Mitarbeiter*in (d/m/w) Administration in Eberswalde

Die Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde (HNEE) ist mit ihrer ganzheitlichen nachhaltigen Ausrichtung, ihrem einzigartigen und an zukunftsrelevanten Themen ausgerichteten Studienangebot und als starke Institution im Bereich der Nachhaltigkeitsforschung Impulsgeberin für nachhaltige Entwicklung. Rund 2.300 Studierende aus etwa 60 Nationen studieren und mehr als 400 Beschäftigte lehren, forschen und arbeiten an der modernen Campushochschule. Die Transformation hin zu einer nachhaltigen Gesellschaft durch die Entwicklung tragfähiger Modelllösungen voranzutreiben und die Studierenden mit Gestaltungskompetenz auszustatten, das ist die Mission der HNEE.

Am der HNEE sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt 3 unbefristete Administrationsstellen zu besetzen. Die Vergütung erfolgt entsprechend der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9b nach TV-L (100 %). Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Die Administrationsstellen werden geschaffen, um die Verwaltung der Drittmittelprojekte der Forschungs- und Transferinstitute und -zentren zu unterstützen. Sie sind InnoSupport Forschung | Gründung | Transfer zugeordnet und erweitern das bestehende Unterstützungsangebot um die Projektadministration. Die drei Administrationsstellen bilden einen Kompetenzpool für verschiedene Drittmittelförderer und werden durch eine zentrale Projektmanagementstelle koordiniert.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Institutsleitung bei der Budgetplanung, Mittelbewirtschaftung und Mittelabrufen (inkl. Monitoring/Übersichten)
• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts (Termine, Sitzungen, Protokolle, Dokumentenmanagement/Aktenführung)
• Vorbereitung, Abwicklung und Durchführung sowie Dokumentation von Verwaltungsvorgängen wie Beschaffungen, Rechnungsbearbeitung, Vertrags-/Beauftragungsprozesse nach Vorgaben etc.
• Unterstützung im Berichtswesen und in der Projektdokumentation (z.B. Zuarbeiten für Verwendungsnachweise/Statusberichte, Kennzahlen, Ablage)
• Mitarbeit im zentralen Arbeitskreis Drittmittelverwaltung der Hochschule

Anforderungen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (B.Sc., z.B. Public Management, Verwaltung, BWL) oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) mit relevanter Berufserfahrung/Erfahrung in administrativen Prozessen, idealerweise im Hochschul-/Wissenschaftsumfeld (z.B. Drittmittel- oder Projektadministration)
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (mindestens Niveau C1 gem. GER) und der englischen Sprache (mindestens Niveau B2 gem. GER)
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Excel; sicherer Umgang mit MS Office (Word, Outlook, Teams), idealerweise Erfahrung mit Datenbanken/Reporting-Tools
• Wünschenswert: Erfahrung in Beschaffungs- und Rechnungsprozessen im öffentlichen Dienst / an Hochschulen
• Kenntnisse in Drittmittelverwaltung (z.B. EU/DFG/Land) oder Bereitschaft zur schnellen Einarbeitung
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise (Dokumentation/Ablage)
• Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Arbeiten an Schnittstellen (Finanzen, Personal, Fakultäten, Projektleitungen)
• Teamfähigkeit, Flexibilität, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit bei arbeitsintensiven Phasen
• Identifikation mit dem Nachhaltigkeitsanspruch der Hochschule und Beitrag zu einer diskriminierungskritischen und inklusiven Hochschulkultur

Ihre Vorteile bei uns:

• Modern ausgestatteter und familienfreundlicher Arbeitsplatz in grüner Umgebung mit sehr guter ÖPNV-Anbindung.
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) einschließlich der betr. Altersvorsorge über die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder).
• Bezuschussung zum VBB-Firmenticket bzw. Deutschlandticket-Job, externe betriebliche Sozialberatung, flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Aktives Gesundheitsmanagement (z.B. aktive Pause).
• Langfristige Zusammenarbeit sowie persönliche und fachliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen.

Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die HNEE strebt in allen Beschäftigtengruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an. Personen mit einer Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Bei inhaltlichen Rückfragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Kerstin Lehmann, per E-Mail an kerstin.lehmann@hnee.de oder telefonisch 03334 657114.

Nach sechs Monaten werden Ihre Daten gelöscht. Weitere Informationen finden Sie hier https://www.hnee.de/datenschutzerklaerung