Assistenz der Leitung Bau und Technik (m/w/d)

Wir suchen zum nächst möglichen Zeitpunkt für unsere Abteilung Bau und Technik eine

Assistenz der Leitung Bau und Technik (m/w/d)

Vollzeit oder Teilzeit

Wir sind ein selbständig agierendes, modernes Dienst leistungs unternehmen der Stadt Frankfurt am Main. Wir betreiben den Frankfurter Binnen hafen als trimodalen Verkehrs knoten mit eigener Hafenbahn. Des Weiteren organisieren wir den Betrieb und die Verwaltung der Frankfurter Markthallen, Wochen märkte und Flohmärkte. Auch die Unterhaltung der Ufer befestigungen und die Vermietung mehrerer Immobilien liegen in unserer Verantwortung. Unser buntes Team von rund 100 Mit arbeiterinnen und Mitarbeitern geht die vielfältigen Aufgaben für Frankfurt und die Region mit viel Engagement an. Dabei richten wir unser Handeln stets auf den schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen aus.

• Unterstützung der Leitung der Abteilung Bau und Technik in vielfältigen organisatorischen, operativen sowie strategischen Angelegen heiten
• Schnitt stellen- und Koordinations funktion zwischen Leitung, Geschäfts führungsebene und Mitarbeitern
• Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen, Recherchen sowie Entscheidungs vorlagen
• Eigenständige Erstellung und Zusammen stellung von Unterlagen und Präsentationen für Unternehmens gremien basierend auf den Projekt verläufen
• Organisation von Besprechungen / Jour fixe mit Projekt gremien, Planern, Firmen, Behörden, Gutachtern etc. (Terminierung, Einladung, Raum beschaffung, Bewirtung etc.)
• Eigen verantwortliche Führung der Korrespondenz und Protokoll führung bei Terminen
• Dokumentation, Ablage und Archivierung von Projekt unterlagen sowie Aktualisierung der Projekt termin- und Organisations pläne
• Vor- und Nachbearbeitung von Management meetings, Reise- und Vertrags management
• Vorbereitung standardisierter Vertrags unterlagen für Planungs- und Bau leistungen sowie Projekt controlling und Bericht erstattung; Vertrags- und Nachtrags management, Kosten- und Status berichte, Projekt terminplanung
• Unterstützung bzw. Übernahme von Koordinations aufgaben im Bereich des Gewährleistungs managements
• Korrespondenz mit Kunden und Vertrags partnern
• Rechnungs prüfung sowie Betreuung der Projekte in SAP (Bau bestellungen, Kontierung der Rechnungen, Anlegen von SAP- Baubüchern)
• Allgemeine Büro organisation: Allgemeine Schreib arbeiten, Korrespondenz, Organisation der Ablage von Projekt unterlagen und Formular wesen
• Unterstützung bei Projekten und Übernahme von Sonder aufgaben, insbesondere:
  • Planung (Baugenehmigungs prozess)
  • Realisierung (Durchführung von Ausschreibungen, Submissionen und Vergabe verhandlungen; Vorbereitung standardisierter Vertrags unterlagen für Planungs- und Bauleistungen sowie Projekt controlling und Bericht erstattung; Vertrags- und Nachtrags management, Kosten- und Status berichte, Projekt terminplanung)
  • Erstellen und Nachhalten von Mangel anzeigen, Ablehnungen, etc.
  • Führen von Mängel listen, Nachhalten von Terminen, Fristen, etc.

• Kaufmännische Berufs ausbildung, idealer weise mit zusätzlicher technischer Aus- / Weiterbildung mit bauspezifischer Prägung
• Mehrjährige Berufs erfahrung als Assistenz in vergleichbarer Position, vorzugs weise im Bau- / Immobilien bereich, im Bauprojekt management oder in einem Architektur- / Ingenieurbüro
• Sehr guter Umgang mit den MS-Office- Anwendungen, möglichst Erfahrungen im Umgang mit Dokumenten management systemen
• Hervorragende Kommunikations fähigkeiten, ausgeprägte Service orientierung
• Leistungs bereitschaft, hohe Belastbarkeit
• Organisations talent sowie eine strukturierte und lösungs orientierte Arbeits weise
• Zuverlässigkeit, Eigen initiative, Durchsetzungs vermögen, Team fähigkeit, selbständiges Arbeiten sowie sehr gute Kommunikations- und Ausdrucks fähigkeiten
• Führer schein der Klasse B und die Bereitschaft zu Dienst fahrten

• Arbeitsort: Frankfurt am Main
• ein vielfältiges und abwechslungsreiches Tätigkeits gebiet
• eine unbefristete Beschäftigung mit angemessener Vergütung nach TVöD-V
• betriebliche Alters versorgung bei der Zusatz versorgungskasse der Stadt Frankfurt a. M.
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeits zeiten im Rahmen unserer Gleitzeit regelung
• Homeoffice möglich
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungs möglichkeiten
• einen kostenfreien Stellplatz in unserem eigenen Garagenhaus im Frankfurter Ostend
• eine monatliche Fahrtkosten pauschale

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