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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Abschlussdokumente und unterstütze bei digitalen Prozessen im Studienbüro.
- Arbeitgeber: Die Hochschule RheinMain ist eine innovative, vielfältige Bildungseinrichtung mit über 12.200 Studierenden.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Erlebe ein abwechslungsreiches Umfeld mit Mehrwert und sozialer Verantwortung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im kaufmännischen Bereich; gute Microsoft Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Unbefristete Anstellung mit transparentem Gehalt und Kinderzulage.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Hochschule RheinMain als Hochschule für angewandte Wissenschaften mit ihren Studienorten Wiesbaden und Rüsselsheim versteht sich als weltoffene, vielfältige Hochschule. Sie ist anerkannt für ihre wissenschaftlich fundierte und berufsqualifizierende Lehre sowie für ihre anwendungsbezogene Forschung, die eng mit der Lehre verzahnt ist. Insgesamt studieren an der Hochschule RheinMain rund 12.200 Studierende. Die Hochschule RheinMain beschäftigt rund 1.200 Mitarbeiter:innen, davon ca. 280 Professor:innen.
Verstärken Sie unsere Hochschule in der Abteilung I.2 - Studienbüro als Sachbearbeiter:in im Studienbüro (m/w/d).
- Umfang: 50 %
- Vergütung: EG 9a TV-Hessen
- Befristung: unbefristet
- Dienstort: Wiesbaden; Bereitschaft zum Einsatz an allen Standorten der Hochschule wird erwartet
- Eintritt: zum frühestmöglichen Zeitpunkt
- Kennziffer: HV-M-35/25
- Bewerbungsfrist: 02.07.2025
- Kontakt: Martina Groß-Voigt; martina.gross-voigt(at)hs-rm.de
Aufgaben:
- Finale Bearbeitung der Abschlussdokumente inklusive Evaluierung und Optimierung des Prozesses sowie der Erstellung von Beglaubigungen, Zweitschriften und Apostillen
- Vorbereitung und Implementierung eines Prozesses, um Abschlussdokumente digital erstellen und aufbewahren zu können
- Mitarbeit bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und spätere Administration eines solchen im Sachgebiet
- Bearbeitung der Anträge für die GenerationenUni
- Unterstützung bei der Erstellung der StudentCards und Zweitausfertigungen
- Bearbeitung telefonischer, persönlicher und schriftlicher Anfragen zum Aufgabenbereich
Voraussetzungen:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium in einem einschlägigen (kaufmännisch, administrativ) Bereich; alternativ erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium mit mindestens 2-jähriger Berufserfahrung im kaufmännischen/administrativen Bereich
- Kenntnisse der rechtlichen Grundlagen des Studiums und des Hochschulzugangs in Hessen sind von Vorteil
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office-Standard-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook
- Digitale Affinität
- Organisationsentwicklungskenntnisse sind wünschenswert
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute organisatorische Fähigkeiten und soziale Kompetenzen
- Gute Team- und Kommunikationsfähigkeiten
- Verantwortungsbewusstsein und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten
- Engagement und Dienstleistungsorientierung
Wir bieten:
- Unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitregelungen sowie Möglichkeit zur mobilen Arbeit
- Aufgaben mit Mehrwert in einem abwechslungsreichen Umfeld
- Umfangreiche und vielseitige Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement, inkl. Employee Assistance Program (EAP) und ein vielfältiges Hochschulsportangebot
- Transparente Entgeltstruktur, Kinderzulage sowie betriebliche Altersvorsorge
- Landesticket Hessen zur kostenfreien Nutzung des ÖPNV
Sachbearbeiter:in im Studienbüro (m/w/d) Arbeitgeber: Hochschule RheinMain
Kontaktperson:
Hochschule RheinMain HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter:in im Studienbüro (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Hochschule RheinMain und ihre Werte. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Philosophie der Hochschule verstehst und schätzt, insbesondere die Bedeutung von Vielfalt und angewandter Wissenschaft.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu geben. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich Prozesse optimiert oder Dokumente verwaltet hast, um deine Eignung für die Stelle zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Hochschule und die Abteilung I.2 - Studienbüro zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine digitale Affinität, indem du dich mit aktuellen Trends im Dokumentenmanagement und digitalen Prozessen vertraut machst. Dies könnte ein entscheidender Vorteil sein, da die Hochschule an der Implementierung eines neuen Systems arbeitet.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter:in im Studienbüro (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Anforderungen heraus: Gehe in deinem Anschreiben gezielt auf die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen ein. Zeige, wie deine Ausbildung oder Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich zu den Aufgaben der Stelle passt.
Betone digitale Affinität: Da die Hochschule Wert auf digitale Prozesse legt, solltest du deine Erfahrungen mit digitalen Tools und Systemen hervorheben. Erwähne spezifische Programme, die du beherrschst, insbesondere Microsoft Office-Anwendungen.
Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben: Erkläre, warum du dich für die Position im Studienbüro interessierst und was dich an der Hochschule RheinMain reizt. Betone dein Engagement und deine Dienstleistungsorientierung.
Prüfe deine Sprachkenntnisse: Achte darauf, dass deine Deutsch- und Englischkenntnisse in deinem Lebenslauf klar dargestellt sind. Wenn möglich, füge Nachweise oder Zertifikate bei, um deine Sprachfähigkeiten zu untermauern.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule RheinMain vorbereitest
✨Informiere dich über die Hochschule
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Hochschule RheinMain informieren. Verstehe ihre Werte, Programme und die spezifischen Anforderungen der Stelle im Studienbüro. Dies zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine digitale Affinität unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Aufgaben im Studienbüro zu erläutern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und mehr über die Arbeitsweise im Studienbüro erfahren möchtest.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle gute Kommunikationsfähigkeiten erfordert, achte darauf, während des Interviews klar und präzise zu sprechen. Zeige, dass du sowohl schriftlich als auch mündlich gut kommunizieren kannst, indem du deine Antworten strukturiert und verständlich formulierst.
