Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d)

Nah dran an der Zukunft. Die 2009 gegründete staatliche Hochschule Hamm-Lippstadt steht für interdisziplinär ausgerichtete Studiengänge mit klarer Orientierung auf aktuelle und künftige Anforderungen des Marktes. Wir bieten Studiengänge aus den Bereichen Wirtschaft, Informatik, Naturwissenschaften und Technik. Praxisbezug, Kreativität, Offenheit, Toleranz und Teamorientierung sind unser Anspruch in Forschung, Lehre und Organisation.

Wir leben Modernität in allen Bereichen und freuen uns auf exzellente Köpfe und engagierte Kolleginnen und Kollegen, die im Team einer innovativen Hochschule – mitten in Nordrhein-Westfalen – mitarbeiten wollen. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzen wir im Dezernat 5 im Sachgebiet Digitale Transformation die Stelle als Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d).

Wir suchen Bewerber*innen, die die vielfältigen Aufgaben und außergewöhnlichen Herausforderungen an einer Hochschule mit viel Engagement und Motivation angehen und auch in Stresssituationen den Überblick behalten.

Ihre Aufgaben:

• Administration, Konfiguration und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems d.velop d.3.
• Aufbau, Pflege und Optimierung von Ablagestrukturen, Aktenplänen und Hierarchien.
• Entwicklung von Berechtigungsstrukturen, Rollen- und Rechtekonzepten sowie Nutzergruppen.
• Analyse der Anforderungen aus den Fachabteilungen und fachkundige Beratung zur optimalen Abbildung von Geschäftsprozessen im DMS.
• Umsetzung von Workflows, Metadatenmodellen, Regeln sowie Automatisierungsmöglichkeiten.
• Qualitätssicherung, Durchführung von Tests, Dokumentation der Ergebnisse und kontinuierliche Optimierung der DMS-Umgebung.
• Enge Zusammenarbeit mit internen IT-Teams sowie den Abteilungen Datenschutz und Arbeitssicherheit.
• User Support für d.3 und technische Unterstützung bei Updates, Migrationen und Systemerweiterungen.

Unsere Anforderungen:

• Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom) im Bereich IT oder eine geeignete abgeschlossene Ausbildung mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung.
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit d.velop d.3, idealerweise Erfahrung in Rechte-/Strukturverwaltung.
• Fachwissen im Aufbau von Aktenplänen, der Schaffung effizienter Strukturen, der Erstellung von Vorlagen sowie in der Ausarbeitung von Workflowlogiken.
• Verständnis für den Dokumentenworkflow, Kenntnisse in Archivierung, Compliance und Entwicklung von Berechtigungskonzepten.
• Sicherer Umgang mit Windows-Servern, Datenbanken (SQL) und Schnittstellen.
• Analytisches Denken, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Beratungs- und Kommunikationskompetenz.
• Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit und Optimierung digitaler Prozesse.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau).

Allgemeines zur Stelle:

• Dienstort ist Lippstadt.
• Regelungen zum Homeoffice sind an der Hochschule vorhanden.
• Unbefristete Vollzeitstelle, zu besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
• Eingruppierung bis Entgeltgruppe 11 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
• Stellenbesetzungen sind auch in Teilzeit möglich.
• Die Hochschule fördert die berufliche Zukunft von Frauen und fordert entsprechend qualifizierte Frauen zur Bewerbung auf.
• Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.

Bei fachlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Laura Geschwinder (E-Mail: laura.geschwinder@hshl.de; Telefon: 02381/8789-7512) gerne zur Verfügung. Fragen zum Auswahlverfahren und zu einem möglichen Beschäftigungsverhältnis beantwortet Ihnen Frau Katharina Witte (E-Mail: katharina.witte@hshl.de; Telefon: 02381/8789-7412). Die Vorstellungsgespräche sind für KW 4 geplant.

Klingt das nach einer ansprechenden Perspektive für Sie? Dann reichen Sie bitte Ihre Bewerbung ausschließlich über das Online-Portal bis zum 07.01.2026 ein.