Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser internationales Team bei administrativen Prozessen und bringe deine Ideen ein.
- Unternehmen: Innovatives Helmholtz-Institut mit Fokus auf nachhaltige Energietechnologien.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und Gesundheitsmanagement.
- Weitere Informationen: Karrierefördernde Netzwerkmöglichkeiten und individuelle Unterstützung.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv eine klimafreundliche Zukunft in einem dynamischen, interdisziplinären Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 34650 - 42350 € pro Jahr.
Um die Klimaneutralität innerhalb der nächsten 20 Jahre zu erreichen, ist ein Innovationsschub für die Entwicklung hocheffizienter, skalierbarer, kostengünstiger und nachhaltig produzierter Energietechnologien erforderlich.
Energiespeicher- und umwandlungsmaterialien und insbesondere nachhaltige Batterien spielen dabei eine zentrale Rolle.
HIPOLE Jena integriert und erweitert Weltklasse-Expertise in Polymerchemie, Materialwissenschaft, Hochdurchsatz-Experimenten und künstlicher Intelligenz mit komplementärer Expertise in anorganischen/hybriden Materialien, skalierbaren Bauelementen und fortschrittlicher Charakterisierung.
Wir suchen ab sofort zur Unterstützung unserer Verwaltung eine*n Mitarbeiter*in im Sekretariat für unseren Standort in Jena.
Sie haben die Chance, ein junges, internationales Institut mit Ihren Ideen und Ihrer Expertise aktiv mitzugestalten.
Als Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration arbeiten Sie mit Forscher*innen aus aller Welt zusammen und tragen mit Ihrer Organisationsstärke dazu bei, dass unsere administrativen Prozesse reibungslos funktionieren und wir gemeinsam einen Beitrag zu einer klimafreundlichen Zukunft leisten.
- Alle Aufgaben sind sicher und fließend in deutscher und englischer Sprache zu erledigen:
- Eigenständige Sachbearbeitung, Dokumentation und interne Verwaltung
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Mitarbeitenden und Leitungskräfte
- Terminplanung und Koordination von Arbeitsabläufen
- Unterstützung im Personalmanagement, Einkauf, Inventarisierung
- Sekretariatsunterstützung der Professor*innen, insbesondere im Reisemanagement und bei Abrechnungen
- Korrespondenz, Postein- und -ausgang sowie E-Mail-Kommunikation
- Kommunikation mit internen und externen Geschäftspartner*innen sowie Betreuung von Gästen und Kooperationspartner*innen
- Administrative Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und Seminare
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büromanagement, Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich
- Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikations-Software, wie MS Office
- Grundlegende kaufmännische Fachkenntnisse, insbesondere im Bereich Rechnungswesen und Personalwesen
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie eine überaus selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Hohes Maß an Vertraulichkeit und Loyalität
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sie weisen ein hohes Maß an Engagement, Eigeninitiative, Problemlösungsfähigkeit und die Bereitschaft, sich in vielfältige Aufgabengebiete einzuarbeiten, auf.
Des Weiteren zeichnen Sie sich durch Ihre Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Kommunikationsfähigkeit (in deutscher undenglischer Sprache) aus.
Sie haben Freude am Arbeiten in einem interdisziplinären, internationalen Team in einem diversen und dynamischen Arbeitsumfeld.
- Unser Angebot
- Internationales/diversitätssensibles Arbeitsumfeld an einem Helmholtz-Institut
- Karrierefördernde Netzwerkmöglichkeiten und individuelle Begleit- und Unterstützungsangebote
- Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Beratungsangebote zu Familie und Beruf und flexiblen Arbeitszeitmodellen: Gleitzeit, Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, Teilzeit
- 30 Tage Urlaub
- Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum „Deutschlandticket Job“
- Langfristige Perspektiven, Weiterentwicklungsmöglichkeiten/Fortbildungsangebote
- Attraktive Vergütung durch Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund)
Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).
Der Arbeitsvertrag ist über 24 Monate befristet mit ca. 30 Stunden in der Woche.
Die Möglichkeit zur Entfristung ist gegeben.
Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen.
Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt.
Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert.
Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.
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Assistenz / Office Management (w/m/d) HIPOLE Jena Arbeitgeber: HIPOLE Jena!
HIPOLE Jena bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem internationalen und diversitätssensiblen Arbeitsumfeld an einem Helmholtz-Institut zu arbeiten, wo Sie gemeinsam mit Spitzenforscher*innen an innovativen Lösungen für eine klimaneutrale Zukunft mitwirken können. Unsere Unternehmenskultur fördert individuelle Entwicklung durch Netzwerkmöglichkeiten und flexible Arbeitszeitmodelle, während wir gleichzeitig Wert auf eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben legen. Mit 30 Tagen Urlaub, Gesundheitsmanagement und einer attraktiven Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund) sind wir bestrebt, ein hervorragender Arbeitgeber zu sein.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz / Office Management (w/m/d) HIPOLE Jena erhalten könntest
✨Networking im Energiebereich
Nutze Branchenevents und Messen, um direkt mit Fachleuten im Energietechnik-Sektor in Kontakt zu treten. Hier kannst du nicht nur wertvolle Kontakte knüpfen, sondern auch mehr über potenzielle Jobs bei Unternehmen wie HIPOLE Jena! erfahren.
✨Praktische Erfahrungen sammeln
Wende dich an lokale Unternehmen oder Universitäten, die in der Energieforschung aktiv sind. Oft suchen sie Praktikanten oder kurzfristige Unterstützung für Projekte. Das kann dir helfen, praktische Erfahrungen zu sammeln und deinen Fuß in die Tür zu bekommen!
✨Online-Präsenz zeigen
Präsentier dich in sozialen Medien oder auf Plattformen wie LinkedIn aktiv. Teile interessante Artikel zur Energietechnik oder persönliche Projekte, um deine Leidenschaft für das Thema zu zeigen. So werden Recruiter auf dich aufmerksam!
✨Direkt über unsere Webseite bewerben!
Vergiss nicht, dich direkt über unsere Webseite bei HIPOLE Jena! zu bewerben. Oftmals sind die besten Angebote direkt dort zu finden, und wir freuen uns darauf, dein Interesse an einem befristeten Job in der Energietechnik zu sehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz / Office Management (w/m/d) HIPOLE Jena mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine technischen Fähigkeiten hervor:In der Energietechnik sind spezifische technische Kenntnisse und Erfahrungen entscheidend. Achte darauf, diese in deinem Lebenslauf klar darzustellen. Nutze Keywords, die die Technologien und Methoden widerspiegeln, die du beherrschst – sei es Solar, Windenergiesysteme oder die Effizienz von Energiespeicherlösungen.
Zeige dein Engagement für Nachhaltigkeit:Energietechnik hängt oft mit Umweltschutz und Nachhaltigkeit zusammen. In deinem Bewerbungsschreiben solltest du deinen Enthusiasmus für erneuerbare Energien und innovative Lösungen deutlich machen. Das kann durch eigene Projekte oder Engagement in relevanten Initiativen geschehen.
Präsentiere relevante Praktikumserfahrungen:Da es sich um eine befristete Position handelt, wird dein Potenzial für schnelles Lernen und Anpassungsfähigkeit geschätzt. Gehe in deinem Bewerbungsschreiben auf relevante Praktika oder Projekte ein, bei denen du praktische Erfahrungen gesammelt hast – das zeigt, dass du bereit bist, sofort loszulegen.
Finde die Balance im Lebenslauf:Achte darauf, deinen Lebenslauf übersichtlich und strukturiert zu gestalten. Verwende klare Abschnitte, um deine Ausbildung, Fähigkeiten und Erfahrungen aufzulisten. Bei einer befristeten Anstellung ist es wichtig, einen klaren Überblick über deine Qualifikationen zu geben, ohne dass es überladen wirkt. Denk daran, dass wir dich gerne über unsere Webseite kennenlernen wollen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei HIPOLE Jena! vorbereitet
✨Technisches Know-How auffrischen
Da du dich im Bereich Energietechnik bewirbst, ist es wichtig, dass du mit den neuesten Entwicklungen vertraut bist. Informiere dich über aktuelle Technologien, erneuerbare Energien und relevante Normen, die in deinem Gespräch zur Sprache kommen könnten. Das zeigt, dass du auf dem neuesten Stand bist und leidenschaftlich für das Thema brennst.
✨Projektbeispiele parat haben
In einem befristeten Job wird oft Wert auf deine praktische Erfahrung gelegt. Bereite ein paar konkrete Projektbeispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Energietechnik zeigen. Erkläre, welche Herausforderungen du gemeistert hast und welche Tools oder Verfahren du dabei verwendet hast.
✨Teamfähigkeit demonstrieren
Energietechnik-Projekte sind häufig Teamarbeit. Sei bereit, Beispiele zu nennen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast. Dabei kannst du erläutern, wie du zur Lösung von Problemen beigetragen hast und welche Rolle du im Team eingenommen hast.
✨Flexibilität und Lernbereitschaft betonen
In einem befristeten Arbeitsverhältnis sind Arbeitgeber oft auf der Suche nach jemandem, der schnell lernt und flexibel im Umgang mit neuen Aufgaben ist. Mach deutlich, dass du bereit bist, dich in neue Themen einzuarbeiten und dich schnell in das bestehende Team integrieren kannst.
