Auf einen Blick
- Aufgaben: Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften und Durchführung digitaler Eigentümerversammlungen.
- Unternehmen: Hillwig Immobilien & Hausverwaltung, seit über 45 Jahren im Rhein-Main-Gebiet tätig.
- Vorteile: Vollzeitstelle, Homeoffice-Möglichkeiten, 6 Wochen Urlaub und moderne Arbeitsmittel.
- Weitere Informationen: Langfristige Perspektive in einem innovativen Team mit direktem Kontakt zur Führungsebene.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Hausverwaltung in einem digitalen und strukturierten Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Hausverwaltung und digitale Affinität sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Sie arbeiten bereits in der Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung und möchten Ihre Erfahrung in einem modernen, digitalen und klar strukturierten Umfeld einbringen? Hillwig Immobilien & Hausverwaltung ist ein seit über 45 Jahren bestehendes Unternehmen, das heute in zweiter Generation weiterentwickelt wird. Unser Schwerpunkt liegt in der Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften. Ergänzend betreuen wir Mietverwaltungen und in geringerem Umfang Sondereigentumsverwaltungen.
Wir betreuen Wohnungseigentümergemeinschaften und Immobilien im gesamten Rhein-Main-Gebiet, vor allem im Main-Taunus-Kreis, Frankfurt sowie Mainz, Wiesbaden und dem Landkreis Groß-Gerau. Unser Ziel ist es, Hausverwaltung professionell, digital, nachvollziehbar und verbindlich auszuüben. Dafür suchen wir eine erfahrene Person für die WEG-Verwaltung, die fachlich sicher arbeitet, digitale Prozesse versteht, professionell mit Menschen kommuniziert und bereit ist, sich in unsere Arbeitsweise einzuarbeiten.
Was unsere Arbeitsweise besonders macht:
- Kunden-/Eigentümerportal zur strukturierten Vorgangsbearbeitung
- telefonische Annahme, aber keine dauerhafte direkte Unterbrechung der Verwalterarbeit
- digitale Dokumentenablage und cloudbasierte Prozesse
- klare interne Zuständigkeiten
- Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Objektbetreuung
- MS Teams und digitale Kommunikationswege
- KI-gestützte Arbeitsprozesse zur Unterstützung von Kommunikation, Dokumentation und Strukturierung
- konsequent dokumentierte Vorgänge statt Zurufverwaltung
- digitale Belegprüfung statt klassischer Papiertermine
- digitale Beiratsgespräche und strukturierte Abstimmungen
Auch unsere Eigentümerversammlungen sind bei uns in der Praxis anders organisiert:
- über 60 % unserer Versammlungen finden rein digital statt
- rund 30 % finden hybrid statt
- nur 10 % finden vollständig vor Ort statt
- rund 85 % der Versammlungen beginnen vor 17:00 Uhr
- 15 % beginnen um 17:00 Uhr
- derzeit beginnt keine Versammlung später als 18:00 Uhr
- die durchschnittliche Dauer einer Versammlung: ca. 1 Stunde
Das schafft bessere Planbarkeit, professionellere Abläufe und mehr Zeit für die eigentliche Verwaltungsarbeit.
Aufgaben:
- Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften mit Schwerpunkt WEG-Verwaltung
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen
- Kommunikation mit Beiräten, Eigentümern, Mietern, Dienstleistern, Versorgern und Handwerksfirmen
- Professioneller Umgang mit unterschiedlichen Interessen innerhalb von Eigentümergemeinschaften
- Vorbereitung und Begleitung komplexer Beschlussfassungen
- Umsetzung, Überwachung und Nachverfolgung gefasster Beschlüsse
- Erstellung, Prüfung und fachliche Begleitung von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen
- Abstimmung abrechnungsrelevanter Themen mit der internen Buchhaltung
- Erläuterung von Jahresabrechnungen, Wirtschaftsplänen und Einzelpositionen gegenüber Beiräten und Eigentümern
- Vorbereitung und Begleitung digitaler Belegprüfungen
- Durchführung digitaler Beiratsgespräche und strukturierter Abstimmungen
- Durchführung und Dokumentation von Objektbegehungen im Rhein-Main-Gebiet
- Steuerung und Kontrolle laufender Vorgänge in Abstimmung mit interner Objektbetreuung, Buchhaltung und Dienstleistern
- Bearbeitung und Steuerung von Vorgängen über E-Mail, Kunden-/Eigentümerportal und digitale Systeme
- Nachhalten von Terminen, Fristen, Rückmeldungen, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
- Prüfung, Einordnung und Weitergabe technischer, kaufmännischer und organisatorischer Themen
- Strukturierte digitale Dokumentation in cloudbasierten Systemen
- Interne Abstimmung über digitale Arbeitsmittel wie MS Teams, Kundenportal und cloudbasierte Anwendungen
Profil:
- praktische Erfahrung in der Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung mitbringen
- idealerweise bereits WEG-Objekte betreut haben
- Eigentümerversammlungen vorbereiten, begleiten oder durchführen können
- Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne fachlich verstehen, erstellen, prüfen und erklären können
- Belegprüfungen kennen und digital durchführen oder begleiten können
- abrechnungsrelevante Fragen von Beiräten und Eigentümern sachlich, verständlich und sicher beantworten können
- mit Beiräten, Eigentümern und Dienstleistern professionell, sachlich und verbindlich kommunizieren
- auch in angespannten Situationen ruhig, klar und lösungsorientiert bleiben
- Beschlüsse, Zuständigkeiten und Verwaltungsprozesse ernst nehmen
- Vorgänge nicht nur bearbeiten, sondern nachvollziehbar dokumentieren und konsequent nachhalten
- komplexere Sachverhalte strukturiert erfassen und verständlich aufbereiten können
- sorgfältig, verbindlich und zugleich zügig arbeiten
- digitale Arbeitsweise schätzen und sicher mit E-Mail, MS Office, Kundenportalen und cloudbasierten Systemen umgehen
- offen für moderne Software, digitale Prozesse und KI-gestützte Arbeitsweisen sind
- sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mitbringen, die für Eigentümerversammlungen, Beschlüsse, Abrechnungserläuterungen und schriftliche Kommunikation erforderlich sind
- Verantwortung innerhalb klarer Zuständigkeiten übernehmen können
- bereit sind, bestehende Gewohnheiten aus klassischen Verwaltungsstrukturen zu hinterfragen und sich in unsere Arbeitsweise einzuarbeiten
Eine Ausbildung oder Weiterbildung im Immobilienbereich, zum Beispiel als Immobilienkaufmann/-frau, Immobilienfachwirt/in oder zertifizierte/r Verwalter/in, ist von Vorteil. Entscheidend ist für uns jedoch nicht nur ein Titel, sondern die tatsächliche Arbeitsweise: Sorgfalt, Lernfähigkeit, Verlässlichkeit, digitale Offenheit und die Fähigkeit, Verantwortung professionell umzusetzen.
Wichtig für diese Position:
Für diese Position ist praktische Erfahrung in der Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung erforderlich. Wir suchen eine Person, die bereits versteht, dass Hausverwaltung nicht aus bloßer Erreichbarkeit, Freundlichkeit oder schneller Zurufbearbeitung besteht. Es geht um Beschlüsse, Fristen, Zuständigkeiten, Dokumentation, Kommunikation, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Belegprüfungen und die rechtssichere Umsetzung von Verwaltungsaufgaben.
Besonders interessant für Sie, wenn …
- Sie bereits in einer Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung arbeiten und Ihre Erfahrung in einem moderneren, digitaleren und strukturierteren Umfeld einbringen möchten.
- Sie möchten nicht mehr dauerhaft durch Telefonate, Papier, unklare Abläufe oder Abendtermine ausgebremst werden, sondern Ihre fachliche Arbeit sauber, nachvollziehbar und professionell erledigen.
- Sie suchen ein Unternehmen, das den Beruf der Hausverwaltung ernst nimmt, klare Prozesse aufgebaut hat und moderne Arbeitsweisen konsequent umsetzt.
Wir bieten:
- Vollzeitstelle mit Schwerpunkt WEG-Verwaltung
- Betreuung von Objekten im Rhein-Main-Gebiet
- gründliche Einarbeitung in unsere Abläufe, Systeme und Objektstruktur
- zunächst keine alleinige Objektübernahme ohne Einarbeitung
- zunehmende Verantwortung je nach Entwicklung, Arbeitsqualität und Sicherheit in unseren Prozessen
- klare digitale Arbeitsabläufe und dokumentierte Prozesse
- moderne Hard- und Software
- Kunden-/Eigentümerportal und digitale Vorgangsbearbeitung
- cloudbasierte Dokumentenablage
- Arbeiten mit MS Teams und modernen Kommunikationssystemen
- KI-gestützte Arbeitsprozesse zur Unterstützung von Dokumentation, Kommunikation und Strukturierung
- Unterstützung durch interne Buchhaltung, Objektbetreuung und Assistenz
- digitale Belegprüfungen
- digitale Beiratsgespräche und strukturierte Abstimmungen
- geplante Außentermine und Objektbegehungen
- überwiegend digitale und hybride Eigentümerversammlungen
- derzeit keine Eigentümerversammlungen mit Beginn nach 18:00 Uhr
- Homeoffice-Möglichkeit nach Einarbeitung und entsprechender Entwicklung
- 6 Wochen Jahresurlaub
- ruhiges Arbeiten in einem kleinen Team mit direktem Kontakt zur Führungsebene
- langfristige Perspektive in einem seit über 45 Jahren bestehenden Unternehmen
WEG-Verwalter / Objektverwalter / Hausverwalter (m/w/d) Arbeitgeber: Hillwig Immobilien & Hausverwaltung Inh. Frank Hillwig
Hillwig Immobilien & Hausverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem modernen und digitalisierten Umfeld zu arbeiten, das auf klare Strukturen und professionelle Abläufe setzt. Mit über 45 Jahren Erfahrung im Rhein-Main-Gebiet fördern wir eine positive Arbeitskultur, die auf Teamarbeit, digitale Prozesse und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten ausgerichtet ist. Genießen Sie flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und ein unterstützendes Team, das Ihre berufliche Weiterentwicklung schätzt.
Kontaktdaten:
Hillwig Immobilien & Hausverwaltung Inh. Frank Hillwig Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so WEG-Verwalter / Objektverwalter / Hausverwalter (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen, Freunden oder Bekannten in der Branche. Oftmals erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen, bevor sie überhaupt ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 2
Sei proaktiv und kontaktiere Unternehmen direkt! Wenn du an einer bestimmten Firma interessiert bist, schicke eine kurze, freundliche Nachricht und frage nach möglichen Stellen oder Praktika. Das zeigt Initiative und kann dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar strukturierst. Überlege dir auch, welche Fragen du dem Arbeitgeber stellen möchtest, um dein Interesse zu zeigen und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Dort findest du nicht nur aktuelle Stellenangebote, sondern auch Informationen über unsere Arbeitsweise und Kultur. Das gibt dir einen Vorteil, wenn du dich bewirbst, weil du bereits gut informiert bist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um WEG-Verwalter / Objektverwalter / Hausverwalter (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Mach es klar und strukturiert:Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Verwende klare Überschriften und Absätze, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Betone deine digitale Affinität:Da wir auf digitale Prozesse setzen, ist es wichtig, dass du deine Erfahrungen mit digitalen Tools und Arbeitsweisen hervorhebst. Zeig uns, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast!
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hillwig Immobilien & Hausverwaltung Inh. Frank Hillwig vorbereitet
✨Verstehe die digitale Arbeitsweise
Mach dich mit den digitalen Prozessen und Tools vertraut, die das Unternehmen nutzt. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung von cloudbasierten Systemen und digitaler Dokumentation verstehst und bereit bist, diese aktiv zu nutzen.
✨Bereite dich auf Eigentümerversammlungen vor
Informiere dich über die Struktur und Abläufe von Eigentümerversammlungen. Sei bereit, deine Erfahrungen in der Vorbereitung und Durchführung solcher Versammlungen zu teilen und wie du komplexe Beschlüsse klar kommunizieren kannst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Betone deine Fähigkeit, professionell und sachlich mit verschiedenen Interessengruppen zu kommunizieren. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich mit Beiräten, Eigentümern oder Dienstleistern kommuniziert hast, besonders in schwierigen Situationen.
✨Zeige deine Sorgfalt und Verlässlichkeit
Hebe hervor, wie wichtig dir sorgfältige Dokumentation und Nachverfolgbarkeit sind. Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit Prozesse strukturiert und nachvollziehbar dokumentiert hast.
