Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte das Dokumentenmanagement für spannende Bau- und Engineering-Projekte.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen im Bau- und Engineering-Sektor in München.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit internationalen Projekten und viel Raum für persönliche Entfaltung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Bauprojekten und arbeite an bedeutenden Herausforderungen.
- Qualifikationen: Studium im Ingenieurwesen oder Projektmanagement und Erfahrung im Dokumentenmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
- Description
- Wir suchen schnellstmöglich einen
- Document Manager (m/w/d) im
Raum München .
Dieser verantwortet die Konzeption, Implementierung und operative Steuerung des Dokumentenmanagements für ein komplexes Bau- und Engineering-Projekt.
Ziel ist die Sicherstellung einer revisionssicheren, termingerechten und qualitätsgerechten Dokumentation aller Projektunterlagen sowie der Übergabedokumentation an den Auftraggeber.
Responsibilities
- As-Built-Dokumentationsmanagement
- Entwicklung und Pflege der projektweiten As-Built-Dokumentationsstrategie.
- Koordination der Sammlung von As-Built-Dokumentationen aus den Bereichen Engineering, Bauausführung, Qualitätssicherung, Inbetriebnahme sowie von Lieferanten und Nachunternehmern.
- Steuerung und Koordination der dokumentationsbezogenen Aktivitäten des Generalplaners, um die Übereinstimmung mit den Projekt-, Übergabe- und Turnover-Anforderungen sicherzustellen.
- Überwachung des Fortschritts, der Qualität und der Vollständigkeit der As-Built-Dokumentation während des gesamten Projektlebenszyklus.
- Sicherstellung, dass alle As-Built-Dokumente geprüft, freigegeben und aktualisiert werden, sodass sie den tatsächlichen Endzustand der Anlage widerspiegeln.
- Organisation und Koordination von Dokumentenprüfungen mit Projektbeteiligten, einschließlich Nachverfolgung von Kommentaren, Sicherstellung fristgerechter Rückmeldungen sowie Einholung der erforderlichen Freigaben.
- Nachverfolgung von Dokumentenrevisionen sowie Sicherstellung von Konsistenz, Rückverfolgbarkeit und Versionskontrolle aller Projektdokumente.
- Identifizierung von Lücken, fehlenden Informationen und überfälligen Liefergegenständen sowie aktive Nachverfolgung der erforderlichen Maßnahmen mit den verantwortlichen Parteien.
- Unterstützung der Projektteams bei der Einhaltung vertraglicher, regulatorischer und kundenspezifischer Anforderungen an die As-Built-Dokumentation.
- Koordination der Erstellung, Zusammenstellung und Einreichung der finalen Übergabedokumentation.
- Überwachung des Übergabestatus sowie des Fertigstellungsgrads der Dokumentation in Bezug auf Projektmeilensteine und Turnover-Termine.
- Zentraler Ansprechpartner für alle Themen rund um Dokumentation, As-Built-Dokumentation und Projektübergabe.
- Kommunikation des Dokumentationsfortschritts, relevanter Risiken, Prüfergebnisse sowie Fertigstellungsprognosen an Projektleitung und Stakeholder.
- Enge Zusammenarbeit mit dem Generalplaner, um den Dokumentationsfortschritt mit Projektterminplänen, Meilensteinen und Turnover-Zielen abzustimmen.
- Organisation und Moderation regelmäßiger Statusmeetings, Dokumentenprüfungen und Reviews zur Übergabebereitschaft.
- Koordination der Aktivitäten zwischen Engineering, Baustellenmanagement, Qualitätssicherung, Inbetriebnahme, Lieferanten, Auftragnehmern, Kundenvertretern sowie dem Generalplaner.
- Eskalation kritischer Dokumentationsthemen, die Projektmeilensteine, Turnover-Aktivitäten oder Übergabetermine gefährden könnten.
- Sicherstellung eines transparenten Berichtswesens und regelmäßiger Statusupdates für interne und externe Stakeholder.
- Aufbau und Pflege einer effektiven Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten, um die termingerechte Prüfung, Freigabe und Bereitstellung der Dokumentation sicherzustellen.
- Förderung von Zusammenarbeit, Verantwortungsbewusstsein und Transparenz über alle am Dokumentations- und Übergabeprozess beteiligten Disziplinen hinweg.
- Statuskommunikation und Stakeholder-Management
- Zentraler Ansprechpartner für alle Themen rund um Dokumentation, As-Built-Dokumentation und Projektübergabe.
- Kommunikation des Dokumentationsfortschritts, relevanter Risiken, Prüfergebnisse sowie Fertigstellungsprognosen an Projektleitung und Stakeholder.
- Enge Zusammenarbeit mit dem Generalplaner, um den Dokumentationsfortschritt mit Projektterminplänen, Meilensteinen und Turnover-Zielen abzustimmen.
- Organisation und Moderation regelmäßiger Statusmeetings, Dokumentenprüfungen und Reviews zur Übergabebereitschaft.
- Koordination der Aktivitäten zwischen Engineering, Baustellenmanagement, Qualitätssicherung, Inbetriebnahme, Lieferanten, Auftragnehmern, Kundenvertretern sowie dem Generalplaner.
- Eskalation kritischer Dokumentationsthemen, die Projektmeilensteine, Turnover-Aktivitäten oder Übergabetermine gefährden könnten.
- Sicherstellung eines transparenten Berichtswesens und regelmäßiger Statusupdates für interne und externe Stakeholder.
- Aufbau und Pflege einer effektiven Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten, um die termingerechte Prüfung, Freigabe und Bereitstellung der Dokumentation sicherzustellen.
- Förderung von Zusammenarbeit, Verantwortungsbewusstsein und Transparenz über alle am Dokumentations- und Übergabeprozess beteiligten Disziplinen hinweg.
Qualifications
- Fachliche Anforderungen
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Ingenieurwesen, Projektmanagement, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Dokumentenmanagement von Bau-, Anlagenbau-, Infrastruktur- oder EPC-Projekten
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Planungsbüros, Generalunternehmern und Engineering-Teams
- Kenntnisse von Dokumentenmanagementsystemen wie Share Point, Egnyte, Aconex, Procore, Autodesk Construction Cloud oder vergleichbaren Lösungen
- Erfahrung in der Erstellung und Umsetzung von Document Management Plans (DMP)
- Kenntnisse von Dokumenten-Lifecycle-, Prüf- und Freigabeprozessen
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie Reporting-Tools
- Persönliche Kompetenzen
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Durchsetzungsvermögen gegenüber internen und externen Stakeholdern
- Hohe Detailgenauigkeit und Qualitätsorientierung
- Analytisches Denken und Prozessverständnis
- Teamfähigkeit in internationalen Projektumgebungen
- Ideales Kandidatenprofil
- 5–10 Jahre Erfahrung als Document Controller oder Document Manager in Großprojekten
- Erfahrung in Pharma-, Industrie-, Energie- oder Infrastrukturprojekten
- Kenntnisse im Aufbau digitaler Dokumentenmanagementprozesse
- Erfahrung mit Baustellenorganisation und Site-Engineering-Prozessen
- Fähigkeit, Dokumentationsanforderungen vertraglich und technisch zu interpretieren und in praktikable Prozesse umzusetzen
- #LI-DS1
Document Manager Arbeitgeber: HILL International
Die Bilfinger Life Science GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, an bedeutenden Projekten in der Prozessautomation zu arbeiten, die den technologischen Fortschritt in der Pharma- und Halbleiterindustrie vorantreiben. Mit einem kollegialen Team in Salzburg, das Sie aktiv unterstützt, und einem attraktiven Vergütungspaket, das über 80.000 € Jahresbrutto beginnt, profitieren Sie von einer positiven Arbeitskultur, die auf Zusammenarbeit und persönlichem Wachstum basiert. Zudem erhalten Sie Unterstützung bei einem möglichen Umzug nach Salzburg, was den Einstieg in diese spannende Rolle erleichtert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Document Manager erhalten könntest
✨Präsenz auf Bau-Events
Besuche lokale Bau-Messen oder Jobmessen, um direkte Kontakte zu potenziellen Arbeitgebern zu knüpfen. In der Baubranche sind persönliche Gespräche oft der Schlüssel zum Erfolg, also bring deine Visitenkarten mit und sei bereit, über deine Erfahrungen zu plaudern.
✨Nutze Bau-Communities
Tritt Online-Communities wie Fachforen oder Gruppen auf Plattformen wie XING oder LinkedIn bei, die sich mit dem Bauwesen beschäftigen. Hier kannst du nicht nur Wissen austauschen, sondern auch auf Job-Angebote stoßen, die vielleicht nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Direkte Bewerbungen und Kontakte
Schau dir Unternehmen in deiner Region an und lass nicht nur deinen Lebenslauf bei ihnen auf der Website, sondern sprich auch direkt mit den HR-Abteilungen. Oft sind sie offen für Bewerbungen, die nicht offiziell ausgeschrieben sind, wenn du sie persönlich überzeugen kannst.
✨Unsere Website für deinen Traumjob
Vergiss nicht, regelmäßig unsere Website zu besuchen! Wir haben ständig neue Vollzeitstellen im Bauwesen zu bieten, und wir freuen uns darauf, dich beim Bewerbungsprozess zu unterstützen. Bewerben über uns gibt dir die Chance, schnell ins Gespräch zu kommen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Document Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine technischen Fähigkeiten:Im Bauwesen sind technische Fähigkeiten von größter Bedeutung. Sorge dafür, dass dein Lebenslauf alle relevanten Programme und Tools listet, mit denen du vertraut bist, sei es CAD-Software oder Projektmanagement-Tools. Je mehr du deine Kenntnisse und Erfahrungen in diesen Bereichen hervorhebst, desto besser ist deine Chance, die Aufmerksamkeit von HILL International auf dich zu ziehen.
Erfahrung im Team betonen:Das Bauwesen ist ein Teamgeschäft. Hebe in deinem Anschreiben hervor, wie du in vergangenen Projekten im Team gearbeitet hast. Zeige, dass du kommunikativ bist und gut mit verschiedenen Gewerken umgehen kannst – das kommt bei HILL International sicher gut an!
Schau auf relevante Zertifikate:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen hast, die für die Stelle relevant sind, wie beispielsweise Sicherheitsqualifikationen oder Bauleiter-Zertifikate, stelle sicher, dass diese in deinem Lebenslauf deutlich sichtbar sind. Dies zeigt dein Engagement für den Beruf und hebt dich von anderen Bewerbern ab.
Präsentiere deine Projekte:Da du dich für eine Vollzeitstelle bewirbst, hast du wahrscheinlich schon einige Projekte abgeschlossen. Erstelle eine kurze Übersicht über die interessantesten Bauprojekte, an denen du beteiligt warst, und beschreibe deine Rolle dabei. Eine solche Präsentation kann deinem Lebenslauf den zusätzlichen Schliff geben, um bei HILL International zu glänzen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei HILL International vorbereitet
✨Bau deine Projekterfahrung ein
Stell sicher, dass du konkrete Projekte, an denen du gearbeitet hast, parat hast. Ob es nun um alte Bauaufträge oder Praktika geht – wir sollten bereit sein, darüber zu sprechen, welche Herausforderungen du hattest und wie du sie gelöst hast. Das zeigt nicht nur deine Erfahrungen, sondern auch deinen praktischen Ansatz und Problemlösungsfähigkeiten.
✨Bereite dich auf technische Fragen vor
Im Bauwesen ist das Fachwissen entscheidend. Mach dich mit den gängigen Normen und Vorschriften vertraut und übe technische Fragen, die sich auf Statik, Materialien oder Bauabläufe beziehen könnten. Wir sollten auch bereit sein, darüber zu diskutieren, wie wir verschiedene Bauwerkzeuge effektiv nutzen können.
✨Zeige dein Teamwork und Kommunikationsfähigkeiten
Im Bauwesen arbeiten wir oft im Team. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um komplexe Projekte erfolgreich abzuschließen. Weist darauf hin, wie wichtig eine klare Kommunikation bei der Umsetzung von Bauvorhaben ist.
✨Präsentation deines Portfolios
Falls du einige deiner Arbeiten in einem Portfolio hast, bring das mit zum Interview. Das gibt uns die Möglichkeit, unsere bisherige Arbeit visuell zu zeigen und gleichsam unsere Fähigkeiten und Ansätze zu diskutieren. In einer Vollzeitstelle wird es wichtig sein, potenziellen Arbeitgebern unsere besten Projekte unter die Nase zu halten.
