Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für reibungslose Büroabläufe und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem engagierten Team und einer positiven Arbeitsatmosphäre.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das Effizienz und Zusammenarbeit schätzt und deine Fähigkeiten fördert.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute MS Office Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Der Office Administrator ist das Rückgrat des Office Managers im Büro und ermöglicht es dem restlichen Team, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Sie sorgen für reibungslose Büroabläufe, kümmern sich um administrative Aufgaben wie Korrespondenz, Terminplanung, Datenpflege und Telefon- und Empfangsdienste. Sie unterstützen und arbeiten dem Office Manager zu, und übernehmen dabei feste zugewiesene Aufgaben in der Büroverwaltung und unterstützen das Projektmanagement Team bei administrativen Aufgaben, sowie bei der elektronischen Datenerfassung und Ablage. Dabei tragen Sie maßgeblich zu einer effizienten teamorientierten Arbeitsumgebung bei.
Responsibilities:
- Aufbewahrung und Verarbeitung nach Anweisung originaler Unterlagen (Archivierungs-Pflicht) betreffend der internen und gesetzlichen Regeln
- Posteingang/Postausgang und Weiterleitung (Direkt und Email)
- Telefonzentrale
- Allgemeine Ablageverwaltung (Papier und elektronisch)
- Prüfen und Genehmigung einholen von Eingangsrechnungen
- Verwalten und organisieren von Bürobedarf / Getränke / Snacks / vorgegebene Werbeartikel
- Unterstützung bei Planung und Organisation von Events und Seminaren
- Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Reiseplanung, Genehmigung und Buchung
- Hardware/IT Verwaltung nach Absprache und Vorgaben
- Hardware/IT Organisation - und Ausgabe nach Absprache und Vorgabe
- Externe Software Tools in Verwaltung für die allgemeine Anwendung bei Hill
- Installation neuer und Ersatz Laptops mit der IT zusammen remote organisieren
- Unterstützung bei Bedarf Büroorganisation Berlin, Wien, Hamburg, Düsseldorf
- Unterstützung der international angelegten Buchhaltung
- Weiterleitung von eingegangenem Schriftverkehr
- Ggf. Übersetzungshilfe
- Eingangsrechnungen hochladen, beschriften, prüfen und Genehmigung einholen
- Zahlungsaufforderungen und Mahnungen prüfen, ggf. mit der Buchhaltung abstimmen
- Ein- und Ausgangszahlungen nachweisen
- Prüfung Reisekosten nach Lohn- und USt Recht sowie interner Richtlinien
- Teilweise Prüfung von Zeitnachweisen
Qualifications:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (von Vorteil)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Erste Erfahrungen in einer administrativen Position oder einer vergleichbaren Rolle
- Sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und moderner Bürokommunikationstechnik
- Organisationstalent mit Detailgenauigkeit und strukturierten Arbeitsweisen
- Gute Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten
- Zuverlässig, teamfähig und flexibel
Office Administrator Arbeitgeber: Hill International
Als international tätiges Familienunternehmen in der metallverarbeitenden Industrie bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einer Schlüsselrolle im Vertrieb Europa Ost Ihre Expertise einzubringen und aktiv an unserem Wachstum mitzuwirken. Unsere Unternehmenskultur fördert Teamarbeit und Innovation, während wir gleichzeitig auf die Stabilität und Ressourcen eines etablierten Unternehmens setzen. Bei uns erwarten Sie nicht nur ein attraktives Gehalt, sondern auch vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld, das von Loyalität und Motivation geprägt ist.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Administrator erhalten könntest
✨Lokale Branchenveranstaltungen nutzen
Mach dich auf die Suche nach Messen und Branchenevents in der Einkaufs- und Beschaffungsbranche. Diese Veranstaltungen sind super, um mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu kommen und Kontakte zu knüpfen. Wir von StudySmarter empfehlen, auch bei den Vorträgen und Workshops aktiv teilzunehmen – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Netzwerk mit Gleichgesinnten
Tritt regionalen Netzwerkgruppen oder Online-Communities für Einkauf und Beschaffung bei. Hier kannst du nicht nur von anderen lernen, sondern auch Stellenangebote und interessante Jobmöglichkeiten entdecken. Vielleicht hört jemand von einer offenen Stelle, bevor sie offiziell veröffentlicht wird!
✨Sei aktiv auf sozialen Medien
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich in der Einkaufs-Community sichtbar zu machen – teile Artikel, kommentiere Beiträge oder veröffentliche eigene Inhalte. Viele Unternehmen schauen sich die Social-Media-Präsenz ihrer potenziellen Mitarbeiter an. Zeig, dass du ein echter Einkaufsexperte bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, die Karriereseite von Hill International zu besuchen und dort direkt zu bewerben. Oft finden sich dort Stellenanzeigen, die nicht über andere Kanäle verbreitet werden. Wir von StudySmarter stehen dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast – sprich uns an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Administrator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Einkaufskompetenzen hervor!:Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es wichtig, deine Verhandlungsgeschick und Kenntnisse in der Lieferantenanalyse zu betonen. Zeige in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele, wie du Kosten gesenkt oder Prozesse optimiert hast, um uns von deinem Talent zu überzeugen.
Zeige deine Teamfähigkeit!:Da die Arbeit im Einkauf oft kooperative Projekte mit anderen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Anschreiben zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Informiere dich über den Markt!:Füge aktuelle Informationen über Markttrends oder relevante Entwicklungen in dein Anschreiben ein. Das zeigt uns, dass du dich nicht nur für die Stelle, sondern auch für die Branche interessierst und dich proaktiv mit Trends auseinandersetzt.
Gehe auf unsere Unternehmenswerte ein!:Wenn du dich bei Hill International bewirbst, schau dir unsere Werte und Ziele an. Betone in deiner Bewerbung, wie deine persönlichen Überzeugungen und Erfahrungen zu unserer Unternehmensphilosophie passen. Das macht einen großen Unterschied und zeigt, dass du wirklich zu uns passen möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hill International vorbereitet
✨Forschung zu Lieferanten und Märkten
Im Einkauf ist es entscheidend, dass wir über aktuelle Markttrends und potenzielle Lieferanten Bescheid wissen. Verschaffe dir einen Überblick über die Hauptanbieter in deinem Bereich und über deren Preisstrategien. So kannst du im Interview gezielt zeigen, dass du proaktiv grundlegende Kenntnisse zur Branche hast.
✨Kenne deine Verhandlungstechniken
In einer Vollzeitstelle im Einkauf wirst du oft verhandeln müssen. Bereite dich darauf vor, Beispiele dafür zu nennen, wie du erfolgreich Preise oder Vertragskonditionen optimiert hast. Seien es Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen – solche Geschichten nutzen wir, um unsere Verhandlungsfähigkeiten zu unterstreichen.
✨Portfolio mit Erfolgen
Obwohl der Einkauf oft weniger greifbare Ergebnisse bietet, kannst du Erfolge durch konkrete KPIs oder Projekte präsentieren. Hast du Einsparungen in der Vergangenheit erzielt oder Lieferanten gewechselt, um die Effizienz zu steigern? Stelle sicher, dass dein Lebenslauf diese Punkte klar hervorhebt.
✨Verstehe die Tools im Einkauf
Wir sollten uns auch mit den Tools und Softwareanwendungen, die im Einkauf verwendet werden, vertraut machen. Systeme wie SAP oder andere Beschaffungssoftwares könnten Teil des Gesprächs sein. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder bereit bist zu lernen.
