Executive Assistant to the Group Chief Underwriting Officer (Hybrid; m/f/x/d; 80- 100%)

Standort: Zürich, Zürich, CH

Im Herzen eines der weltweit führenden Rückversicherungsunternehmen haben Sie die Möglichkeit, eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung eines leitenden Angestellten zu spielen, der die globale Underwriting-Strategie von Swiss Re gestaltet. Wenn Sie in einer schnelllebigen, risikobehafteten Umgebung gedeihen und stolz darauf sind, Ordnung, Präzision und Ruhe in Komplexität zu bringen, möchten wir von Ihnen hören.

Über die Rolle

Als Executive Assistant des Group Chief Underwriting Officer (GCUO) sind Sie ein vertrauenswürdiger Partner und das operative Rückgrat eines der ranghöchsten Führungskräfte von Swiss Re. Dies ist weit mehr als eine traditionelle EA-Rolle - Sie werden ein strategischer Ermöglicher sein, der sicherstellt, dass der GCUO sich auf das Wesentliche konzentrieren kann, indem Sie nahtlos den Fluss von Informationen, Personen und Prioritäten um ihn herum verwalten. Ihre Diskretion, Agilität und proaktive Denkweise sind entscheidend, während Sie sich in einem dynamischen, internationalen Umfeld auf höchster Ebene der Organisation bewegen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Kalender- und Terminmanagement: Proaktives Management eines komplexen, schnelllebigen Kalenders, Antizipation von Konflikten und Sicherstellung, dass die Zeit des GCUO optimal auf Prioritäten verteilt wird.
• Strategische Priorisierung: Anwendung von gesundem Urteilsvermögen zur strategischen Priorisierung von Anfragen und konkurrierenden Anforderungen, um sicherzustellen, dass der Fokus und die Energie des GCUO dort gerichtet sind, wo sie am meisten zählen.
• Gatekeeper-Rolle: Als vertrauenswürdiger Gatekeeper für eingehende Anfragen agieren, Zugang zum GCUO mit Professionalität, Takt und Effizienz verwalten.
• Führung von Mitarbeitern: 1 oder 2 direkte Berichte führen, entwickeln, coachen und befähigen, eine Kultur der Exzellenz, Verantwortung und kontinuierlichen Wachstums im Büro des Executives zu fördern.
• Korrespondenzmanagement: Hochvolumige eingehende und ausgehende Kommunikation in Englisch und Deutsch bearbeiten, priorisieren, entwerfen und koordinieren, um Klarheit, Professionalität und zeitnahe Nachverfolgung sicherzustellen.
• Fristenverfolgung: Einen rigorosen Überblick über wichtige Fristen und Lieferungen aufrechterhalten, proaktiv flaggen und eskalieren, wo nötig, um Verpflichtungen auf Kurs zu halten.
• Vorbereitung von Meetings: Briefingmaterialien, Präsentationen und Hintergrunddokumente für Meetings und Engagements zusammenstellen, organisieren und rechtzeitig bereitstellen.
• Finanzverwaltung: Spesenabrechnung verwalten und eingehende Rechnungen genau und effizient gemäß den Unternehmensrichtlinien verarbeiten.
• Stakeholder-Koordination: Als zentrale Koordinationsstelle zwischen dem GCUO, der Unternehmensführung und wichtigen internen sowie externen Stakeholdern fungieren - vertrauensvolle Beziehungen auf allen Ebenen aufbauen.
• Vertraulichkeit und Urteilsvermögen: Hochsensiblen und vertraulichen Informationen mit größter Diskretion, gesundem Urteilsvermögen und Professionalität jederzeit umgehen.
• Betriebliche Exzellenz: Kontinuierlich Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen und Arbeitsweisen identifizieren, um die Effektivität des Büros des Executives zu steigern.

Über das Team

Diese Rolle gehört zur Gruppe Underwriting, einer hochwirksamen Funktion im Kern des Geschäfts von Swiss Re. Das Team Group Underwriting ist verantwortlich für die Festlegung und Steuerung der globalen Underwriting-Strategie, Standards und Rahmenbedingungen von Swiss Re über alle Geschäftsbereiche hinweg. An der Schnittstelle von Risiko, Strategie und Führung arbeitet das Team mit globalem Auftrag und kooperiert eng mit Führungskräften und Geschäftseinheiten in der gesamten Organisation. Als EA des GCUO sind Sie im Zentrum dieses einflussreichen Teams eingebettet und unterstützen dessen ranghöchsten Leiter.

Über Sie

Sie sind ein erfahrener, hochorganisierter Fachmann, der ruhige Autorität und scharfen Urteilsvermögen in alles, was Sie tun, bringt. Sie sind jemand, der Bedürfnisse antizipiert, bevor sie entstehen, mit Zuversicht und Takt auf allen Ebenen der Hierarchie kommuniziert und echten Stolz darin empfindet, anderen zu ermöglichen, ihr Bestes zu geben. Sie verstehen das Gewicht der Arbeit in einem vertraulichen, hochsichtbaren Umfeld und gehen damit mit Anmut und Integrität um.

Wir suchen Kandidaten, die diese Anforderungen erfüllen:

• 7+ Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle als Executive Assistant oder in einer leitenden administrativen Funktion innerhalb eines Unternehmens.
• Zweisprachige Kenntnisse in Englisch und Deutsch - sowohl schriftlich als auch mündlich - mit der Fähigkeit, in beiden Sprachen ausgefeilte, professionelle Korrespondenz zu verfassen.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, mit nachweislicher Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten, komplexe Zeitpläne und enge Fristen zu verwalten, ohne die Aufmerksamkeit für Details zu verlieren.

Zusätzliche wünschenswerte Qualifikationen:

• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene oder Mitgliedern des Group Executive Committee in einem multinationalen Unternehmen.
• Vertrautheit mit der Finanzdienstleistungs-, Versicherungs- oder Rückversicherungsbranche.
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, mit dem Selbstbewusstsein, mit und Einfluss auf hochrangige Stakeholder über Kulturen und geografische Grenzen hinweg zu kommunizieren.
• Aufmerksamkeit für Details und Qualität - ein natürlicher Antrieb, Dinge beim ersten Mal richtig zu machen.
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) und digitalen Kollaborationstools.
• Eine proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und in unklaren Situationen gesundes Urteilsvermögen auszuüben.
• Resilienz und Anpassungsfähigkeit in einer schnelllebigen, sich ständig verändernden Umgebung.

Für die Schweiz liegt die Grundgehaltsspanne für diese Position zwischen 94'000 CHF und 142'000 CHF für eine Vollzeitstelle. Das spezifische Gehalt berücksichtigt: die Anforderungen, den Umfang, die Komplexität und die Verantwortlichkeiten der Rolle sowie das Profil des Bewerbers, einschließlich Ausbildung/Qualifikationen, Fachwissen, Spezialisierung, Fähigkeiten und Erfahrung.

In der Situation, in der Sie nicht alle Anforderungen erfüllen oder diese erheblich überschreiten, kann das angebotene Gehalt unter oder über dem ausgeschriebenen Bereich liegen. Neben Ihrem Grundgehalt können Sie Anspruch auf zusätzliche Vergütungen und Leistungen haben, einschließlich eines attraktiven leistungsabhängigen Jahresbonus.

Unser Unternehmen hat ein hybrides Arbeitsmodell, bei dem die Erwartung besteht, dass Sie mindestens drei Tage im Büro sind.

Über Swiss Re

Swiss Re ist einer der weltweit führenden Anbieter von Rückversicherung, Versicherung und anderen Formen des versicherungsbasierten Risikotransfers und arbeitet daran, die Welt widerstandsfähiger zu machen. Wir antizipieren und managen eine Vielzahl von Risiken, von Naturkatastrophen und Klimawandel bis hin zu Cyberkriminalität. Durch die Kombination von Erfahrung mit kreativem Denken und modernster Expertise schaffen wir neue Chancen und Lösungen für unsere Kunden. Dies ist möglich dank der Zusammenarbeit von mehr als 15.000 Mitarbeitern weltweit. Unser Erfolg hängt von unserer Fähigkeit ab, eine inklusive Kultur aufzubauen, die frische Perspektiven und innovatives Denken fördert. Wir begrüßen einen Arbeitsplatz, an dem jeder die gleichen Chancen hat, beruflich zu wachsen und sich zu entwickeln, unabhängig von Alter, Geschlecht, Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlechtsidentität und/oder -ausdruck, sexueller Orientierung, körperlicher oder geistiger Fähigkeit, Fähigkeiten, Denkweise oder anderen Merkmalen. In unserem inklusiven und flexiblen Umfeld kann jeder sein authentisches Ich zur Arbeit bringen und seine Leidenschaft für Nachhaltigkeit leben. Wenn Sie ein erfahrener Fachmann sind, der nach einer Karrierepause in die Arbeitswelt zurückkehrt, ermutigen wir Sie, sich auf offene Stellen zu bewerben, die Ihren Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechen. Wir können KI-gestützte Tools verwenden, um die Überprüfung und Bewertung von Bewerbungen für diese Position zu unterstützen. Diese Tools bieten zusätzliche Einblicke für unsere Rekrutierungsteams, aber alle Einstellungsentscheidungen werden sorgfältig überprüft und von Menschen getroffen. Um mehr darüber zu erfahren, wie wir KI in der Rekrutierung nutzen und wie wir Ihre persönlichen Daten behandeln, lesen Sie bitte unsere Datenschutzerklärung, bevor Sie sich bewerben.