Verwaltungsmitarbeiter*in Weiterbildungsangebot \"Staatliche Anerkennung\" in Kiel

Das erwartet Sie:

• Mitwirkung bei der Überführung des Weiterbildungsangebotes „Staatliche Anerkennung“ in die regulären Verwaltungs- und Campusmanagementstrukturen der HAW Kiel einschließlich Aufnahme, Dokumentation und Weiterentwicklung bestehender Verwaltungsabläufe.
• Mitwirkung bei der Digitalisierung und Standardisierung der Verwaltungsprozesse, insbesondere bei deren Abbildung im Campusmanagementsystem sowie bei der Erstellung und Anpassung von Formularen, Bescheiden und standardisierten Verfahrensabläufen.
• Wahrnehmung von Schnittstellenaufgaben zwischen Fachbereich, Prüfungsamt, zentralen Verwaltungsbereichen und IT sowie Koordination der für die Prozessüberführung erforderlichen Abstimmungen.
• Administrative Bearbeitung von Antrags- und Prüfungsverfahren im Rahmen der Staatlichen Anerkennung, einschließlich Vollständigkeitsprüfung und Nachforderung von Unterlagen, formaler Vorprüfung von Berichten und Weiterbildungsplänen sowie Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die zuständigen Prüfungsausschüsse und Umsetzung der Entscheidungen.
• Administrative Organisation des Weiterbildungsangebotes, insbesondere Veranstaltungs- und Teilnehmendenverwaltung, Bearbeitung der Funktionspostfächer sowie Pflege und Aktualisierung der Informationsangebote und des Webauftritts.
• Organisatorische Unterstützung weiterer fachbezogener Angebote, insbesondere bei Fortbildungen und Fachtagungen für Anleitende sowie bei der Überführung von Verfahren zur Prüfung von Praxisstellen und Weiterbildungsplänen und zur Verwaltung und Verbuchung von Prüfungsleistungen.

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, vorzugsweise als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare, für die Wahrnehmung der Aufgaben geeignete Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung in administrativen bzw. verwaltungsbezogenen Tätigkeiten
• gute Kenntnisse administrativer Abläufe und die Fähigkeit, rechtliche und organisatorische Vorgaben sicher auf konkrete Verwaltungsvorgänge anzuwenden
• Fähigkeit und Bereitschaft, sich in die für das Aufgabengebiet maßgeblichen hochschul-, prüfungs- und verwaltungsrechtlichen Regelungen sowie die Bestimmungen zur Staatlichen Anerkennung einzuarbeiten
• sicherer Umgang mit digitalen Verwaltungs- und Informationssystemen sowie den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Fähigkeit, bestehende Verwaltungsabläufe strukturiert zu erfassen, zu dokumentieren und bei deren Weiterentwicklung mitzuwirken
• eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Organisationsvermögen
• gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit und ein sicherer Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen
• ausgeprägte Kooperations- und Teamfähigkeit, insbesondere bei der Zusammenarbeit an Schnittstellen unterschiedlicher Organisationseinheiten

Wünschenswert sind:

• Berufserfahrung in öffentlichen Einrichtungen, insbesondere an Hochschulen, Universitäten oder vergleichbaren Bildungseinrichtungen
• Erfahrungen in der Prüfungs-, Studiengangs- oder Weiterbildungsadministration
• Kenntnisse eines Campusmanagementsystems
• Kenntnisse im Prozessmanagement und in der Dokumentation von Verwaltungsabläufen
• Grundkenntnisse des Hochschul- und Prüfungsrechts sowie des allgemeinen Verwaltungsrechts

Was bieten wir dafür:

• Eine interessante und abwechslungsreiche Aufgabe
• Einen Arbeitsplatz direkt am Meer in einer Stadt mit hoher Lebensqualität
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit den attraktiven Leistungen des öffentlichen Dienstes wie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL), ein vergünstigtes Job-/Deutschlandticket sowie Fahrradleasing
• Ein Gehalt nach TV-L bis zur Entgeltgruppe 9a inkl. Jahressonderzahlung
• 30 Tage Urlaub und zusätzlich arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
• Eine flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung
• Ein breites Angebot an Fort- und Weiterbildungen sowie ein umfassendes Gesundheitsmanagement
• Die Tätigkeit findet überwiegend in Präsenz statt. Homeoffice ist im begrenzten Rahmen möglich.
• Gemeinsame Aktivitäten über den Arbeitsalltag hinaus wie der Businessrun, Drachenbootrennen oder Beach-Volleyball Firmencup

Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Hochschule ist bestrebt, ein Gleichgewicht zwischen weiblichen und männlichen Beschäftigten in der Landesverwaltung zu erreichen. Sie fordert deshalb Frauen mit passender Qualifizierung auf, sich zu bewerben. Frauen werden bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Die Hochschule ist wiederholt zertifiziert im audit familiengerechte hochschule – die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Förderung der Teilzeitbeschäftigung sind ihr besonderes Anliegen. Deshalb sind an Teilzeit interessierte Bewerber*innen besonders angesprochen. Die HAW Kiel begrüßt ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

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