Auf einen Blick
- Aufgaben: Vielfältige Sekretariatsaufgaben in einem internationalen Umfeld.
- Unternehmen: Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg – ein Ort für Forschung und jüdisches Leben.
- Vorteile: Einblick in die Hochschulwelt, flexible Arbeitszeiten und ein inspirierendes Team.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Hochschule und unterstütze spannende Projekte.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung oder Erfahrung im Sekretariat, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Die Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg (HfJS) im Herzen der Altstadt Heidelbergs ist eine international ausgerichtete wissenschaftliche Einrichtung mit einem einzigartigen Profil in Deutschland. Sie wurde 1979 vom Zentralrat der Juden in Deutschland gegründet und hat sich seither zu einem zentralen Ort für Forschung, Lehre und jüdisches Leben entwickelt.
Allgemeine und rektoratsspezifische Sekretariatsaufgaben:
- Postbearbeitung (deutsch, englisch)
- Terminmanagement
- Fristenüberwachung
- Telefonate und Schriftverkehr (deutsch, englisch)
- Ablage
- Besucherempfang und -bewirtung
- Raumverwaltung
- Websitepflege
- Protokollführung
- Sitzungsvor- und -nachbereitung
- Dienstreisemanagement und Reisekostenabrechnung des Rektorats
- Unterstützung aller Hochschulangehöriger bei der Beantragung von Dienstreisen
- Unterstützung des Rektorats bei Beschaffungsvorgängen
- Ansprechperson für Telefonie und Zoom
- Verwaltung des Hochschulkalenders
- Vertretung des Studierendensekretariats und Mitarbeit in Studierendenangelegenheiten
- Zuarbeit für IT-Abteilung bei Einrichtung von EDV-Zugängen und E-Mail-Postfächern
Voraussetzungen:
- Einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung oder Erfahrung in der Führung eines Sekretariats
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Fähigkeit zu positiver Innen- und Außenkommunikation
- Fundierte Computerkenntnisse (Microsoft Office)
- Organisationstalent, Teamfähigkeit und Flexibilität
Verwaltungsbeschäftigter (m/w/d) im Sekretariat Arbeitgeber: Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg
Die Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg bietet ein inspirierendes Arbeitsumfeld im Herzen der Altstadt, das von einer offenen und respektvollen Kultur geprägt ist. Mitarbeiter profitieren von vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten und einem engagierten Team, das sich für Forschung und Lehre einsetzt. Die einzigartige Ausrichtung der Hochschule auf jüdisches Leben und Wissenschaft macht sie zu einem bedeutenden Arbeitgeber in Deutschland.
Kontaktdaten:
Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Verwaltungsbeschäftigter (m/w/d) im Sekretariat erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg
Wenn du auf der Website von Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsbeschäftigter (m/w/d) im Sekretariat mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule für Jüdische Studien Heidelberg vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
