Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsleitung und koordiniere wichtige Meetings und Veranstaltungen.
- Unternehmen: HIS Schweiz, ein Kompetenzzentrum für digitale Transformation in der Strafjustiz.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und attraktive Sozialleistungen.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Weiterbildungsmöglichkeiten und einem modernen Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Digitalisierung der Justiz mit und arbeite an sinnstiftenden Projekten.
- Qualifikationen: Ausbildung als Kauffrau/EFZ und Erfahrung in der Assistenztätigkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Als Kompetenzzentrum für die digitale Transformation in der Strafjustiz steht HIS Schweiz allen Behörden und Beteiligten der Strafjustizkette (Polizei, Staatsanwaltschaft, Gericht, Justizvollzug) unterstützend zur Seite. Mit einem Team von aktuell rund 25 Personen begleiten wir Bund, Kantone und Behörden auf dem Weg zur Digitalisierung und Standardisierung – von der Beratung bis zur Implementierung.
Wir suchen eine engagierte Person als Management Assistant (60–80 %). In dieser Rolle sind Sie mit wichtigen Entscheidungsträgern sowie Expertinnen und Experten unterschiedlicher Fachgebiete in Kontakt und halten bei HIS viele Fäden zusammen: Sie koordinieren Sitzungen und Anlässe, unterstützen die HIS-Organe (Versammlung, Vorstand, Geschäftsleitung) und die Projektgremien sowie das Team organisatorisch wie administrativ. Zudem sorgen Sie dafür, dass logistisch alles reibungslos funktioniert. Gleichzeitig wirken Sie im Vertragsmanagement und in der HR-Administration mit.
Was Sie bewegen:
- Sie unterstützen die Leitungsorgane (insbesondere Geschäftsleitung und Vorstand) sowie das Team administrativ und organisatorisch.
- Sie verantworten die Büroorganisation und kümmern sich um einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag.
- Sie organisieren interne und externe Sitzungen und Anlässe logistisch.
- Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen auf und stellen den Informationsfluss zeitgerecht sicher.
- Bei Bedarf sorgen Sie zudem für eine präzise Protokollierung von Sitzungen.
- Sie verantworten das Kontakt- und Vertragsmanagement und stellen die laufende Aktualität der Daten und Unterlagen sicher.
- Sie unterstützen in der HR-Administration, insbesondere bei Ein- und Austritten sowie weiteren administrativen HR-Prozessen.
- Sie wirken bei internen Services, im Prozessmanagement sowie der Pflege und Weiterentwicklung organisatorischer Grundlagen mit.
Was Sie auszeichnet:
- Ausbildung als Kauffrau/ EFZ, idealerweise ergänzt mit einer Weiterbildung als Direktionsassistent/in oder im Bereich HR/Projektmanagement.
- Mehrjährige Erfahrung in der Assistenztätigkeit, entweder im behördlichen Umfeld, in der Justiz oder in einem mittelständischen Unternehmen.
- Proaktive, mitdenkende und flexible Persönlichkeit, die Zusammenhänge erkennt, Verantwortung übernimmt und durch eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise sowie einer Portion Humor und Gelassenheit überzeugt.
- Teamorientiert, neugierig und wissensdurstig, mit Freude daran, Neues auszuprobieren, anzupacken und mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammenzuarbeiten.
- Sehr gute aktive Sprachkenntnisse (Wort und Schrift C1/C2) in Deutsch oder Österreichisch und gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache, Italienisch von Vorteil.
Was wir Ihnen bieten:
- Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten mit einer sinnstiftenden und vielseitigen Aufgabe an der Schnittstelle von IT, Justiz und Politik.
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Homeoffice.
- Arbeitsort befindet sich in Zentrumsnähe/in Fussdistanz zum Bahnhof Bern.
- Fortschrittliche Anstellungsbedingungen und attraktive Sozialleistungen orientiert an den Regelungen des Kantons Bern.
- Weiterbildungen werden aktiv gefördert, da es uns wichtig ist, Wissen aktuell zu halten.
Fühlen Sie sich angesprochen? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Management Assistant Arbeitgeber: HIS Schweiz
HIS Schweiz ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen Umfeld an der digitalen Transformation der Strafjustiz mitzuwirken. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Option auf Homeoffice und einem engagierten Team fördert das Unternehmen nicht nur die persönliche und berufliche Weiterentwicklung, sondern sorgt auch für eine positive und unterstützende Arbeitskultur. Die zentrale Lage in Bern ermöglicht zudem eine gute Erreichbarkeit und trägt zu einem angenehmen Arbeitsumfeld bei.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Management Assistant erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Management Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeig dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Rolle und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von HIS Schweiz auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut vor! Informiere dich über die digitale Transformation in der Strafjustiz und über aktuelle Projekte von HIS. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und bereit, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Management Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns dabei!
Beziehe dich auf die Stelle!:Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeige uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen der Position als Management Assistant passen.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei HIS Schweiz vorbereitet
✨Informiere dich über HIS Schweiz
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv mit HIS Schweiz und deren Rolle in der digitalen Transformation der Strafjustiz auseinandersetzen. Verstehe die aktuellen Projekte und Herausforderungen, um gezielte Fragen stellen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Management Assistant unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Sitzungen organisiert oder administrative Aufgaben effizient erledigt hast.
✨Zeige deine proaktive Einstellung
In der Rolle wird eine proaktive und flexible Persönlichkeit gesucht. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, wo du selbstständig Handlungsbedarf erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen hast. Das zeigt, dass du Verantwortung übernehmen kannst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren wirst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu betonen. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, deine Sprachkenntnisse in Deutsch oder Österreichisch zu demonstrieren.
