Project Administrator 40% (f/m/d)

Die Projektadministration bietet professionelle administrative und organisatorische Unterstützung für die Abteilung Projektmanagement. In dieser Rolle unterstützen Sie den Leiter des Projektmanagements und die Projektmanager bei der Gewährleistung einer effizienten Projektdurchführung, genauer Berichterstattung, gut organisierten Meetings, konformen Reisevorbereitungen und reibungsloser Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Die Position erfordert einen strukturierten, proaktiven und unabhängigen Arbeitsstil sowie eine starke Serviceorientierung und Aufmerksamkeit für Details.

Wie Sie einen Einfluss ausüben werden

• Koordinieren und Pflegen der erforderlichen administrativen Infrastruktur für die Abteilung Projektmanagement, einschließlich bürobezogener Unterstützung, Tools, Zugänge und Teamkoordination.
• Koordinieren von Reisevorbereitungen und monatlichen Projektbesprechungen in enger Zusammenarbeit mit Projektmanagern, Abteilungsleitern und Controlling-Funktionen unter Einhaltung interner Richtlinien und Genehmigungsprozesse.
• Organisieren von Factory Acceptance Test-Meetings in Zusammenarbeit mit Projektmanagern, einschließlich Agenda-Vorbereitung, Kunden-Einladungen, Meeting-Logistik und Nachverfolgungsunterstützung.
• Überwachen der wöchentlichen Zeiterfassung und Nachverfolgen bei relevanten Teammitgliedern im Falle fehlender oder unvollständiger Einträge.
• Unterstützen der lokalen Auftragsabwicklung und Materialbestellprozesse in Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern.
• Bereitstellen von Kommunikations- und Koordinationsunterstützung zwischen Projektteammitgliedern, Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern.
• Unterstützen des Leiters des Projektmanagements bei PowerPoint-Präsentationen, Excel-basierten Statistiken, Berichten, Teamevents und anderen administrativen Aufgaben nach Bedarf.
• Pflegen der Projektdokumentation für laufende und abgeschlossene Projekte, um Vollständigkeit, Genauigkeit und Übereinstimmung mit internen Prozessen sicherzustellen.

Ihr Hintergrund

• Vorherige Erfahrung in der Projektadministration, Projektkoordination, Büroverwaltung oder einer vergleichbaren Unterstützungsfunktion.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und zuverlässig in einem dynamischen Projektumfeld nachzufassen.
• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Teams; Erfahrung mit ERP- oder Dokumentenmanagementsystemen ist von Vorteil.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten mit einem professionellen und serviceorientierten Ansatz gegenüber internen und externen Stakeholdern.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details, Genauigkeit, Vertraulichkeit und ein starkes Verantwortungsbewusstsein.
• Fähigkeit, unabhängig, proaktiv und kooperativ als Teil einer internationalen Projektorganisation zu arbeiten.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; Deutsch oder zusätzliche Sprachen sind von Vorteil.

Mehr über uns

Wir glauben, dass großartige Arbeit in einer Umgebung gedeiht, in der sich Menschen wirklich unterstützt und fair belohnt fühlen. Unsere Vorteile sind darauf ausgelegt, jedem Einzelnen echten Wert zu bieten, Engagement, Leistung und Wachstum zu fördern. Indem wir das Wohlbefinden priorisieren, schaffen wir einen Arbeitsplatz, an dem persönlicher und organisatorischer Erfolg gemeinsam wachsen. Unsere flexiblen Arbeitspraktiken helfen Ihnen, persönliche und geschäftliche Leistungen zu optimieren und eine Umgebung zu schaffen, in der alle Mitarbeiter ihre Fähigkeiten entwickeln und wachsen können.

Zugänglichkeit und angemessene Unterbringung

Qualifizierte Personen mit einer Behinderung können eine angemessene Unterbringung anfordern, wenn Sie aufgrund Ihrer Behinderung nicht in der Lage sind oder eingeschränkt sind, die Karriere-Website von Hitachi Energy zu nutzen oder darauf zuzugreifen. Sie können angemessene Unterbringungen anfordern, indem Sie ein Formular auf unserer Website ausfüllen. Bitte geben Sie Ihre Kontaktdaten und spezifische Informationen zu Ihrer benötigten Unterbringung an, um Sie während des Bewerbungsprozesses zu unterstützen.

Verwendung von KI und automatisierten Tools im Rekrutierungsprozess

Im Rahmen unseres Rekrutierungsprozesses verwendet Hitachi Energy digitale und automatisierte Tools, einschließlich KI-unterstützter Lösungen, um Aktivitäten wie die Bewerbungssichtung, das Job-Matching und die Planung von Vorstellungsgesprächen zu unterstützen. Diese Tools sind darauf ausgelegt, unsere Recruiter zu unterstützen und ersetzen nicht die menschliche Entscheidungsfindung. Die Daten der Kandidaten werden gemäß den geltenden Datenschutz- und Arbeitsgesetzen verarbeitet.

Hintergrundüberprüfungen und Sicherheitsprüfungen

Im Rahmen des Einstellungsprozesses führt Hitachi Energy Vorbeschäftigungs-Hintergrundprüfungen durch, die die Überprüfung der Beschäftigungshistorie, Ausbildung, Strafregister und andere relevante Informationen umfassen können, gemäß den geltenden Gesetzen. Für bestimmte Rollen – insbesondere solche, die Zugang zu sensiblen Informationen, finanziellen Verantwortlichkeiten, Kundendaten, regulierten Umgebungen oder sicherheitsempfindlichen Funktionen beinhalten – können zusätzliche oder umfassendere Hintergrund- oder Sicherheitsprüfungen erforderlich sein. Diese können, sind aber nicht beschränkt auf, erweiterte Überprüfungen der Strafgeschichte, Kreditüberprüfungen (wo gesetzlich zulässig), Sanktionsprüfungen oder andere Due-Diligence-Maßnahmen, die mit den Verantwortlichkeiten der Position in Einklang stehen.

Der Umfang und die Tiefe jeder Hintergrund- oder Sicherheitsüberprüfung werden basierend auf der Art der Rolle und der geschäftlichen Notwendigkeit bestimmt und immer in Übereinstimmung mit den geltenden Bundes-, Landes- und lokalen Gesetzen durchgeführt. Kandidaten werden benachrichtigt und, wo erforderlich, um Zustimmung gebeten, bevor mit solchen Prüfungen begonnen wird.