Junior Resources Manager (all genders)

Highsnobiety sucht einen Junior Resources Manager, um unser Procurement-Team in Berlin zu verstrken. Du wirst das operationale Rückgrat unserer Zusammenarbeit mit Freelancern und Anbietern sein, indem du unsere Datenbank genau hltst, das Onboarding optimierst und sicherstellst, dass Vertrge, Bestellungen und Leistungsfeedback rechtzeitig fließen.

Du arbeitest eng mit unserem Senior Procurement Manager, Team Leads und Werkstudenten in verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass jede Freelancer-Zusammenarbeit bei Highsnobiety reibungslos abläuft, von der Beschaffung bis zum Abschluss der Rechnungen. Wenn du gut organisiert bist, ein gutes System liebst und die Grundlagen des Einkaufs und des Ressourcenmanagements in einer schnelllebigen Kreativagentur erlernen möchtest, ist dies die richtige Rolle fr dich.

DEINE MISSION:

• Eine aktuelle Datenbank von Freelancern und Anbietern in allen relevanten Disziplinen und Abteilungen aufbauen und pflegen.
• Team Leads bei der Briefing und Auswahl geeigneter Freelancer fr Projekte unterstützen.
• Checklisten, Richtlinien und Workflows fr das Onboarding und Offboarding von Freelancern pflegen und aktuell halten.
• Die laufende Entwicklung der Philosophie der Freelancer-Preiskategorien unterstützen und Abweichungen oder Druckpunkte an den Senior Procurement Manager melden.
• Den Senior Procurement Manager bei der Überprüfung der Ausgaben im Einkauf unterstützen, indem du Daten, Kontext und Einblicke von der Freelancer-Seite beiträgst.
• Leistungsfeedback von Freelancern mithilfe eines standardisierten Bewertungssystems sammeln und protokollieren.
• Die Leistung von Freelancern über die Zeit verfolgen und unterdurchschnittliche Leistungen proaktiv an den Senior Procurement Manager und die relevanten Team Leads melden.
• Die Verantwortung für die Erstellung von Verträgen und Bestellungen übernehmen und sicherstellen, dass alle Unterlagen korrekt ausgestellt und unterzeichnet werden.
• Die Verfügbarkeit von Freelancern über Projekte hinweg verfolgen und in enger Abstimmung mit den Team Leads aktuell bleiben.
• Komplexe oder nicht-standardisierte Situationen (Verhandlungen, Compliance-Fälle, Leistungsprobleme) an den Senior Procurement Manager eskalieren.

DEINE FÄHIGKEITEN:

• 1–3 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Operations, Ressourcenmanagement, Einkauf, Talentkoordination oder Produktion innerhalb einer Kreativagentur, Produktionsfirma oder Medienumfeld.
• Hochgradig organisiert, detailverliebt und in der Lage, mehrere Workflows und Stakeholder parallel zu managen.
• Sicher im Umgang mit Datenbanken, Tabellenkalkulationen und Software-Tools und begeistert davon, diese effizienter zu gestalten.
• Komfortabel im Umgang mit Verträgen, Bestellungen und Preisrahmen oder eine starke Bereitschaft, schnell zu lernen.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; gute Deutschkenntnisse sind ein großer Vorteil.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, um mit kreativen Teams, Finanzen, Freelancern und leitenden Stakeholdern gleichermaßen zu kommunizieren.
• Hohe Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen (Preise, Vertrge, personenbezogene Daten, DSGVO).
• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise. Du erkennst Probleme, bevor sie entstehen.
• Ein echtes Interesse daran, wie Kreativagenturen hinter den Kulissen arbeiten, und eine Begeisterung für den Aufbau skalierbarer Systeme.
• Neugier, Initiative und die Bereitschaft, zu lernen und Ideen einzubringen.
• Eine praktische, anpackende Einstellung und Offenheit für neue Herausforderungen.

BONUS:

• Vertrautheit mit Einkaufsabläufen.
• Erfahrung mit Vertragsmanagement-Tools, Einblick in die Produktionsressourcierung oder frühere Erfahrungen in einer Kreativ-/Mode-/Medienagentur.

WIE ERFOLG IN DEINEN ERSTEN 6 MONATEN AUSSEHEN WIRD:

• Die Datenbank von Freelancern und Anbietern ist genau und aktuell.
• Alle aktiven Freelancer-Verträge sind aktuell und unterzeichnet.
• Onboarding-, Offboarding-, Vertrags- und Bestellworkflows sind dokumentiert, laufen reibungslos und sind sichtbar verbessert im Vergleich zur Version, die du übernommen hast.
• Werkstudenten und Team Leads kennen die Workflows, wissen, wo sie finden, was sie brauchen, und an wen sie sich wenden können, wenn etwas nicht funktioniert.

WAS WIR BIETEN:

• Ein helles und geräumiges Designbüro, das unsere Marke widerspiegelt und sich auf das Wohlbefinden und die Nachhaltigkeit der Mitarbeiter konzentriert, in der Nähe der U Kurfürstenstraße gelegen.
• Die Möglichkeit, das Unternehmen zu gestalten und eine globale Marke in einem motivierenden, internationalen und vielfältigen Arbeitsumfeld aufzubauen.
• Hohe Verantwortung, Kreativität, Originalität, Unabhängigkeit und kreative Autonomie.
• Wir legen ständig Wert auf DEIB mit internen Schulungen, Workshops, familienfreundlichen Richtlinien und unseren Employee Resource Groups (HighPower, HighPride, HighDreams & HighCulture).
• 2 zusätzliche freie Tage weltweit für alle Mitarbeiter am Internationalen Frauentag und Juneteenth.
• Flexible hybride Arbeitsrichtlinien, hundefreundliches Büro und Vorteile für internationales Remote-Arbeiten.
• Zugang zu Visa-Unterstützung für Mitarbeiter, die nach Deutschland umziehen, falls erforderlich.
• Attraktive Mitarbeiterbenefits (z.B. leistungsabhängiger Bonus, ClassPass, OpenUp, Fahrradleasing, Sabbatical-Option).

Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!!

Erfüllst du nicht alle Anforderungen? Studien haben gezeigt, dass Frauen und People of Color weniger wahrscheinlich auf Stellenangebote reagieren, es sei denn, sie erfüllen jede einzelne Qualifikation. Highsnobiety ist eine globale Gemeinschaft unabhängiger Kreativer und Fachleute: Jede Perspektive zählt. Deshalb sind wir stolz darauf, ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit zu sein. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Hautfarbe, ethnischer Herkunft, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung, Geschlechtsidentität, Geschlechtsausdruck oder genetischen Informationen. Wenn du also an dieser Rolle interessiert bist, aber deine bisherigen Erfahrungen nicht perfekt mit jeder Qualifikation in der Stellenbeschreibung übereinstimmen, ermutigen wir dich, dich trotzdem zu bewerben.