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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für reibungslose Büroabläufe und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit einem engagierten Team und einer positiven Arbeitsatmosphäre.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld.
- Andere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das Effizienz und Zusammenarbeit schätzt und deine Fähigkeiten fördert.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute MS Office Kenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Der Office Administrator ist das Rückgrat des Office Managers im Büro und ermöglicht es dem restlichen Team, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Sie sorgen für reibungslose Büroabläufe, kümmern sich um administrative Aufgaben wie Korrespondenz, Terminplanung, Datenpflege und Telefon- und Empfangsdienste. Sie unterstützen und arbeiten dem Office Manager zu, und übernehmen dabei feste zugewiesene Aufgaben in der Büroverwaltung und unterstützen das Projektmanagement Team bei administrativen Aufgaben, sowie bei der elektronischen Datenerfassung und Ablage. Dabei tragen Sie maßgeblich zu einer effizienten teamorientierten Arbeitsumgebung bei.
Responsibilities:
- Aufbewahrung und Verarbeitung nach Anweisung originaler Unterlagen (Archivierungs-Pflicht) betreffend der internen und gesetzlichen Regeln
- Posteingang/Postausgang und Weiterleitung (Direkt und Email)
- Telefonzentrale
- Allgemeine Ablageverwaltung (Papier und elektronisch)
- Prüfen und Genehmigung einholen von Eingangsrechnungen
- Verwalten und organisieren von Bürobedarf / Getränke / Snacks / vorgegebene Werbeartikel
- Unterstützung bei Planung und Organisation von Events und Seminaren
- Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Reiseplanung, Genehmigung und Buchung
- Hardware/IT Verwaltung nach Absprache und Vorgaben
- Hardware/IT Organisation - und Ausgabe nach Absprache und Vorgabe
- Externe Software Tools in Verwaltung für die allgemeine Anwendung bei Hill
- Installation neuer und Ersatz Laptops mit der IT zusammen remote organisieren
- Unterstützung bei Bedarf Büroorganisation Berlin, Wien, Hamburg, Düsseldorf
- Unterstützung der international angelegten Buchhaltung
- Weiterleitung von eingegangenem Schriftverkehr
- Ggf. Übersetzungshilfe
- Eingangsrechnungen hochladen, beschriften, prüfen und Genehmigung einholen
- Zahlungsaufforderungen und Mahnungen prüfen, ggf. mit der Buchhaltung abstimmen
- Ein- und Ausgangszahlungen nachweisen
- Prüfung Reisekosten nach Lohn- und USt Recht sowie interner Richtlinien
- Teilweise Prüfung von Zeitnachweisen
Qualifications:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (von Vorteil)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Erste Erfahrungen in einer administrativen Position oder einer vergleichbaren Rolle
- Sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und moderner Bürokommunikationstechnik
- Organisationstalent mit Detailgenauigkeit und strukturierten Arbeitsweisen
- Gute Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten
- Zuverlässig, teamfähig und flexibel
Office Administrator Arbeitgeber: HILL International
Kontaktperson:
HILL International HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Administrator
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Administrator bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an und überlege, wie du konkret zur Verbesserung der Büroabläufe beitragen kannst. Zeig in deinem Gespräch, dass du die Herausforderungen verstehst und Lösungen parat hast.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du administrative Aufgaben erfolgreich gemeistert hast. Das gibt dir die Möglichkeit, deine Fähigkeiten im Umgang mit MS Office und deine Organisationstalente zu demonstrieren.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So zeigst du dein Interesse und erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung alle relevanten Informationen enthält, die wir suchen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Administrator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben entsprechend an. Hebe die Fähigkeiten hervor, die für die Rolle als Office Administrator wichtig sind, und zeige, wie du diese mitbringst.
Korrekturlesen nicht vergessen!: Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Tippfehler oder Grammatikfehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass auch gerne jemanden anderen drüber schauen!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HILL International vorbereitest
✨Mach dich mit den Aufgaben vertraut
Bevor du zum Interview gehst, schau dir die Stellenbeschreibung genau an. Verstehe die Hauptaufgaben des Office Administrators und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation, Kommunikation und Teamarbeit zeigen. Wenn du von deinen Erfahrungen erzählst, wird das einen bleibenden Eindruck hinterlassen und zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel mit Korrespondenz und Telefonkommunikation zu tun hat, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und professionell sprichst. Übe, wie du dich ausdrückst, und achte darauf, freundlich und offen zu sein. Das zeigt, dass du gut ins Team passt.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Du könntest nach den Herausforderungen im Büroalltag oder nach der Teamdynamik fragen. So zeigst du, dass du aktiv an der Rolle interessiert bist.