Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Sekretariatsaufgaben und unterstütze bei Veranstaltungen im Bereich nachhaltige Mobilität.
- Unternehmen: Hochschule Karlsruhe, ein innovatives Umfeld für zukunftsorientierte Mobilitätslösungen.
- Vorteile: Langfristige Perspektiven, flexible Arbeitszeiten und umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Hochschule mit vielen Zusatzleistungen und Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Mobilitätswende aktiv mit und arbeite in einem interdisziplinären Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und erste Erfahrung im Sekretariat.
Die Hochschule Karlsruhe ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E-Mail (sbv@h-ka.de).
Am Baden-Württemberg Institut für Nachhaltige Mobilität (BWIM) ist zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen: Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM Kennzahl 6138 100 % Vollzeit.
Das Baden-Württemberg Institut für Nachhaltige Mobilität (BWIM) ist der unabhängige Think- und Do-Tank zur aktiven Gestaltung der Mobilitätswende und entwickelt Strategien und Lösungsansätze für eine zukunftsfähige Mobilität in Stadt und Land: drittinteressenfrei und wissensbasiert. Dafür bündelt das BWIM als Forschungs- und Transferschnittstelle die Kompetenzen von neun Professuren an fünf Hochschulen mit einem interdisziplinären Team, u.a. aus Verkehrsplanung, Mobilitätsmanagement, Stadtplanung, Transportlogistik, Soziologie, Programmierung, Philosophie und Kommunikation.
Aufgabengebiet:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Terminkoordination, Korrespondenzführung, Erteilung von Auskünften, selbstständige Korrespondenz bei Standardvorgängen, Erstellung von Schreiben, Vorlagen und Zuarbeiten
- Unterstützung bei Veranstaltungen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
- Mitwirkung bei der Strukturierung, Dokumentation und Aufbereitung von Arbeitsständen, Ergebnissen und Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung von Zuarbeiten für die Institutsleitung sowie stellvertretende Institutsleitung
Unser Angebot:
- Langfristige Beschäftigungs- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6 TV-L.
- Zuschuss zum Job Ticket BW/Deutschland-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
- Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern-Kind-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.
- Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, bis zu 40% der Gesamtarbeitszeit mobil zu arbeiten.
- Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.
- Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss
- Erste Berufserfahrung im Sekretariat, vorzugsweise mit Erfahrung in einer Wissenschaftseinrichtung
- Sehr gute PC-Kenntnisse (u. a. Microsoft Office)
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
- Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement, hohe Eigenmotivation und Einsatzbereitschaft
- Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit, Organisationstalent, Serviceorientierung, Flexibilität, Teamfähigkeit
Die Beschäftigung ist unbefristet.
Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM Arbeitgeber: Hochschule Karlsruhe
Die Hochschule Karlsruhe bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und kreative Ideen geschätzt werden. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und umfassenden Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule, unterstützt sie die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter. Hier haben Sie die Chance, in einem zukunftsorientierten Umfeld sinnstiftende Kommunikation zu gestalten und aktiv zur Sichtbarkeit der Hochschule beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Hochschule Karlsruhe
Wenn du auf der Website von Hochschule Karlsruhe stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Hochschule Karlsruhe erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Karlsruhe vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
