Mitarbeiter (m/w/d) für Telefonservice & Arztbriefschreibung | mind. 30 Std./Woche in Langenhagen

Telefonistin / Mitarbeiterin Patientenservice (m/w/d)

30 Std./Woche | flexibel vormittags und nachmittags | HNO-MVZ Langenhagen

Du bist am Telefon in deinem Element? Du hast eine außergewöhnlich freundliche Stimme, viel Empathie und schaffst es, selbst aufgebrachte Menschen wieder zu beruhigen? Dann könnte diese Stelle genau zu dir passen.

Für unser neues, modernes HNO-MVZ am Straßburger Platz 21 in Langenhagen suchen wir eine Telefonistin / Mitarbeiterin im Patientenservice (m/w/d) mit Schwerpunkt Telefon, Beschwerdemanagement, schriftliche Korrespondenz und Arztbriefe.

Vorab wichtig: Diese Stelle ist anders als der klassische Telefon-Arbeitsplatz in einer Arztpraxis.

Wir möchten unseren Patientenservice bewusst auf einem außergewöhnlich hohen Niveau gestalten.

Bei uns gilt: Der Patient ist Kunde und der Kunde ist König.

Das bedeutet für dich:

• Freundlichkeit ist für dich keine Floskel, sondern selbstverständlich, egal in welcher Situation.
• Du besitzt eine sehr freundliche, angenehme und positive Telefonstimme.
• Auch wenn ein Patient ungeduldig, verärgert oder unfair reagiert, bleibst du ruhig, höflich und professionell.
• Du besitzt eine sehr hohe Frustrationstoleranz und nimmst schwierige Gespräche nicht persönlich.
• Du versuchst nicht, Diskussionen zu „gewinnen“, sondern Probleme zu lösen und Situationen zu deeskalieren.
• Jeder verpasste Anruf wird von uns zurückgerufen.
• Patienten sollen nach einem Telefonat möglichst das Gefühl haben: „Hier hat man sich wirklich um mich gekümmert.“

Wir suchen deshalb ganz bewusst keine klassische Praxiskraft, die nebenbei das Telefon übernimmt.

Wir suchen jemanden, der für den Patientenservice wie gemacht ist. Jemanden, der gerne telefoniert, Menschen versteht, zuhören kann und auch bei hohem Telefonaufkommen außergewöhnlich freundlich bleibt.

Deine Aufgaben

Patientenservice & Telefon

• Annahme und Bearbeitung eingehender Telefonate
• Konsequenter Rückruf verpasster Anrufe
• Terminvereinbarung und Terminmanagement
• Aufnahme und strukturierte Bearbeitung von Patientenanliegen
• Freundliche Beratung unserer Patientinnen und Patienten zu unseren Leistungen
• Information und Beratung zu unseren Selbstzahlerleistungen
• Lösungsorientierter Umgang mit Fragen, Problemen und schwierigen Situationen
• Pflege und Aktualisierung von Patientendaten
• wöchentliches Einholen von Pflegeheimlisten

Beschwerdemanagement

Beschwerden werden bei uns nicht einfach weitergeleitet oder abgelegt.

Wenn sich ein Patient beschwert, gehört es zu deiner Aufgabe, aktiv Kontakt aufzunehmen, zuzuhören, die Situation zu verstehen und gemeinsam mit dem Patienten nach einer Lösung zu suchen.

Du solltest daher auch im Beschwerdemanagement ruhig, empathisch, verbindlich und serviceorientiert kommunizieren können.

Arztbriefe & schriftliche Korrespondenz

Außerhalb deiner Telefonzeiten kümmerst du dich flexibel um:

• Schreiben und Bearbeiten von Arztbriefen nach Vorgabe
• allgemeine schriftliche Korrespondenz
• Bearbeitung von E-Mail-Anfragen
• administrative Aufgaben

Unser Anspruch ist, dass Arztbriefe innerhalb von fünf Tagen fertiggestellt werden, damit sie dem Arzt zur Kontrolle vorgelegt und anschließend zeitnah versendet werden können.

Was du unbedingt mitbringen solltest

Für diese Stelle ist uns deine Persönlichkeit besonders wichtig.

Du solltest:

• wirklich gerne telefonieren
• eine außergewöhnlich freundliche und sympathische Telefonstimme haben
• empathisch sein und gut zuhören können
• Freude daran haben, anderen Menschen zu helfen
• sehr geduldig sein
• eine hohe Frustrationstoleranz besitzen
• auch bei unfreundlichen Gesprächspartnern professionell und freundlich bleiben
• Beschwerden nicht persönlich nehmen
• Probleme lösungsorientiert angehen
• gerne beraten und Dienstleistungen erklären
• auch bei vielen Anrufen den Überblick behalten
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift besitzen
• dich schriftlich sehr gut ausdrücken können
• sicher mit PC und digitalen Anwendungen umgehen
• zuverlässig, strukturiert und verantwortungsbewusst arbeiten
• diskret mit Patienteninformationen umgehen

Eine medizinische Ausbildung ist nicht zwingend erforderlich und für diese Stelle auch überqualifiziert. Erfahrung im medizinischen Bereich ist jedoch von Vorteil.

Wichtig:

Wenn du Telefonate eher als notwendiges Übel empfindest, schnell genervt bist oder bei unfreundlichen Gesprächspartnern gerne „zurückschießt“, ist diese Position nicht die richtige für dich.

Wenn du dagegen das Talent hast, selbst aus einem schwierigen Telefonat noch ein positives Gespräch zu machen, möchten wir dich unbedingt kennenlernen.

Was du von uns bekommst

• Moderne und digitale Arbeitsabläufe
• 30 Tage Urlaub
• Laptop (MacBookAir) und Headset für zu Hause
• Strukturierte Einarbeitung
• Möglichkeit zusätzlicher Zahlungen bzw. Bonuszahlungen bei guten Quartalszahlen
• Betriebliche Altersvorsorge und Entgeltumwandlung
• Bis zu 5 Tage Bildungsurlaub
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Teambesprechungen
• Gemeinsame Teambuilding-Aktivitäten
• Persönliche und berufliche Weiterentwicklung
• Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe mitzugestalten
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden MVZ

Dein Wohnort sollte sich möglichst in der Region befinden, da uns persönlicher Kontakt zum Team wichtig ist und wir gemeinsame Teamaktivitäten planen.

Im März finden außerdem drei Probetage vor der Eröffnung vor Ort statt. Diese sollten eingeplant werden können.

Du erkennst dich wieder?

Dann möchten wir dich kennenlernen.

Wir suchen nicht einfach jemanden, der ans Telefon geht.

Wir suchen die Stimme unseres Patientenservice.