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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte und entwickle unser Dokumentenmanagementsystem d.velop d.3 für eine digitale Zukunft.
- Arbeitgeber: Staatliche Hochschule Hamm-Lippstadt – innovativ und interdisziplinär.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmöglichkeiten und ein modernes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Transformation an einer zukunftsorientierten Hochschule mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im IT-Bereich und Erfahrung mit d.velop d.3.
- Andere Informationen: Engagiertes Team mit Fokus auf interdisziplinäre Zusammenarbeit und persönliche Entwicklung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Nah dran an der Zukunft. Die 2009 gegründete staatliche Hochschule Hamm-Lippstadt steht für interdisziplinär ausgerichtete Studiengänge mit klarer Orientierung auf aktuelle und künftige Anforderungen des Marktes. Wir bieten Studiengänge aus den Bereichen Wirtschaft, Informatik, Naturwissenschaften und Technik. Praxisbezug, Kreativität, Offenheit, Toleranz und Teamorientierung sind unser Anspruch in Forschung, Lehre und Organisation.
Wir leben Modernität in allen Bereichen und freuen uns auf exzellente Köpfe und engagierte Kolleginnen und Kollegen, die im Team einer innovativen Hochschule – mitten in Nordrhein-Westfalen – mitarbeiten wollen.
Wir suchen Bewerber*innen, die die vielfältigen Aufgaben und außergewöhnlichen Herausforderungen an einer Hochschule mit viel Engagement und Motivation angehen und auch in Stresssituationen den Überblick behalten.
Ihre Aufgaben
- In Ihrer Verantwortung liegen die Administration, Konfiguration und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems d.velop d.3.
- Sie übernehmen den Aufbau, die Pflege und die Optimierung von Ablagestrukturen, Aktenplänen und Hierarchien.
- Des Weiteren entwickeln Sie Berechtigungsstrukturen, Rollen- und Rechtekonzepte sowie Nutzergruppen und sorgen für deren Umsetzung und Pflege.
- Sie analysieren die Anforderungen aus den Fachabteilungen und gewährleisten durch Ihre fachkundige Beratung, dass Geschäftsprozesse optimal im DMS abgebildet werden.
- Die Umsetzung von Workflows, Metadatenmodellen, Regeln sowie Automatisierungsmöglichkeiten gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich.
- Sie sind verantwortlich für die Qualitätssicherung, führen Tests durch, dokumentieren Ergebnisse und arbeiten kontinuierlich an der Optimierung der DMS-Umgebung.
- Ihre Rolle umfasst die enge Zusammenarbeit mit internen IT-Teams sowie den Abteilungen Datenschutz und Arbeitssicherheit.
- Zusätzlich übernehmen Sie den User Support für d.3 und leisten technische Unterstützung bei Updates, Migrationen und Systemerweiterungen.
Unsere Anforderungen
- Als Basis verfügen Sie über ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom) im Bereich IT oder alternativ über eine für die Aufgabenerledigung geeignete abgeschlossene Ausbildung verbunden mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung.
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit d.velop d.3, idealerweise mit Erfahrung in Rechte-/Strukturverwaltung sind von Vorteil.
- Sie bringen Fachwissen im Aufbau von Aktenplänen, der Schaffung effizienter Strukturen, der Erstellung von Vorlagen sowie in der Ausarbeitung von Workflowlogiken mit.
- Ihr Verständnis für den Dokumentenworkflow umfasst Kenntnisse in den Bereichen Archivierung, Compliance und der Entwicklung von Berechtigungskonzepten.
- Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit Windows-Servern, Datenbanken (SQL) und Schnittstellen.
- Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch analytisches Denken, eine strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Beratungs- und Kommunikationskompetenz aus.
- Die Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit sowie an Optimierung digitaler Prozesse stellen einen wesentlichen Teil Ihrer beruflichen Motivation dar.
- Ihr Profil runden sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau) ab.
Stellenbesetzungen sind grundsätzlich auch in Teilzeit möglich, sofern nicht im Einzelfall dienstliche Gründe entgegenstehen. Die Hochschule hat sich zum Ziel gesetzt, die berufliche Zukunft von Frauen zu fördern und fordert entsprechend qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.
Bei fachlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Laura Geschwinder gerne zur Verfügung. Fragen zum Auswahlverfahren und zu einem möglichen Beschäftigungsverhältnis beantwortet Ihnen Frau Katharina Witte. Die Vorstellungsgespräche sind für KW 4 geplant.
Klingt das nach einer ansprechenden Perspektive für Sie? Dann reichen Sie bitte Ihre Bewerbung ausschließlich über das Online-Portal bis zum 07.01.2026 ein.
Kanzlerin der Hochschule Hamm-Lippstadt
Dezernat 4 – Personal
Marker Allee 76-78,
Hamm
hshl.de
Onlinebewerbung
Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d) Arbeitgeber: Hochschule Hamm-Lippstadt
Kontaktperson:
Hochschule Hamm-Lippstadt HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Mach dich mit der Hochschule vertraut! Schau dir ihre Website an, lies über ihre Projekte und Werte. So kannst du im Vorstellungsgespräch gezielt aufzeigen, wie du zur digitalen Transformation beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf technische Fragen vor! Da die Stelle viel mit DMS und IT zu tun hat, solltest du dein Wissen über d.velop d.3 und Dokumentenmanagement auffrischen. Zeig, dass du die nötigen Skills hast, um die Herausforderungen zu meistern.
✨Tipp Nummer 3
Netzwerke mit anderen Bewerbern oder Mitarbeitern! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht gibt es sogar Alumni der Hochschule, die dir wertvolle Tipps geben können.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Unterlagen vollständig sind.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!: Wir wollen dich kennenlernen, also sei einfach du selbst! Zeig uns, was dich motiviert und warum du für die Stelle als Mitarbeiter*in eAkte/DMS-Umsetzung brennst. Authentizität kommt immer gut an!
Mach es übersichtlich!: Halte deine Bewerbung klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, dass du die richtige Person für unser Team bist.
Betone deine Erfahrungen!: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen und wie du diese in der Praxis angewendet hast. Das zeigt uns, dass du die nötigen Skills mitbringst, um bei uns durchzustarten!
Bewirb dich online!: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Online-Portal einzureichen. Das macht den Prozess für uns einfacher und schneller. Wir freuen uns darauf, deine Unterlagen zu sehen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Hamm-Lippstadt vorbereitest
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dir ein genaues Bild von den Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Anforderungen passen. So kannst du im Interview gezielt darauf eingehen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du relevante Fähigkeiten oder Erfolge gezeigt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Kompetenzen anschaulich zu präsentieren und zeigen, dass du die Herausforderungen der Stelle meistern kannst.
✨Zeige dein Interesse an digitaler Transformation
Informiere dich über aktuelle Trends und Entwicklungen im Bereich Dokumentenmanagement und digitale Transformation. Zeige im Gespräch, dass du nicht nur die technischen Aspekte verstehst, sondern auch die Bedeutung für die Hochschule und ihre Prozesse erkennst.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Hochschule. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen, die das Team aktuell bewältigen muss, oder nach den nächsten Schritten in der digitalen Transformation.
