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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze wissenschaftliche Mitarbeitende bei administrativen Aufgaben und Projektorganisation.
- Arbeitgeber: Die Hochschule Bielefeld bietet eine dynamische Umgebung mit über 10.000 Studierenden und interdisziplinärer Zusammenarbeit.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Zusatzversorgung und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Erlebe eine weltoffene Hochschule mit Fokus auf Nachhaltigkeit und Vielfalt – perfekt für deine Karriere!
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder relevante Qualifikation sowie Erfahrung in Verwaltung sind erforderlich.
- Andere Informationen: Genieße eine gute Verkehrsanbindung und zahlreiche Gesundheitsangebote.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Campus Bielefeld
Teilzeit, ab sofort, unbefristet, bis E6 TV-L
Die Hochschule Bielefeld (HSBI) mit ihren über 10.000 Studierenden steht für höchste Standards in Lehre, Forschung und Wissenstransfer. Die Fachbereiche Gestaltung, Campus Minden, Ingenieurwissenschaften und Mathematik, Sozialwesen, Wirtschaft und Gesundheit arbeiten interdisziplinär, forschungsbasiert und eng vernetzt. Regionale und internationale Kooperationen sowie gelebte Vielfalt und Nachhaltigkeit prägen die Arbeit an den Standorten Bielefeld, Minden und Gütersloh.
An der Hochschule Bielefeld ist in der Hochschulverwaltung im Dezernat Finanzen und Forschung (Ressort Forschung und Entwicklung) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Position als Assistenz für das Centrum für interdisziplinäre Studien (CiS) zu besetzen. Die Teilzeitstelle (30h/Woche) ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen und übertragenen Aufgaben bis zur Entgeltgruppe E6 TV-L.
Als Assistenz für das Centrum für interdisziplinäre Studien (CiS) unterstützen Sie die wissenschaftlichen Mitarbeitenden und Professor*innen der HSBI bei den administrativen Aufgaben der eingeworbenen FuE-Projekte am Standort Bielefeld. Weiterhin sind Sie für das Flächenmanagement und die Organisation des CiS zuständig.
- Assistenz der jeweiligen Projektleitungen bei FuE-Projekten der HSBI
- Unterstützung bei der Mittelverwaltung der jeweiligen Projekte: Überwachung des Mittelabflusses, Budgetplanung, Erstellung der Verwendungsnachweise
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen: Teilnehmermanagement, Raumplanung, Erstellung von Infomaterialien
- Weitere administrative Aufgaben z. B. bei der Verwaltung der Geschäftsprozesse
- Personalangelegenheiten der Projekte (z. B. Organisation von Vorstellungsgesprächen)
- Vorbereitung von Sitzungen und Protokollführung
- Raummanagement: Raumvergabe und Nachhaltung der Belegung der Büroräume am Nebenstandort der HSBI (Centrum für interdisziplinäre Studien - CiS)
- Raumvergabe der Besprechungsräume und Labore des CiS
- Koordination der Infrastruktur von Arbeitsplätzen
- Onboarding neuer Mitarbeiter*innen
- Mitwirkung beim Beschaffungsmanagement
- Koordination der Büroabläufe (z. B. Bearbeitung der Eingangspost, Schließberechtigungen)
- Weitergabe von Informationen an die Beschäftigen des CiS
- Koordination der Wartung der Kopierer/Drucker
Wir wünschen uns:
- eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Beruf oder eine andere einschlägige Qualifikation
- eine einschlägige Berufserfahrung
- selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
- sicherer Umgang mit modernen Informations- und Kommunikationsmitteln
Zusätzliche Informationen:
- flexible Arbeitszeiten: Gleitzeit mit Arbeitszeitkonto
- Vergütung (je nach Vorliegen der persönlichen Qualifikationen und übertragenen Aufgaben) bis zur Entgeltgruppe E6 TV-L
- betriebliche Zusatzversorgung
- Kompetenzentwicklung: Möglichkeit zur Teilnahme an internen und externen Weiterbildungen
- Karrierebegleitung und -entwicklung mit jährlichen Reflexions- und Perspektivgesprächen
- umfangreiche IT-Infrastruktur
- Work-Life-Balance, unterstützt durch betriebseigene Kita „EffHa“ und Ferienbetreuung
- Möglichkeit der Kinderbetreuung auch in den Abendstunden und am Wochenende
- Still-, Wickel- und Eltern-Kind-Räume
- gute Verkehrsanbindung an den ÖPNV
- umfangreiche Maßnahmen des Gesundheitsmanagements, u. a. durch Teilnahme am Hochschulsport, Gesundheitskampagnen und Impfaktionen
- Arbeiten an einer weltoffenen Hochschule mit starker Ausrichtung auf Nachhaltigkeit, Vielfalt und Internationalität
- Leben in einer Region mit hohem Freizeitwert
Assistenz für das Centrum für interdisziplinäre Studien (m/w/d) Arbeitgeber: Hochschule Bielefeld
Kontaktperson:
Hochschule Bielefeld HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz für das Centrum für interdisziplinäre Studien (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Kommilitonen, Professoren oder ehemaligen Praktikanten, die bereits in ähnlichen Positionen gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke und Tipps geben, die dir bei deiner Bewerbung helfen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle FuE-Projekte an der Hochschule Bielefeld. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein Interesse an den spezifischen Projekten hast und wie du zur Unterstützung dieser beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zu administrativen Abläufen und Veranstaltungsmanagement vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten während des gesamten Bewerbungsprozesses. Sei proaktiv in der Kommunikation und stelle sicher, dass du alle Informationen klar und strukturiert präsentierst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz für das Centrum für interdisziplinäre Studien (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Anforderungen in den Fokus: Achte darauf, dass du in deinem Anschreiben und Lebenslauf die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen klar hervorhebst. Zeige, wie deine Ausbildung und Berufserfahrung zu den Aufgaben der Assistenz im Centrum für interdisziplinäre Studien passen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst. Gehe auf deine Leidenschaft für interdisziplinäre Studien und deine organisatorischen Fähigkeiten ein.
Belege deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Stelle gute Kommunikationsfähigkeiten erfordert, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung anführen, die deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation und Organisation belegen.
Prüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und alle relevanten Informationen enthält.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Bielefeld vorbereitest
✨Informiere dich über die Hochschule Bielefeld
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Hochschule Bielefeld und ihre interdisziplinären Studiengänge informieren. Zeige dein Interesse an der Institution und deren Werten, insbesondere in Bezug auf Vielfalt und Nachhaltigkeit.
✨Bereite Beispiele für deine Organisationstalente vor
Da die Position viel Organisation und Koordination erfordert, ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen. Überlege dir, wie du erfolgreich Veranstaltungen organisiert oder Projekte verwaltet hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In der Assistenzrolle ist eine klare und effektive Kommunikation entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten betreffen, und bringe Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Frage nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess
Am Ende des Interviews kannst du zeigen, dass du interessiert bist, indem du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragst. Dies zeigt dein Engagement und dein Interesse an der Position und der Hochschule.
