Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team mit Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben für nachhaltige Mobilität.
- Unternehmen: Hochschule Karlsruhe, eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg.
- Vorteile: Langfristige Perspektive, flexible Arbeitszeiten, JobTicket und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Unbefristete Stelle mit tollen Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Mobilitätswende aktiv mit und arbeite in einem innovativen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbar, gute PC-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 42750 - 52250 € pro Jahr.
Die HKA ist eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander – im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte. Am Baden-Württemberg Institut für Nachhaltige Mobilität (BWIM) ist zur Verstärkung unseres Teams folgende unbefristete Stelle zu besetzen:
Aufgabengebiet:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Terminkoordination, Korrespondenzführung, Erteilung von Auskünften, selbstständige Korrespondenz bei Standardvorgängen, Erstellung von Schreiben, Vorlagen und Zuarbeiten
- Unterstützung bei Veranstaltungen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
- Mitwirkung bei der Strukturierung, Dokumentation und Aufbereitung von Arbeitsständen, Ergebnissen und Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung von Zuarbeiten für die Institutsleitung sowie stellvertretende Institutsleitung
Unser Angebot:
- Langfristige Beschäftigungs- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6.
- Zuschuss zum Job Ticket BW/Deutschland-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
- Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern-Kind-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.
- Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, bis zu 40% der Gesamtarbeitszeit mobil zu arbeiten.
- Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.
- Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss
- Erste Berufserfahrung im Sekretariat, vorzugsweise mit Erfahrung in einer Wissenschaftseinrichtung
- Sehr gute PC-Kenntnisse (u. a. Microsoft Office)
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
- Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement, hohe Eigenmotivation und Einsatzbereitschaft
- Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit, Organisationstalent, Serviceorientierung, Flexibilität, Teamfähigkeit
Die Beschäftigung ist unbefristet. Bewerbungen werden ausschließlich online erbeten (über unser Bewerberportal) mit den üblichen Unterlagen – unter Angabe der Kennzahl – bis 04.09.2026.
Ansprechpartner für inhaltliche Fragen:
- Prof. Dr.-Ing. Christoph Hupfer Tel.: +49 721 925-2666
- Prof. Dr. Claudia Hille Tel.: +49 721 925-2554
Ansprechpartnerin Personal:
- Katharina Pourvoyeur Telefon +49 721 925-2328
Ansprechpartnerin zum Bewerbungsprozess:
- Sarah Flügel Telefon +49 721 925-1051
Die Hochschule Karlsruhe ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E-Mail (sbv@h-ka.de).
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerberportal!
Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM Arbeitgeber: Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft
Als eine der größten und forschungsstärksten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg bieten wir Ihnen als W2-Professor für Medienwissenschaften ein inspirierendes Arbeitsumfeld, das von exzellenter Lehre und innovativer Forschung geprägt ist. Unsere enge Zusammenarbeit mit Unternehmen sowie unser internationales Netzwerk fördern Ihre persönliche und berufliche Entwicklung, während wir gleichzeitig Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance legen.
Kontaktdaten:
Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM bei Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM bei Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
