Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere die administrativen Abläufe in den Prorektoraten.
- Unternehmen: HTWK Leipzig, eine führende Hochschule für Angewandte Wissenschaften.
- Vorteile: Flexible Arbeitsbedingungen, umfassende Einarbeitung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielseitige Angebote im Hochschulsport und Gesundheitsmanagement.
- Warum dieser Job: Gestalte ein interessantes Aufgabengebiet mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungsmanagement und gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) ist eine der führenden Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Deutschland. Mit einer Vielzahl an innovativen Studiengängen, interdisziplinären Forschungsprojekten und einer starken Vernetzung in die regionale Wirtschaft und Gesellschaft bieten wir eine lebendige akademische Umgebung. Zur Verstärkung unseres Teams ist folgende Stelle zum 01.01.2027 zu besetzen:
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben: Organisation und Koordination des Geschäftsverkehrs sowie der administrativen Abläufe in den Prorektoraten, einschl. Terminplanung, Koordination von Besprechungen und Veranstaltungen; Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, inkl. Fristenkontrolle, Nachweisführung und elektronischer Aktenablage (WinReg) sowie Archivierung des dienstlichen Schriftgutes; Anfertigen von Schriftstücken (auch vertrauliche Schreiben) der allgemeinen Korrespondenz nach Stichworten und Diktat; Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen an die Prorektorate, Weiterleitung an die entsprechenden Abteilungen, Bereiche oder Personen; organisatorische Vor- und Nachbereitung und Unterstützung von Beratungen der Rektoratsmitglieder, ggf. Erstellung von Unterlagen nach Weisung; Vervielfältigungsarbeiten und Digitalisierung von Dokumenten sowie Vorbereitung von Vorlagen und Präsentationen; Büromaterialverwaltung (inkl. Bedarfsermittlung und Bestellung) und Verwaltung der Merchandising-Artikel.
- Datenverwaltung und Informationsrecherche: Beschaffung, Aufbereitung, Verdichtung und Verwaltung von Informationen und Daten sowie Verwaltung von digitalen Dateien und Dokumenten.
- Veranstaltungsplanung und -organisation: Organisatorische Vor- und Nachbereitung und Unterstützung von Beratungen der Rektoratsmitglieder, ggf. Erstellung von Unterlagen nach Weisung sowie Unterstützung von zentralen Veranstaltungen der Hochschule.
- Teamunterstützung und Bürokoordination: Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern der Prorektorate und des Rektorats und Schnittstellen zu verschiedenen Abteilungen; Vertretung der Assistenz des Rektors/Rektorin sowie Inventarisierung im Bereich des Rektorats und der Prorektorate.
Das bringen Sie mit
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büro- und Verwaltungsmanagement oder im Bereich des Rechts;
- Berufserfahrung in der allgemeinen Büroorganisation, Assistenz oder im Sekretariatsbereich;
- sehr gute Kenntnisse moderner Büro- und Verwaltungsabläufe sowie im Dokumenten- und Aktenmanagement;
- sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen;
- ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise;
- hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen;
- Fähigkeit zu ebenso freundlicher wie verbindlicher Kommunikation;
- gute Englischkenntnisse.
Wir bieten
- Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten und vielfältigen Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum.
- Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung.
- Individuelle Entwicklungsgespräche und umfangreiche Weiter- und Fortbildungsangebote ermöglichen gemeinsames Wachstum.
- Ihr Wohlbefinden und Ihre Gesundheit liegen uns am Herzen. Hierfür bieten wir insbesondere flexible Arbeitsbedingungen, einen familiengerechten Arbeitsplatz und vielfältige Angebote des Hochschulgesundheitsmanagements sowie des Hochschulsports.
- Sie erhalten eine Jahressonderzahlung und haben die Möglichkeit, ein ermäßigtes Ticket für den bundesweiten Personennahverkehr (Deutschland-Jobticket) zu beziehen.
So bewerben Sie sich
Bitte bewerben Sie sich bis zum 06.08.2026 über unser Online-Formular mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Die HTWK Leipzig begrüßt Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Bei Unterrepräsentanz werden Frauen bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Eckdaten
- Vergütung: TV-L EG 5
- Arbeitszeit: Vollzeit
- Bewerbungsfrist: 06.08.2026
- Beginn: 01.01.2027
- Laufzeit: unbefristet
- Kennziffer: R 04
Kontakt: Für inhaltliche Fragen stehen Ihnen die Prorektoren, Herr Professor Klarmann und Herr Professor Derbel, sowie die Dezernentin Personal, Frau August, gern zur Verfügung.
Telefon: Prorektor für Bildung 0341 3076-8609, Prorektor für Forschung und Nachhaltigkeit 0341 3076-1148, Dezernat Personal 0341 3076-6308
Sekretariat Prorektoren (w/m/d) Arbeitgeber: Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig
Die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) bietet Ihnen als Sekretariat Prorektoren (w/m/d) eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld. Mit flexiblen Arbeitsbedingungen, umfangreichen Weiterbildungsangeboten und einem starken Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter ist die HTWK Leipzig ein hervorragender Arbeitgeber, der individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und eine familienfreundliche Atmosphäre fördert.
Kontaktdaten:
Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sekretariat Prorektoren (w/m/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig
Wenn du auf der Website von Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretariat Prorektoren (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
