Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für Anfragen und organisiere den reibungslosen Ablauf an der Fakultät.
- Unternehmen: Hochschule Karlsruhe, eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg.
- Vorteile: Langfristige Perspektive, flexible Arbeitszeiten und Zuschüsse für Job-Ticket und JobBike.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Hochschule mit guten Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte den Studienalltag aktiv mit und entwickle dich in einem zukunftsorientierten Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die HKA ist eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander – im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte. An der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik ist zur Verstärkung unseres Teams folgende unbefristete Stelle zu besetzen:
Kennzahl 6096 - 75 % Teilzeit
Sie sind an der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik die erste Anlaufstelle für jegliche Anfragen - sowohl von Professoren, Mitarbeitern und Studierenden, als auch von Externen. Durch die selbständige Organisation und Koordination der Abläufe in Ihrem Aufgabenbereich sorgen Sie für einen reibungslosen Tagesablauf.
Aufgabengebiet:
- Unterstützung der Fakultätsleitung durch die Übernahme vielfältiger Koordinations-, Kommunikations-, Projektunterstützungs- und Organisationsaufgaben zur erfolgreichen Durchführung verschiedener Studiengänge der Fakultät MMT (u.a. Kommunikation mit den Studierenden; Verwaltung diverser Systeme z.B. zur Prüfungsverwaltung oder Raummanagement)
- Ansprechpartner:in für Professoren, wissenschaftliche und weitere Mitarbeiter und Lehrbeauftragte der Studiengänge zu organisatorischen Fragen wie z.B. Arbeitsabläufe, Formulare etc.
- Ansprechpartner:in für studentische Hilfskräfte, inkl. Zusammenarbeit mit der Personalabteilung
- Dokumentenmanagement (inkl. Berichte und Auswertungen) der Studiengänge
- Allgemeine Büroorganisation; analoge und digitale Korrespondenz
- Erfassung und Überwachung von Terminen und Berichten
Unser Angebot:
- Langfristige Beschäftigungs- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6.
- Zuschuss zum Job Ticket BW/Deutschland-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
- Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern-Kind-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.
- Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, bis zu 40% der Gesamtarbeitszeit mobil zu arbeiten.
- Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.
- Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich oder eine für die Position vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung im Office Management
- Organisationstalent, serviceorientiert, engagiert und loyal
- hohe Kommunikationskompetenz
- sehr gute Kenntnisse in branchenüblichen EDV-Lösungen, insbesondere Microsoft-Office-Produkte
- sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Fähigkeit und Freude sowohl selbstständig als auch teamorientiert zu arbeiten
- Interesse, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen
- Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und bestehende IT-Systeme einzuarbeiten
Die Beschäftigung ist unbefristet. Bewerbungen werden ausschließlich online erbeten (über unser Bewerberportal) mit den üblichen Unterlagen – unter Angabe der Kennzahl – bis 07.06.2026.
Ansprechpartnerin für inhaltliche Fragen: Daniela Belfiore Tel.: +49 721 925-1837
Ansprechpartner Personal: Janick Troes Telefon +49 721 925-1028
Ansprechpartnerin zum Bewerbungsprozess: Sarah Flügel Telefon +49 721 925-1051
Die Hochschule Karlsruhe ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E-Mail (sbv@h-ka.de).
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerberportal!
Sekretär (m/w/d) der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik Arbeitgeber: Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft
Die Hochschule Karlsruhe ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Vielfalt, Innovation und eine familienfreundliche Kultur fördert. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten bietet die Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik eine sinnstiftende Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Umfeld. Zudem profitieren Mitarbeiter von attraktiven Zusatzleistungen wie einem Zuschuss zum Job Ticket und einer Zusatzrente, was die HKA zu einem idealen Arbeitsplatz macht.
Kontaktdaten:
Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sekretär (m/w/d) der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Kommilitonen, Professoren oder ehemaligen Praktikanten. Vielleicht kennt jemand eine offene Stelle oder kann dir wertvolle Tipps geben, wie du dich am besten präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Fakultät und ihre Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Arbeit und den Menschen dort hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Vergiss nicht, die Kennzahl anzugeben, damit wir wissen, auf welche Stelle du dich bewirbst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretär (m/w/d) der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden!
Achte auf die Details:Stell sicher, dass deine Unterlagen ordentlich und fehlerfrei sind. Eine saubere Formatierung und korrekte Rechtschreibung zeigen, dass du Wert auf Professionalität legst.
Pass deine Bewerbung an:Beziehe dich konkret auf die Anforderungen der Stelle. Erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du bei uns übernehmen würdest.
Nutze unser Bewerberportal:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Online-Bewerberportal einzureichen. Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und schnell zu bearbeiten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft vorbereitet
✨Informiere dich über die Hochschule
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Hochschule Karlsruhe und die Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik verschaffen. Schau dir die Webseite an, informiere dich über aktuelle Projekte und Studiengänge. So kannst du im Gespräch gezielt Fragen stellen und dein Interesse zeigen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationstalente und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Aufgaben des Sekretärs zu erläutern, um zu zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Präsentiere deine EDV-Kenntnisse
Da sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office gefordert sind, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Programmen betonen. Bereite dich darauf vor, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast, um Büroabläufe zu optimieren oder Projekte zu unterstützen.
✨Sei du selbst und zeige Engagement
Im Interview ist es wichtig, authentisch zu sein. Zeige deine Begeisterung für die Position und die Möglichkeit, Teil eines engagierten Teams zu werden. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen und teile deine Ideen, wie du zur Verbesserung der Abläufe beitragen könntest.
