Study Service Coordinator (m/w/d)

Eine familiäre, agile Hochschule an einem prosperierenden und naturnahen Standort mit globalen Industrieplayern und hohem Freizeitwert! Bei uns studieren 2.300 wissensdurstige Menschen in den Innovationsfeldern Bau, Energie, Biotech und BWL. Rund 80 Professor*innen lehren und forschen interdisziplinär, begleitet durch rund 240 Mitarbeiter*innen, die sich in kleinen Teams und auf Augenhöhe begegnen. Als offene Hochschule bekennen wir uns zu Inklusion und Diversität. Wir sind eine familiengerechte Hochschule und fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Wir streben einen höheren Anteil von Frauen an und begrüßen Bewerbungen qualifizierter Frauen ausdrücklich. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Gestalten Sie die Zukunft des Studierenden Service Zentrums aktiv mit:

• Seien Sie die erste Ansprechperson für die Anliegen der Studierenden.
• Entwickeln Sie innovative Ideen für die Studierendenverwaltung und prägen Sie den Begriff "Service" in einem modernen Hochschulumfeld neu.
• Studierende in den Bereichen Studierenden Office und Prüfungsmanagement kompetent und serviceorientiert betreuen, einschließlich Bescheidwesen.
• Bewerbungs- und Zulassungsverfahren aller Bachelor-/Master-Studiengänge zuverlässig begleiten.
• Die Systemeinführung von HISinOne EXA aktiv begleiten, eigene Arbeitspakete selbstständig bearbeiten und moderne Verwaltungsprozesse mitgestalten.
• Bewerbungen und Einschreibungen in höhere Fachsemester eigenverantwortlich bearbeiten, einschließlich fachlicher Prüfung nach geltenden gesetzlichen Vorgaben.
• Bestehende Abläufe analysieren und Optimierungspotenziale identifizieren.
• Neue Büro- und Prozessstrukturen entwickeln, implementieren und kontinuierlich weiterentwickeln.
• Sich mit anderen Hochschulen austauschen und vernetzen.

Voraussetzungen:

• Ein abgeschlossenes Bachelorstudium, vorzugsweise in Verwaltungswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachrichtung, bzw. eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Hochschulbereich. Auch qualifizierte Quereinsteiger*innen mit relevanter Berufserfahrung sind ausdrücklich willkommen.
• Idealerweise Berufserfahrung im Hochschulbereich oder in der öffentlichen Verwaltung.
• Ausgeprägte Service- und Beratungskompetenz im Umgang mit Studierenden und Lehrenden.
• IT-Affinität, insbesondere im Umgang mit Datenbanken oder Campus-Management-Systemen (z. B. HISinOne).
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein.

Wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im Spannungsfeld der Studierendenverwaltung.
• Die Möglichkeit, an der Weiterentwicklung administrativer Prozesse aktiv mitzuwirken und eigene Ideen einzubringen.
• Enge Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen und Expert*innen.
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung und kontinuierlichen Qualifizierung.
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit auf mobiles Arbeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
• Eine tarifgerechte Vergütung je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe 9 TV-L.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit zu besetzen und ist bis 31.12.2029 befristet, eine unbefristete Beschäftigung wird angestrebt.

Erfahrungslevel: Mit Berufserfahrung