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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte und optimiere unser Dokumentenmanagementsystem d.velop d.3 für eine digitale Zukunft.
- Arbeitgeber: Staatliche Hochschule Hamm-Lippstadt mit interdisziplinärem Ansatz und modernem Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, Homeoffice-Möglichkeiten und Förderung der beruflichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte digitale Prozesse und arbeite in einem innovativen Team an einer zukunftsorientierten Hochschule.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im IT-Bereich und Erfahrung mit d.velop d.3.
- Andere Informationen: Engagierte Zusammenarbeit in einem dynamischen Umfeld mit exzellenten Karrierechancen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Nah dran an der Zukunft. Die 2009 gegründete staatliche Hochschule Hamm-Lippstadt steht für interdisziplinär ausgerichtete Studiengänge mit klarer Orientierung auf aktuelle und künftige Anforderungen des Marktes. Wir bieten Studiengänge aus den Bereichen Wirtschaft, Informatik, Naturwissenschaften und Technik. Praxisbezug, Kreativität, Offenheit, Toleranz und Teamorientierung sind unser Anspruch in Forschung, Lehre und Organisation. Wir leben Modernität in allen Bereichen und freuen uns auf exzellente Köpfe und engagierte Kolleginnen und Kollegen, die im Team einer innovativen Hochschule - mitten in Nordrhein-Westfalen - mitarbeiten wollen.
Wir suchen Bewerber innen, die die vielfältigen Aufgaben und außergewöhnlichen Herausforderungen an einer Hochschule mit viel Engagement und Motivation angehen und auch in Stresssituationen den Überblick behalten.
Ihre Aufgaben:
- Administration, Konfiguration und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems d.velop d.3.
- Aufbau, Pflege und Optimierung von Ablagestrukturen, Aktenplänen und Hierarchien.
- Entwicklung von Berechtigungsstrukturen, Rollen- und Rechtekonzepten sowie Nutzergruppen und deren Umsetzung und Pflege.
- Analyse der Anforderungen aus den Fachabteilungen und fachkundige Beratung zur optimalen Abbildung von Geschäftsprozessen im DMS.
- Umsetzung von Workflows, Metadatenmodellen, Regeln sowie Automatisierungsmöglichkeiten.
- Qualitätssicherung, Durchführung von Tests, Dokumentation der Ergebnisse und kontinuierliche Optimierung der DMS-Umgebung.
- Enge Zusammenarbeit mit internen IT-Teams sowie den Abteilungen Datenschutz und Arbeitssicherheit.
- User Support für d.3 und technische Unterstützung bei Updates, Migrationen und Systemerweiterungen.
Unsere Anforderungen:
- Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom) im Bereich IT oder eine geeignete abgeschlossene Ausbildung mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung.
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit d.velop d.3, idealerweise Erfahrung in Rechte-/Strukturverwaltung.
- Fachwissen im Aufbau von Aktenplänen, der Schaffung effizienter Strukturen, der Erstellung von Vorlagen sowie in der Ausarbeitung von Workflowlogiken.
- Kenntnisse in den Bereichen Archivierung, Compliance und der Entwicklung von Berechtigungskonzepten.
- Sicherer Umgang mit Windows-Servern, Datenbanken (SQL) und Schnittstellen.
- Analytisches Denken, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Beratungs- und Kommunikationskompetenz.
- Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit und an der Optimierung digitaler Prozesse.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau).
Allgemeines zur Stelle:
- Dienstort ist Lippstadt. Regelungen zum Homeoffice sind vorhanden.
- Unbefristete Vollzeitstelle, zu besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
- Eingruppierung bis Entgeltgruppe 11 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
- Stellenbesetzungen sind auch in Teilzeit möglich.
- Die Hochschule fördert die berufliche Zukunft von Frauen und fordert entsprechend qualifizierte Frauen zur Bewerbung auf.
- Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.
Bei fachlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Laura Geschwinder gerne zur Verfügung. Fragen zum Auswahlverfahren und zu einem möglichen Beschäftigungsverhältnis beantwortet Ihnen Frau Katharina Witte.
Die Vorstellungsgespräche sind für KW 4 geplant.
Klingt das nach einer ansprechenden Perspektive für Sie? Dann reichen Sie bitte Ihre Bewerbung ausschließlich über das Online-Portal bis zum 07.01.2026 ein.
Kanzlerin der Hochschule Hamm-Lippstadt
Dezernat 4 - Personal
Marker Allee 76-78, 59063 Hamm
hshl.de Onlinebewerbung
Mitarbeiter in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d) Arbeitgeber: Hochschule Hamm-Lippstadt
Kontaktperson:
Hochschule Hamm-Lippstadt HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Mach dich mit der Hochschule und ihrer Kultur vertraut! Schau dir die Webseite an, lies über ihre Projekte und Werte. So kannst du im Vorstellungsgespräch zeigen, dass du wirklich interessiert bist und gut ins Team passt.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf typische Fragen vor! Überlege dir, wie du deine Erfahrungen mit d.velop d.3 und Dokumentenmanagementsystemen in konkreten Beispielen präsentieren kannst. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Tipp Nummer 3
Netzwerke mit anderen Bewerbern oder Mitarbeitern der Hochschule! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Manchmal erfährt man so Insider-Infos, die dir einen Vorteil verschaffen können.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Webseite! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die Chance, alle Informationen und Anforderungen genau zu beachten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, bei uns zu arbeiten. Das macht einen viel besseren Eindruck als eine standardisierte Bewerbung.
Pass deine Unterlagen an!: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben sowie deinen Lebenslauf entsprechend an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die zu den Anforderungen passen. So zeigst du, dass du die richtige Person für den Job bist!
Achte auf die Details!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Ein paar kleine Fehler können schnell einen schlechten Eindruck hinterlassen, und das wollen wir nicht.
Bewirb dich online!: Reiche deine Bewerbung bitte ausschließlich über unser Online-Portal ein. Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und sicherzustellen, dass deine Unterlagen nicht verloren gehen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Hamm-Lippstadt vorbereitest
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dir ein genaues Bild von den Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Anforderungen passen. So kannst du im Interview gezielt darauf eingehen und zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du relevante Fähigkeiten eingesetzt hast. Ob es um die Administration von DMS oder die Optimierung von Ablagestrukturen geht – konkrete Beispiele helfen dir, deine Kompetenzen anschaulich zu präsentieren.
✨Zeige Teamgeist
Da die Stelle enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, dass du deine Teamfähigkeit unter Beweis stellst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in interdisziplinären Teams betreffen. Zeige, dass du offen für Zusammenarbeit und Kommunikation bist.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Kultur der Hochschule zu erfahren. Frage nach den Werten, die dort gelebt werden, und wie das Team zusammenarbeitet. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, herauszufinden, ob die Hochschule gut zu dir passt.
