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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Veranstaltungen, unterstütze im Projektmanagement und kümmere dich um Öffentlichkeitsarbeit.
- Arbeitgeber: Das Virtual Automation Lab an der Hochschule Esslingen forscht an der Schnittstelle von Maschinenbau und Informatik.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, 30 Urlaubstage, Sabbatical-Angebot und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und arbeite an zukunftsweisenden Projekten mit echtem Einfluss.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Büromanagement-Erfahrung und sehr gute MS Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist bis 31.03.2029 befristet und bietet ein kollegiales Arbeitsklima.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Das Institut Virtual Automation Lab (VAL) an der Hochschule Esslingen widmet sich anspruchsvollen und zukunftsweisenden Forschungsprojekten an der Schnittstelle zwischen Maschinenbau und Informatik. Im Rahmen des von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) geförderten Forschungsimpuls Smart Factory Grids soll ein instituts- und fakultätsübergreifendes Esslingen Research Center of Smart Systems (ERCoS) aufgebaut werden. Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung der Institutsleitung des VAL und der Projektleitung des Forschungsimpuls beim Aufbau des ERCoS sucht die Hochschule Esslingen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Büroassistenz zur Unterstützung der Instituts- und Projektleitung in der Fakultät Maschinen und Systeme am Campus Stadtmitte.
Unsere Rahmenbedingungen:
- Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a TV-L
- Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 80 %
- Die Stelle ist zunächst bis 31.03.2029 befristet
Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen (z. B. Doktorandenseminare, Industrietermine, Messen)
- Unterstützung im operativen Projektmanagement
- Selbstständige Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Social Media)
- Abstimmung interner Verwaltungsprozesse
- Vorbereitung und Gestaltung von Präsentations- und Besprechungsunterlagen
- Korrespondenz, Kommunikation und Terminplanung mit unseren Industrie- und Forschungspartnern
- Verwaltungsaufgaben im Rahmen verschiedener Forschungsprojekte am Institut
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Büromanagement
- Fachwirt bzw. Weiterbildungen wünschenswert
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insb. MS Word, MS PowerPoint und MS Excel)
- Gute Englischkenntnisse
- Hohes Maß an Selbständigkeit und Eigeninitiative
- Organisationstalent, Kreativität, Teamfähigkeit
Wir bieten:
- Eine wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima
- Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum Homeoffice
- 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
- Sabbatical-Angebot
- Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot; Sprachkurse
- Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Gesundheitskurse)
- Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem bezuschussten JobTicket BW
- Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule®
Interesse? Die Bewerbungsfrist endet zum 15.07.2025. Ihre Bewerbung können Sie über unser Online-Bewerbungsportal mit der Kennziffer MS/2510 einreichen.
Weitere Informationen zur Stelle erteilt Ihnen gerne: Prof. Dr.-Ing. Sascha Röck, sascha.roeck@hs-esslingen.de
Die Hochschule Esslingen strebt in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, die Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Personen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Die Teilung der Stelle ist bei entsprechender Bewerbungslage möglich. Die Hochschule Esslingen unterstützt ihre Beschäftigten mit zahlreichen Angeboten wie der Gesundheitsförderung, Personalentwicklung oder dem Jobticket. Um Familie und Beruf noch besser in Einklang zu bekommen, werden außerdem Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule® angeboten.
Kontaktperson:
Hochschule Esslingen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Büroassistenz zur Unterstützung der Instituts- und Projektleitung
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Kommilitonen, Professoren oder ehemaligen Praktikanten, die bereits in ähnlichen Positionen gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke und möglicherweise sogar Kontakte zur Hochschule Esslingen geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Forschungsprojekte am Virtual Automation Lab. Zeige in Gesprächen oder bei der Bewerbung, dass du ein echtes Interesse an den Themen hast und wie du zur Unterstützung der Projekte beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Organisationstalent und Selbstständigkeit vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Nutze Social Media, um dich über die Hochschule Esslingen und deren Aktivitäten zu informieren. Folge ihren Kanälen, um aktuelle Neuigkeiten zu erhalten und eventuell auch an Veranstaltungen teilzunehmen, die dir helfen könnten, einen besseren Eindruck zu gewinnen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Büroassistenz zur Unterstützung der Instituts- und Projektleitung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Büroassistenz zur Unterstützung der Instituts- und Projektleitung wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt, die in der Stellenanzeige gefordert werden, wie z.B. Büromanagement und Kenntnisse in MS Office.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Unterstützung der Instituts- und Projektleitung beitragen können.
Prüfung der Bewerbungsunterlagen: Überprüfe alle deine Bewerbungsunterlagen auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass alle geforderten Dokumente, wie Lebenslauf und Motivationsschreiben, enthalten sind, bevor du sie über das Online-Bewerbungsportal einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Esslingen vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Büroassistenz, wie die Organisation von Veranstaltungen und das Projektmanagement. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Kenntnisse in MS Office betonen
Da sehr gute Kenntnisse in MS Office gefordert sind, solltest du deine Fähigkeiten in MS Word, PowerPoint und Excel hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Englischkenntnisse nachweisen
Gute Englischkenntnisse sind wichtig für die Kommunikation mit internationalen Partnern. Sei bereit, deine Sprachkenntnisse im Gespräch zu demonstrieren, vielleicht durch eine kurze Vorstellung oder das Beantworten von Fragen auf Englisch.
✨Teamfähigkeit und Eigeninitiative zeigen
Die Hochschule sucht nach jemandem mit einem hohen Maß an Selbstständigkeit und Teamfähigkeit. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit im Team und deine Eigeninitiative verdeutlichen, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
