Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Rektorat bei organisatorischen und administrativen Aufgaben in einem kreativen Umfeld.
- Unternehmen: Hochschule für Musik und Tanz Köln, eine der führenden künstlerischen Ausbildungseinrichtungen weltweit.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kreatives Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Teilzeitstelle mit 50% und der Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Förderung von Kunst und Bildung bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Erfahrungen, gute MS-Office-Kenntnisse.
Die Hochschule für Musik und Tanz Köln gehört zu den weltweit führenden künstlerischen Ausbildungseinrichtungen und zählt mit ihren drei Standorten in Köln, Wuppertal und Aachen zu den größten Musikhochschulen Europas. Geprägt wird die Hochschule durch über 550 Lehrende, darunter eine Vielzahl renommierter Persönlichkeiten des internationalen Musiklebens, der Wissenschaft, der Pädagogik und des Tanzes. Sie betreuen die rund 1550 Studierenden aus über 50 Ländern. Rund 180 Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung sorgen für breite Serviceleistungen für den Lehr- und Veranstaltungsbetrieb.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit und befristet für die Amtszeit des aktuellen Rektorats bis zum 30.09.2029 zur Unterstützung des Rektorats eine*n Assistent*in des Prorektorats (m/w/d) am Hochschulstandort Köln. Jedes Zusammenspiel benötigt gute Koordination. Darum kümmert sich bei uns das Rektorat. Die Rektorin ist Vorsitzende des Rektorats. Weitere Mitglieder sind drei Prorektor*innen und der Kanzler. Die Prorektor*innen sind verantwortlich für die Bereiche "Internationales und Kunst in gesellschaftlicher Verantwortung", "Studium, Lehre und Forschung" und "Künstlerische Praxis, Orchester und Veranstaltungen".
Als Assistent*in des Prorektorats unterstützen Sie die drei Prorektor*innen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten: Ablage von Unterlagen, Postbearbeitung und Weiterleitung per Scan, Bearbeitung des Email-Postfachs, Begrüßung von Gästen, Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen etc.
- Organisation von Terminen und Meetings: u.a. Terminabfragen, Organisation und Durchführung von Raumbuchungen in der Raumbuchungssoftware Asimut und ggf. Buchung externer Räumlichkeiten.
- Kommunikation im Haus: Versand von Mails an vorgegebene Verteiler, Versand von Tagesordnungen, Protokollen etc.
- Informationsbeschaffung im Haus (u.a. Nachfragen tätigen und verwalten).
- Assistenz beim Verfassen von Texten (Mails, Vorschläge, Beschlüsse), Vorbereitung von Präsentationen, Recherche im Internet und anderen Quellen zu bestimmten Themen und Zusammenfassung/Aufbereitung der Ergebnisse, Verfassen von Protokollen.
- Unterstützung in der Nutzung der hochschuleigenen Internetnutzungen (Ilias, Asimut, Sciebo, B-ite, etc).
Unsere Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d) wünschenswert, alternativ vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen.
- Sehr strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise.
- Organisationstalent und gutes Selbst- und Zeitmanagement.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint) sowie Outlook.
- Bereitschaft zur Einarbeitung in die o.g. Software.
- Sehr gute Deutschkenntnisse (Sprachniveau mind. C1) und gute Englischkenntnisse (Sprachniveau B2), jeweils in Wort und Schrift.
- Die Arbeit erfolgt in der Regel vormittags. Die Bereitschaft für Sitzungen ca. 2x pro Monat nachmittags zu arbeiten, wird erwartet.
- Affinität für Musik und Tanz ist von Vorteil.
Weitere Informationen
Bei Vorliegen der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Es handelt sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis in Teilzeit mit 50,00 %, dies entspricht derzeit 19,915 Stunden/Woche. Bitte gleichen Sie vor Übersendung Ihrer Bewerbung Ihre Gehaltsvorstellung mit den durch den TV-L vorgegebenen Möglichkeiten ab. Informationen finden Sie mit einem Klick hier: Entgelttabelle TV-L.
Die HfMT Köln liegt als internationale und weltoffene Einrichtung direkt im Herzen von Köln. Sie bekennt sich zu einem chancengerechten und diskriminierungsfreien Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin. Sie begrüßt daher alle Bewerber*innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität sowie die Bewerbung von Menschen mit Migrationsgeschichte und People of Color. Die Hochschule strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellten sind willkommen und werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.
Neben der Fortbildung ihrer Beschäftigten ist die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für die HfMT Köln ein wichtiges Anliegen. Daher profitieren die Beschäftigten von gleitenden Arbeitszeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten, Kinderbetreuungsmöglichkeiten, mobiler Arbeit, den im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung usw.) sowie von betrieblichen Sportangeboten.
Bitte bewerben Sie sich (einschließlich Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) bis zum 16.09.2026 über unser Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen in Papierform oder per Email können nicht berücksichtigt werden. Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in den Kalenderwochen 39 und 40 statt. Für Fragen zu den Aufgaben wenden Sie sich bitte an Prorektor Paul van Zelm: Prorektor.vanZelm@hfmt-koeln.de. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Assistent*in des Prorektorats (m/w/d) Arbeitgeber: Hochschule für Musik und Tanz Köln
Die Hochschule für Musik und Tanz Köln ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine inspirierende und kreative Arbeitsumgebung bietet. Mit einem internationalen Team von über 580 Lehrenden und einer vielfältigen Studierendenschaft aus mehr als 60 Ländern fördert die Hochschule nicht nur künstlerische Exzellenz, sondern auch die persönliche und berufliche Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter. Die zentrale Lage in Köln und das Engagement für ein chancengerechtes sowie diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld machen die HfMT zu einem attraktiven Ort für alle, die eine bedeutungsvolle Karriere im Bereich der Musikpädagogik anstreben.
Kontaktdaten:
Hochschule für Musik und Tanz Köln Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistent*in des Prorektorats (m/w/d) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Hochschule für Musik und Tanz Köln.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent*in des Prorektorats (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Hochschule für Musik und Tanz Köln teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Assistent*in des Prorektorats (m/w/d) bei Hochschule für Musik und Tanz Köln besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Assistent*in des Prorektorats (m/w/d) bei Hochschule für Musik und Tanz Köln nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule für Musik und Tanz Köln vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Hochschule für Musik und Tanz Köln. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Hochschule für Musik und Tanz Köln?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
