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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Verwaltung und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Oberstufenbereich.
- Arbeitgeber: Frankfurt International School, eine dynamische und engagierte Bildungseinrichtung.
- Mitarbeitervorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, freundliches Arbeitsumfeld und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Wachstumschancen in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte das Schulleben aktiv mit und unterstütze Schüler und Lehrer bei ihren Aufgaben.
- Gewünschte Qualifikationen: Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung mit Datenbankmanagement.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Die Frankfurt International School in Oberursel sucht einen organisierten, engagierten und motivierten Administrative Support Assistant für die Upper School, der ab dem 1. Juni 2026 tätig wird. Der Stelleninhaber wird erwartet, administrative Unterstützung in verschiedenen Bereichen (Upper School Büros und andere Schulbereiche) zu leisten, um den reibungslosen Betrieb der Abteilungsbüros und Veranstaltungen zu ermöglichen.
Erforderliche Qualifikationen:
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Fähigkeit, Aufgaben nach Dringlichkeit zu organisieren
- Beherrschung der englischen und deutschen Sprache
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Veracross und Schul-Datenbankmanagement
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Google Suite und MS Office Software
- Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Aufgaben nach Dringlichkeit und Schulfristen zu priorisieren
Leistungsaufgaben:
- Datenbankmanagement & Berichterstattung: Veracross-Spezialist: Hauptansprechpartner für Anfragen zur Upper School-Datenbank.
- Akademische Aufzeichnungen: Regelmäßige Pflege von Noten, Transkripten, Schülerberichten und Schülerdaten innerhalb der Datenbank.
- Berichtswesen: Sicherstellen, dass alle Semesterberichte fristgerecht abgeschlossen werden, Koordination des Druck- und Korrekturprozesses für die Klassen 6-12.
- Stundenpläne: Technische Erstellung und Verteilung von Schüler- und Lehrerstundenplänen für den Jahresbeginn und die Back to School Night verwalten.
- Verwaltung von E-Mail-Gruppen für das US-Fakultäts- und Personalteam.
- Externe Dokumentation: Koordination aller Unterlagen für Abgänger und Absolventen, einschließlich der sicheren Zustellung offizieller Transkripte und Empfehlungsschreiben an externe Institutionen.
- Verwaltung der Schülerakten im Archiv.
- Logistik für Aktivitäten: Zentraler administrativer Partner für Lehrer, die Aktivitäten leiten, Unterstützung bei allen logistischen Anforderungen für Exkursionen.
- Direkte Koordination mit dem administrativen Team der Schule zur Sicherstellung von Buchungen, Transport und externen Compliance-Anforderungen für Schulausflüge.
- Prozedurale Anleitung: Unterstützung der Fakultät bei der Navigation durch interne Schulformulare und Verfahrensanforderungen für Schülerveranstaltungen.
Abteilungsoperationen:
- Büro Unterstützung: Bereitstellung einer einladenden, frontseitigen Präsenz in den Büros der Upper School, Beantwortung von Anfragen von Schülern, Eltern und Kollegen.
- Kommunikationszentrum: Verwaltung eingehender/ausgehender Telefonanrufe und Unterstützung von Besuchern bei der Orientierung auf dem Campus.
- Veranstaltungsmanagement: Teilnahme und Unterstützung bei bestimmten Schulveranstaltungen (Orientierung neuer Familien, Universitätsbesuche und Messen), um den Teilnehmern Anleitung zu geben.
Die Bewerber sollten über eine gültige Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis für Deutschland verfügen. Fragen zur Position können an den Direktor der Upper School, John Switzer, gerichtet werden.
Administrative Support Assistant (Upper School) Arbeitgeber: Hirebridge
Kontaktperson:
Hirebridge HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative Support Assistant (Upper School)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Administrative Support Assistant bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Position oder zum Team – das hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits an der Frankfurt International School arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Schule, ihre Werte und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die geforderten Fähigkeiten besitzt.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass du alle erforderlichen Informationen bereitstellst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative Support Assistant (Upper School)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach motivierten und engagierten Menschen, die gut ins Team passen.
Betone deine Fähigkeiten: Stell sicher, dass du deine Fähigkeiten in der Datenbankverwaltung und im Umgang mit Google Suite und MS Office hervorhebst. Zeig uns, wie du diese Tools effektiv nutzen kannst, um die Abläufe zu unterstützen.
Organisiere deine Bewerbung: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Qualifikationen übersichtlich darzustellen. Das macht es uns leichter, dich zu verstehen!
Bewirb dich über unsere Website: Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hirebridge vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über die Frankfurt International School und ihre Werte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Stelle des Administrative Support Assistant passen. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Organisation und Priorisierung von Aufgaben verdeutlichen. Zeige, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast, besonders unter Zeitdruck.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Position viel mit Kommunikation zu tun hat, übe, klar und präzise zu sprechen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine interpersonellen Fähigkeiten und deinen Umgang mit verschiedenen Stakeholdern betreffen.
✨Technische Kenntnisse hervorheben
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Veracross, Google Suite und MS Office betonst. Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele zu geben, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast, um administrative Aufgaben effizient zu erledigen.