Sachbearbeiter:in im Studienbüro (m/w/d)
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Sachbearbeiter:in im Studienbüro (m/w/d)

Sachbearbeiter:in im Studienbüro (m/w/d)

Wiesbaden Vollzeit 36000 - 60000 € / Jahr (geschätzt) Kein Home Office möglich
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Auf einen Blick

  • Aufgaben: Verwalte Abschlussdokumente und unterstütze bei der Digitalisierung von Prozessen.
  • Arbeitgeber: Die Hochschule RheinMain ist eine vielfältige, weltoffene Institution mit über 12.200 Studierenden.
  • Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
  • Warum dieser Job: Erlebe ein abwechslungsreiches Umfeld mit Mehrwert und einem engagierten Team.
  • Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im kaufmännischen Bereich; gute Microsoft Office-Kenntnisse erforderlich.
  • Andere Informationen: Unbefristete Anstellung mit transparenten Entgeltstrukturen und betrieblicher Altersvorsorge.

Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.

Die Hochschule RheinMain als Hochschule für angewandte Wissenschaften mit ihren Studienorten Wiesbaden und Rüsselsheim versteht sich als weltoffene, vielfältige Hochschule. Sie ist anerkannt für ihre wissenschaftlich fundierte und berufsqualifizierende Lehre sowie für ihre anwendungsbezogene Forschung, die eng mit der Lehre verzahnt ist. Insgesamt studieren an der Hochschule RheinMain rund 12.200 Studierende. Die Hochschule RheinMain beschäftigt rund 1.200 Mitarbeiter:innen, davon ca. 280 Professor:innen.

Umfang: 50 %
Vergütung: EG 9a TV-Hessen
Befristung: unbefristet
Dienstort: Wiesbaden; Bereitschaft zum Einsatz an allen Standorten der Hochschule wird erwartet
Eintritt: zum frühestmöglichen Zeitpunkt
Kennziffer: HV-M-35/25
Bewerbungsfrist: 02.07.2025
Kontakt: Martina Groß-Voigt; martina.gross-voigt(at)hs-rm.de

  • Finale Bearbeitung der Abschlussdokumente inklusive Evaluierung und Optimierung des Prozesses sowie der Erstellung von Beglaubigungen, Zweitschriften und Apostillen
  • Vorbereitung und Implementierung eines Prozesses, um Abschlussdokumente digital erstellen und aufbewahren zu können
  • Mitarbeit bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und spätere Administration eines solchen im Sachgebiet
  • Bearbeitung der Anträge für die GenerationenUni
  • Unterstützung bei der Erstellung der StudentCards und Zweitausfertigungen
  • Bearbeitung telefonischer, persönlicher und schriftlicher Anfragen zum Aufgabenbereich

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium in einem einschlägigen (kaufmännisch, administrativ) Bereich; alternativ erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium mit mindestens 2-jähriger Berufserfahrung im kaufmännischen/administrativen Bereich.
Kenntnisse der rechtlichen Grundlagen des Studiums und des Hochschulzugangs in Hessen sind von Vorteil.
Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office-Standard-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook.
Digitale Affinität.
Organisationsentwicklungskenntnisse sind wünschenswert.
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Gute organisatorische Fähigkeiten und soziale Kompetenzen.
Gute Team- und Kommunikationsfähigkeiten.
Verantwortungsbewusstsein und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten.
Engagement und Dienstleistungsorientierung.

Unbefristetes Beschäftigungsverhältnis.
Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitregelungen sowie Möglichkeit zur mobilen Arbeit.
Aufgaben mit Mehrwert in einem abwechslungsreichen Umfeld.
Umfangreiche und vielseitige Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten.
Betriebliches Gesundheitsmanagement, inkl. Employee Assistance Program (EAP) und ein vielfältiges Hochschulsportangebot.
Transparente Entgeltstruktur, Kinderzulage sowie betriebliche Altersvorsorge.
Landesticket Hessen zur kostenfreien Nutzung des ÖPNV.

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Kontaktperson:

Hochschule RheinMain HR Team

StudySmarter Bewerbungstipps 🤫

So bekommst du den Job: Sachbearbeiter:in im Studienbüro (m/w/d)

Tip Nummer 1

Informiere dich über die Hochschule RheinMain und ihre Werte. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Philosophie der Hochschule verstehst und schätzt, insbesondere die Bedeutung von Vielfalt und angewandter Wissenschaft.

Tip Nummer 2

Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu geben. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich Prozesse optimiert oder Dokumentenmanagementsysteme implementiert hast.

Tip Nummer 3

Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Hochschule und die Abteilung I.2 - Studienbüro zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat und dir wertvolle Einblicke geben kann.

Tip Nummer 4

Zeige deine digitale Affinität, indem du dich mit den neuesten Trends im Dokumentenmanagement und digitalen Prozessen vertraut machst. Bereite dich darauf vor, wie du diese Kenntnisse in die Position einbringen kannst.

Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter:in im Studienbüro (m/w/d)

Analytische Fähigkeiten
Aufmerksamkeit für Details
Kenntnisse der rechtlichen Grundlagen des Studiums
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
Digitale Affinität
Organisationsentwicklungskompetenzen
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Organisationstalent
Soziale Kompetenzen
Teamfähigkeit
Kommunikationsfähigkeiten
Verantwortungsbewusstsein
Selbstständiges Arbeiten
Engagement und Dienstleistungsorientierung

Tipps für deine Bewerbung 🫡

Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Hochschule RheinMain. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über die Studiengänge, die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen für die Stelle zu erfahren.

Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle als Sachbearbeiter:in im Studienbüro zugeschnitten sind. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die du in der Ausschreibung gefunden hast.

Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position und die Hochschule ausdrückst. Gehe darauf ein, wie deine Qualifikationen und Erfahrungen zur Verbesserung der Prozesse im Studienbüro beitragen können.

Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von einer anderen Person Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte besonders auf Grammatik und Rechtschreibung, da dies einen professionellen Eindruck hinterlässt.

Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule RheinMain vorbereitest

Informiere dich über die Hochschule

Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Hochschule RheinMain informieren. Verstehe ihre Werte, Programme und die spezifischen Anforderungen der Stelle im Studienbüro. Dies zeigt dein Interesse und deine Motivation.

Bereite Beispiele vor

Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine digitale Affinität unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Aufgaben des Studienbüros zu erläutern.

Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten

Da die Stelle viel Kontakt mit Studierenden und anderen Mitarbeitern erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten demonstrierst. Übe, klar und präzise zu sprechen und auf Fragen einzugehen.

Frage nach den nächsten Schritten

Am Ende des Interviews kannst du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über den Zeitrahmen zu erfahren.

Sachbearbeiter:in im Studienbüro (m/w/d)
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