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FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte und optimiere unser Dokumentenmanagementsystem fĂĽr eine digitale Zukunft.
- Arbeitgeber: Staatliche Hochschule Hamm-Lippstadt mit interdisziplinärem Ansatz und modernem Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, Homeoffice-Möglichkeiten und Förderung der beruflichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte innovative digitale Prozesse und arbeite in einem dynamischen Team.
- GewĂĽnschte Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im IT-Bereich und Erfahrung mit d.velop d.3.
- Andere Informationen: Engagierte Frauen und Menschen mit Behinderung sind besonders willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Nah dran an der Zukunft. Die 2009 gegründete staatliche Hochschule Hamm-Lippstadt steht für interdisziplinär ausgerichtete Studiengänge mit klarer Orientierung auf aktuelle und künftige Anforderungen des Marktes. Wir bieten Studiengänge aus den Bereichen Wirtschaft, Informatik, Naturwissenschaften und Technik. Praxisbezug, Kreativität, Offenheit, Toleranz und Teamorientierung sind unser Anspruch in Forschung, Lehre und Organisation. Wir leben Modernität in allen Bereichen und freuen uns auf exzellente Köpfe und engagierte Kolleginnen und Kollegen, die im Team einer innovativen Hochschule – mitten in Nordrhein-Westfalen – mitarbeiten wollen.
Wir suchen Bewerber*innen, die die vielfältigen Aufgaben und außergewöhnlichen Herausforderungen an einer Hochschule mit viel Engagement und Motivation angehen und auch in Stresssituationen den Überblick behalten.
Ihre Aufgaben:
- Administration, Konfiguration und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems d.velop d.3.
- Aufbau, Pflege und Optimierung von Ablagestrukturen, Aktenplänen und Hierarchien.
- Entwicklung von Berechtigungsstrukturen, Rollen- und Rechtekonzepten sowie Nutzergruppen.
- Analyse der Anforderungen aus den Fachabteilungen und fachkundige Beratung zur optimalen Abbildung von Geschäftsprozessen im DMS.
- Umsetzung von Workflows, Metadatenmodellen, Regeln sowie Automatisierungsmöglichkeiten.
- Qualitätssicherung, Durchführung von Tests, Dokumentation der Ergebnisse und kontinuierliche Optimierung der DMS-Umgebung.
- Enge Zusammenarbeit mit internen IT-Teams sowie den Abteilungen Datenschutz und Arbeitssicherheit.
- User Support fĂĽr d.3 und technische UnterstĂĽtzung bei Updates, Migrationen und Systemerweiterungen.
Unsere Anforderungen:
- Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom) im Bereich IT oder eine geeignete abgeschlossene Ausbildung mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung.
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit d.velop d.3, idealerweise Erfahrung in Rechte-/Strukturverwaltung.
- Fachwissen im Aufbau von Aktenplänen, der Schaffung effizienter Strukturen, der Erstellung von Vorlagen sowie in der Ausarbeitung von Workflowlogiken.
- Kenntnisse in den Bereichen Archivierung, Compliance und der Entwicklung von Berechtigungskonzepten.
- Sicherer Umgang mit Windows-Servern, Datenbanken (SQL) und Schnittstellen.
- Analytisches Denken, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Beratungs- und Kommunikationskompetenz.
- Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit und Optimierung digitaler Prozesse.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau).
Allgemeines zur Stelle:
- Dienstort ist Lippstadt.
- Regelungen zum Homeoffice sind an der Hochschule vorhanden.
- Unbefristete Vollzeitstelle, zu besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
- Eingruppierung bis Entgeltgruppe 11 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
- Stellenbesetzungen sind auch in Teilzeit möglich.
- Die Hochschule fördert die berufliche Zukunft von Frauen und fordert entsprechend qualifizierte Frauen zur Bewerbung auf.
- Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.
Bei fachlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Laura Geschwinder (E-Mail: laura.geschwinder@hshl.de; Telefon: 02381/8789-7512) gerne zur Verfügung. Fragen zum Auswahlverfahren und zu einem möglichen Beschäftigungsverhältnis beantwortet Ihnen Frau Katharina Witte (E-Mail: katharina.witte@hshl.de; Telefon: 02381/8789-7412). Die Vorstellungsgespräche sind für KW 4 geplant.
Klingt das nach einer ansprechenden Perspektive fĂĽr Sie? Dann reichen Sie bitte Ihre Bewerbung ausschlieĂźlich ĂĽber das Online-Portal bis zum 07.01.2026 ein.
Kanzlerin der Hochschule Hamm-Lippstadt
Dezernat 4 – Personal
Marker Allee 76-78, 59063 Hamm
hshl.de
Onlinebewerbung
Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d) Arbeitgeber: Hochschule Hamm-Lippstadt
Kontaktperson:
Hochschule Hamm-Lippstadt HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d)
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze LinkedIn und Xing, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Stell Fragen, teile deine Ideen und zeig dein Interesse an der Hochschule Hamm-Lippstadt – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch
Mach dich mit den aktuellen Projekten und Werten der Hochschule vertraut. Ăśberlege dir, wie du deine Erfahrungen im Bereich DMS-Umsetzung einbringen kannst und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Sei proaktiv!
Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Webinare der Hochschule. So kannst du nicht nur dein Wissen erweitern, sondern auch direkt mit potenziellen Kollegen ins Gespräch kommen.
✨Bewirb dich über unsere Website!
Vergiss nicht, deine Bewerbung ĂĽber das Online-Portal der Hochschule einzureichen. Das zeigt, dass du die Prozesse kennst und ernsthaftes Interesse an der Stelle hast!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig und ansprechend.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass deine Unterlagen von jemandem gegenlesen, um sicherzugehen, dass alles passt.
Beziehe dich auf die Anforderungen!: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und gehe auf die geforderten Qualifikationen ein. Erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du übernehmen würdest. Das zeigt, dass du die Anforderungen ernst nimmst.
Bewirb dich online!: Vergiss nicht, deine Bewerbung ĂĽber unser Online-Portal einzureichen. Das macht es fĂĽr uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sorgt dafĂĽr, dass du alle notwendigen Informationen bereitstellst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Hamm-Lippstadt vorbereitest
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dir ein genaues Bild von den Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. So kannst du im Interview gezielt darauf eingehen und zeigen, dass du die richtige Person für die Stelle bist.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du relevante Fähigkeiten eingesetzt hast. Ob es um die Administration von DMS oder die Optimierung von Ablagestrukturen geht – konkrete Beispiele helfen dir, deine Kompetenzen zu untermauern und machen dich greifbarer für die Interviewer.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Hochschule und der Position. Du könntest zum Beispiel nach den aktuellen Herausforderungen im Bereich digitale Transformation fragen oder wie das Team strukturiert ist. So zeigst du, dass du aktiv an der Rolle interessiert bist.
✨Kommunikation und Teamarbeit betonen
Da die Stelle viel Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen erfordert, solltest du betonen, wie wichtig dir Teamarbeit ist. Teile Beispiele, in denen du erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um Probleme zu lösen oder Projekte voranzutreiben. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
