Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für reibungslose Büroabläufe und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem engagierten und unterstützenden Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kreatives Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Tolle Karrierechancen in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das Effizienz und Zusammenarbeit schätzt und deine Fähigkeiten fördert.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Der Office Administrator ist das Rückgrat des Office Managers im Büro und ermöglicht es dem restlichen Team, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Er sorgt für reibungslose Büroabläufe, kümmert sich um administrative Aufgaben wie Korrespondenz, Terminplanung, Datenpflege sowie Telefon- und Empfangsdienste. Er unterstützt und arbeitet dem Office Manager zu, übernimmt feste zugewiesene Aufgaben in der Büroverwaltung und unterstützt das Projektmanagement-Team bei administrativen Aufgaben sowie bei der elektronischen Datenerfassung und Ablage. Dabei trägt er maßgeblich zu einer effizienten, teamorientierten Arbeitsumgebung bei.
Responsibilities
- Aufbewahrung und Verarbeitung nach Anweisung originaler Unterlagen (Archivierungs-Pflicht) betreffend der internen und gesetzlichen Regeln.
- Ggf. Übersetzungshilfe.
- Posteingang/Postausgang und Weiterleitung (Direkt und Email).
- Telefonzentrale.
- Allgemeine Ablageverwaltung (Papier und elektronisch).
- Prüfen und Genehmigung einholen von Eingangsrechnungen.
- Verwalten und organisieren von Bürobedarf, Getränken und Snacks sowie vorgegebenen Werbeartikeln.
- Unterstützung bei Planung und Organisation von Events und Seminaren.
- Unterstützung der Mitarbeitenden bei Reiseplanung, Genehmigung und Buchung.
- Hardware/IT-Verwaltung nach Absprache und Vorgaben.
- Hardware/IT-Organisation und Ausgabe nach Absprache und Vorgabe.
- Externe Software-Tools in Verwaltung für die allgemeine Anwendung bei Hill.
- Installation neuer und Ersatzlaptops mit der IT zusammen remote organisieren.
- Unterstützung bei Bedarf Büroorganisation in Berlin, Wien, Hamburg, Düsseldorf.
- Unterstützung der international angelegten Buchhaltung.
- Weiterleitung von eingehendem Schriftverkehr.
- Eingangsrechnungen hochladen, beschriften, prüfen und Genehmigung einholen.
- Zahlungsaufforderungen und Mahnungen prüfen, ggf. mit der Buchhaltung abstimmen.
- Ein- und Ausgangszahlungen nachweisen.
- Prüfung Reisekosten nach Lohn- und USt-Recht sowie interner Richtlinien.
- Teilweise Prüfung von Zeitnachweisen.
Qualifications
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (von Vorteil).
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Erste Erfahrungen in einer administrativen Position oder einer vergleichbaren Rolle.
- Sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und moderner Bürokommunikationstechnik.
- Organisationstalent sowie Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
- Gute Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten.
- Verlässlichkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität.
Office Administrator Arbeitgeber: Hill International, Inc.
Hill International, Inc. in Basel bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, die Kreativität und Innovation fördert. Als Arbeitgeber legen wir großen Wert auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter und bieten zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein unterstützendes Team. Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Zusammenarbeit und Respekt, was es zu einem idealen Ort macht, um Ihre Karriere im Bereich Workplace Strategy voranzutreiben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Administrator erhalten könntest
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Administrator interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen. Wir bei StudySmarter wissen, dass persönliche Kontakte oft Türen öffnen!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die richtige Person für die Stelle bist. Wir glauben, dass Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg ist!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Außerdem kannst du dich über aktuelle Stellenangebote informieren und deine Chancen erhöhen, Teil unseres großartigen Teams zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Administrator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Anpassung ist der Schlüssel:Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben entsprechend an. Hebe die Fähigkeiten und Erfahrungen hervor, die für die Rolle als Office Administrator besonders relevant sind.
Korrekturlesen nicht vergessen:Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Tippfehler oder Grammatikfehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Frag vielleicht auch einen Freund, ob er drüber schauen kann!
Bewirb dich über unsere Website:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hill International, Inc. vorbereitet
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, schau dir die Stellenbeschreibung genau an. Verstehe die spezifischen Aufgaben, die du übernehmen würdest, und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und dich vorbereitet hast.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kommunikation zeigen. Wenn du über deine Erfahrungen sprichst, kannst du so direkt auf die Anforderungen des Jobs eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über das Team und die Unternehmenskultur zu erfahren. Fragen zur Büroorganisation oder zu den verwendeten Tools sind immer gut!
✨Kleidung und Auftreten
Achte darauf, dass du angemessen gekleidet bist und ein professionelles Auftreten hast. Ein gepflegtes Erscheinungsbild hinterlässt einen positiven ersten Eindruck. Sei freundlich und zeige, dass du teamfähig und flexibel bist – das sind wichtige Eigenschaften für einen Office Administrator.
