanoide Roboter für industrielle Sektoren, um Arbeitskräftemangel zu beheben und den Übergang von Automatisierung zu Autonomie zu beschleunigen. Unser erster Humanoid, AEON, wurde im Juni 2025 eingeführt und befindet sich bereits in Pilotprojekten mit fünf Kunden. Wir sind ein Team von etwa 90 Personen. Wir arbeiten schnell, bauen intern und bereiten uns auf die ersten kommerziellen Verkäufe vor. Dieses Wachstum schafft echte organisatorische Belastungen - rechtliche Unterlagen, Onboarding von Auftragnehmern, Verwaltung der Einrichtungen, Finanzadministration, Zugangsverwaltung und viele andere Dinge, die zuverlässig geschehen müssen, damit Ingenieure, Vertrieb und Betrieb sich auf die Arbeit konzentrieren können, die das Produkt voranbringt.

Wir suchen einen Operations Manager, der das Rückgrat der täglichen Abläufe dieser Organisation verantwortet und, sobald die Grundlagen solide sind, uns dabei hilft, herauszufinden, wo wir all dies besser machen können. Dies ist eine breite, praktische Rolle. Sie werden die Person sein, die sicherstellt, dass die operationale Infrastruktur des Unternehmens funktioniert - nicht durch Delegation, sondern durch eigenes Handeln. Gleichzeitig wird von Ihnen erwartet, dass Sie Muster über Anfragen hinweg erkennen und im Laufe der Zeit Systeme aufbauen, die den manuellen Aufwand reduzieren.

Ihre Mission

• Einstellung und Einarbeitung von externen Mitarbeitern und Auftragnehmern - vom ersten Antrag über Verträge, Zugänge bis hin zur Einsatzbereitschaft am ersten Tag.
• Verarbeitung von rechtlichen und kommerziellen Dokumenten - NDAs, Rahmenverträge, NREs und andere Dokumente externer Partner. Sie sind verantwortlich für die Warteschlange, das Tracking und die Nachverfolgung.
• Zugangsmanagement über mehrere interne Tools und Systeme - sicherstellen, dass die richtigen Personen den richtigen Zugang haben und dass Eintritte und Austritte sauber gehandhabt werden.
• Büroflächenstrategie - sowohl die kurzfristige Lösung für unser wachsendes Team als auch die langfristige Ausrichtung der Einrichtungen verantworten. Das bedeutet, den Prozess zu leiten und nicht nur Input zu geben.
• Koordination von Finanzen und Buchhaltung - PO-Freigaben, Rückstellungen und Schnittstelle zur Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass die operativen Ausgaben korrekt verfolgt und verarbeitet werden.
• Gesundheit und Sicherheit - Verantwortung für unsere H&S-Compliance-Verpflichtungen und Aufbau der Gewohnheiten und Prozesse, um diese zu erfüllen, während das Team wächst.
• Ad-hoc-Anfragen - die Rolle des 'operational glue' in einem schnelllebigen Unternehmen umfasst eine Vielzahl von einmaligen Aufgaben. Sie sind die Person, die sie aufnimmt und dafür sorgt, dass sie nicht fallen gelassen werden.
• Prozessverbesserung - sobald die oben genannten Punkte laufen, wird von Ihnen erwartet, dass Sie identifizieren, wo die Betriebs- und Backoffice-Funktionen der breiteren Organisation besser dienen können, und Änderungen vorschlagen und umsetzen.

Ihr Skillset

• 3–7 Jahre Erfahrung in einer Betriebs-, Büroverwaltungs- oder Geschäftsbetriebsrolle - idealerweise in einem schnell wachsenden Tech-, Hardware- oder Deep-Tech-Unternehmen, in dem Unklarheit die Norm ist.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Arbeitsströme parallel zu verwalten, ohne etwas fallen zu lassen - diese Rolle hat keine einzige Priorität; sie hat zehn gleichzeitig.
• Gründlich in ungewöhnlichem Maße. Sie sind die Person, die bemerkt, dass das PDF, das zur Unterschrift des CEO gesendet wurde, eine leere Seite hat, oder dass der E-Mail-Thread zur Genehmigung der Bürostrategie eine wichtige Entscheidung vermisst. Details, die andere übersehen, entgehen Ihnen nicht - und Sie handeln ohne Aufforderung.
• Genauso komfortabel bei der Ausführung alltäglicher Aufgaben wie beim Infragestellen dieser Aufgaben. Sie können denselben Antrag zwanzig Mal bearbeiten, ohne die Sorgfalt zu verlieren - und gleichzeitig haben Sie nach zwanzig Bearbeitungen eine Vorstellung davon, wie man ihn automatisieren oder vereinfachen kann, sodass er nicht mehr manuell bearbeitet werden muss.
• Komfortabel mit rechtlichen und kommerziellen Dokumenten - Sie müssen kein Anwalt sein, aber Sie sollten in der Lage sein, ein NDA zu lesen, zu verstehen, was fehlt, und es voranzubringen.
• Finanziell kompetent genug, um POs, Rückstellungen und grundlegende Budgetverfolgung zu verwalten, ohne dass Sie dabei Unterstützung benötigen.
• Ein systematischer Denker, der nicht bei der Ausführung von Anfragen stoppt, sondern fragt, warum die Anfrage immer wieder kommt und welcher Prozess sie beseitigen würde.
• Hochorganisiert, mit der Disziplin, eine Warteschlange von zwanzig offenen Punkten zu bewegen, während Sie auch die Aufgabe bearbeiten, die vor einer Stunde in Ihrem Posteingang gelandet ist.
• Fließend in Englisch; Deutsch und/oder zusätzliche europäische Sprachen sind ein Plus, angesichts unserer Kundenbasis.
• Komfortabel in einer frühen Phase des Unternehmens, in der sich die Organisationsstruktur, die Werkzeuge und die Prioritäten ändern - aber die Arbeit trotzdem erledigt werden muss.

Was Sie erhalten

• Flexible Arbeitszeiten und ein hybrides Modell für eine echte Work-Life-Balance.
• CHF 500 Mobilitätsguthaben für nachhaltiges Pendeln.
• Bonussystem & starke Pensionsbeiträge.
• Maßgeschneiderte Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Umzugshilfe für einen reibungslosen Start.
• Rabatte auf Gesundheit, Mobilität & Unterhaltung.
• Teamevents und eine flache Hierarchie, in der Ihre Stimme zählt.
• Eine warme, internationale Kultur, die auf Respekt und Zusammenarbeit basiert.