Office Manager/in (m/w/d) Hausverwaltung / Immobilien

Die Hillwig Hausverwaltung GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz am Rheinufer in Mainz-Kastel, mitten im Rhein-Main-Gebiet, zwischen den Großstädten Mainz, Wiesbaden und Frankfurt am Main. In der Verwaltung, der Vermietung und dem Verkauf von Immobilien bringen wir eine langjährige Erfahrung mit.

Als zuverlässiger Partner in allen Fragen der Immobilienbetreuung beauftragen uns Eigentümer mit der Verwaltung ihrer Objekte im gesamten Rhein-Main-Gebiet. Spezialisiert sind wir dabei auf die Großstädte Frankfurt, Mainz, Wiesbaden, Offenbach und Darmstadt sowie den Main-Taunus-Kreis, den Landkreis Groß-Gerau und den Rheingau-Taunus-Kreis.

Für unsere Kunden übernehmen wir rund um die Immobilienbetreuung alle notwendigen Dienstleistungen, die eine Werterhaltung und Wertsteigerung gewährleisten. Dabei greifen wir auf ein großes Netzwerk von Dienstleistern und Handwerkern zurück.

Neben unserer persönlichen und professionellen Betreuung schätzen unsere Kunden vor allem die zuverlässige Erledigung ihrer Anliegen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine/n

Office Manager/in (m/w/d) für unser Hausverwaltungsteam.

• Kundenkommunikation & Korrespondenz:

  • Erledigung der Kundenkorrespondenz (Eigentümer und Mieter) sowie die Aufnahme und Bearbeitung von Kundenanliegen

  • Mündliche und schriftliche Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Dienstleistern und Versorgern

  • Steuerung und Kontrolle der Kommunikation mit Handwerkerfirmen und anderen externen Dienstleistern

• Vorgangs- & Terminmanagement:

  • Übernahme und Steuerung von Vorgängen und Terminen

  • Koordination und Organisation von Besprechungen und Außenterminen, falls erforderlich

• Dokumenten- & Auftragsmanagement:

  • Übernahme und Verwaltung der Dokumentenablage sowie der Archivierung von Unterlagen, Digitalisierung von Unterlagen

  • Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen, inklusive Prüfung und Freigabe

• Administrative Aufgaben:

  • Durchführung allgemeiner administrativer Tätigkeiten, einschließlich der Pflege von Kundendaten und Dokumenten im System

  • Überwachung von Wartungs- und Reparaturaufträgen sowie Koordination der Instandhaltungsmaßnahmen

• Zusätzliche Aufgaben:

  • Koordination und Bestellung von Büromaterial

  • Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Büroalltag

• … du erstes praxiserprobtes und fundiertes Wissen in der Immobilienwirtschaft mitbringst – Quereinsteiger sind ebenfalls willkommen.
• … MS Office und der Umgang mit Hard- und Software dir nicht fremd sind.
• … Kommunikation und Serviceorientierung dir liegen.
• … du berufliche Ambitionen hast, eigenverantwortlich arbeiten kannst.
• … du die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift beherrschst.

Wir passen zu dir, wenn …

• … du in einem langjährig erfolgreichen Unternehmen mit Zukunftsperspektive arbeiten möchtest.
• … du Wert auf modernste Hard- und Software und praxiserprobte sowie prozessorientierte Abläufe legst.
• … dir direkter und ehrlicher Kontakt zu deinem Team und zur Führungsebene wichtig ist.
• … du keine Papierstapel auf deinem Schreibtisch mehr sehen kannst.
• … du alle Vorgänge transparent, ganzheitlich und digital bearbeiten möchtest.
• … du „Hausverwaltung\“ gemeinsam mit uns weiter digitalisieren und auf ein neues Level bringen möchtest.

• Work-Life-Balance
  • Bei uns haben alle Mitarbeiter 6 Wochen Jahresurlaub. Die Einstellung erfolgt in Teilzeit oder in Vollzeit.
• Faire Vergütung
  • Die Vergütung erfolgt leistungsgerecht und ist frei verhandelbar. Bei uns zählt Qualifikation und Engagement.
• lebenslanges Lernen
  • Wir organisieren regelmäßige Weiterbildungs- und Informationsveranstaltungen und fördern individuelle Qualifikation.
• Onboarding-Prozess
  • Bei uns erfolgt eine begleitete Einarbeitung, Arbeitsabläufe sind dokumentiert und es wird alles erklärt. Niemand wird ins kalte Wasser geworfen oder alleine gelassen.
• modernes Arbeitsumfeld
  • Wir gehen einen zukunftsorientierten Weg und bieten ein ruhiges Arbeiten mit digitaler Infrastruktur.
• Das leibliche Wohl …
  • … liegt uns am Herzen. In unseren Büroräumen stehen dir Wasser, Kaffee, Tee und Snacks jederzeit kostenfrei zur Verfügung.
• Und noch mehr …
  • betriebliche Altersrente und Zusatzkrankenversicherung inklusive
  • RMV Jobticket inklusive
  • aufgeschlossenes Team und angenehmes Arbeitsumfeld direkt am Rheinufer,
    kostenfreie Parkplätze vor der Tür, S-Bahn und Bus ebenso

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