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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und unterstütze das Sekretariat in verschiedenen administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die Hochschule Zittau/Görlitz bietet eine dynamische Umgebung für Natur- und Umweltwissenschaften.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Sozialleistungen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem spannenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich oder vergleichbare Erfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen sind bis zum 08.08.2025 per E-Mail einzureichen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sekretär/in (m/w/d) – Kennwort: 29-2025 Sekretariat F-N – Hochschule Zittau/Görlitz • Zittau Beschäftigungsart: Vollzeit Tätigkeitsmerkmale: Analysieren Kontrollieren Organisieren Dokumentieren Arbeitsbeginn: 01.09.2025 Ende der Bewerbungsfrist: 08.08.2025 Stellenbeschreibung An der Hochschule Zittau/Görlitz, Fakultät Natur- und Umweltwissenschaften, ist zum 01.09.2025 eine Vollzeitstelle (40 Stunden/Woche) als Sekretär/in (m/w/d) – Kennwort: 29-2025 Sekretariat F-N – unbefristet zu besetzen. Der/die StelleninhaberIn hat insbesondere folgende Aufgaben : Allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere Organisation der Arbeitsabläufe und Ausführung des operativen Geschäftsverkehrs im Sekretariat, Aktenablage und -registratur, Besuchermanagement, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Beratungen, Veranstaltungen, Tagungen etc., administrative und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, administrative Unterstützung im Prozessmanagement und zur Digitalisierung von Geschäftsabläufen. Administrative Unterstützung bei struktur- und dekanatsspezifischen Arbeitsvorgängen und Aufgaben bei der Bewältigung und Organisation des Wissenschaftsbetriebes der Fakultät Natur- und Umweltwissenschaften, bei der Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen, Stunden- und Kapazitätsplanungen und Studierendenverwaltung, bei der Erstellung von Geschäftsbriefen, Berichten, Protokollen und Präsentationen, bei der Erstellung und Digitalisierung von Unterlagen, Anleitungen und anderen Hilfsmitteln für Lehre und Forschung. Es werden folgende Kenntnisse und Fähigkeiten vorausgesetzt: Abgeschlossene Ausbildung zur Fachangestellten für Bürokommunikation oder mit vergleichbarer verwaltungsbezogener Ausrichtung bzw. mehrjährige einschlägige Fachkenntnisse mit Bezug zum Aufgabengebiet, ausgeprägte Kenntnisse in der Büroorganisation, in der Anwendung von moderner und einschlägiger Kommunikationstechnik und -software digitale Kompetenzen in der Anpassung und Neuausrichtung von Verwaltungsprozessen, sehr gute Kommunikations- und Lösungsfindungskompetenz (mündlich und schriftlich) einschließlich Kenntnisse der geltenden DIN-Regeln, hohe Sensibilität in der Kommunikation mit internen und externen Zielgruppen, anwendungsbereite Sprachkenntnisse in Englisch, ggf. weitere Fremdsprachenkenntnisse. Darüber hinaus sind wünschenswert: Kenntnisse rechtlicher Grundlagen und Rahmenbedingungen an sächsischen Hochschulen, Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung und Registratur, Interesse an neuen Trends und Technologien zum Aufgabengebiet für die Anwendung in der Hochschule. Wir erwarten von Ihnen: Ausgeprägte Kompetenzen in der Büroorganisation (selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise), Lern- und Einarbeitungsbereitschaft sowie Interesse, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln, Kreativität, Flexibilität und Mobilität (zeitlich und räumlich), freundliches, zielgruppenspezifisches Auftreten, Engagement, Zuverlässigkeit und Flexibilität. Wir bieten Ihnen: ein interessantes und anspruchsvolles Tätigkeitsfeld, flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung, persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Fort- und Weiterbildung, attraktive Sozialleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen), ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten zur betrieblichen Gesundheitsförderung sowie die Möglichkeit zur Nutzung eines Jobtickets. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TV-L. Die 1. Tätigkeitsstätte ist Zittau. Die Hochschule Zittau/ Görlitz strebt eine ausgewogene Personalstruktur an und begrüßt daher die Bewerbung von Personen jeglichen Geschlechts. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Konnten wir Ihr Interesse wecken? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse) bis zum 08.08.2025 (Posteingang) per E-Mail an: (Dokumente ausschließlich im pdf-Format) Wir bitten darum, von postalischen Bewerbungen1 möglichst abzusehen (eine Rücksendung von Bewerbungsunterlagen ist nicht möglich). Kosten, die Ihnen im Laufe des Auswahlverfahrens entstehen, können nicht erstattet werden. Bei fachlichen Rückfragen wenden Sie sich bitte an den Dekan der Fakultät, Herrn Prof. Dr. rer. nat. habil. Thomas Wiegert ( T.Wiegert@hszg.de , Tel.: 03583/612-4675). Weitere Informationen zur Hochschule finden Sie unter www.hszg.de bzw. zur Fakultät unter https://fn.hszg.de . [1] Postanschrift: Hochschule Zittau/Görlitz, Dezernat Personal und Recht, Theodor-Körner-Allee 16, 02763 Zittau Arbeitsort(e): Theodor-Körner-Allee 16 – 02763 Zittau Angaben zum Gehalt: Gehalt (brutto): Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TV-L. zzgl. Prämien/Provisionen o.ä.: Jahressonderzahlung Geeignete Berufe / Abschlüsse Fachangestellter/Fachangestellte für Bürokommunikation Staatlich geprüfter Fachmann/Staatlich geprüfte Fachfrau für Bürokommunikation Sekretär/Sekretärin Fremdsprachen: Englisch Berufserfahrung: 1-3 Besondere Leistungen für Mitarbeiter Gesundheitsmaßnahmen vermögenswirksame Leistungen betriebliche Altersvorsorge regelmäßige Weiterbildung flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
Sekretär/in (m/w/d) - Kennwort: 29-2025 Sekretariat F-N - Arbeitgeber: Hochschule Zittau/Görlitz
Kontaktperson:
Hochschule Zittau/Görlitz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär/in (m/w/d) - Kennwort: 29-2025 Sekretariat F-N -
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Hochschule Zittau/Görlitz und ihre Fakultät für Natur- und Umweltwissenschaften. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele der Hochschule verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Sekretariatsposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationskompetenz unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Hochschule. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur geben und dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 4
Zeige während des Interviews deine Flexibilität und Lernbereitschaft. Betone, dass du bereit bist, dich in neue Technologien und Trends einzuarbeiten, um die Büroorganisation zu optimieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär/in (m/w/d) - Kennwort: 29-2025 Sekretariat F-N -
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenbeschreibung sorgfältig zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle als Sekretär/in an der Hochschule Zittau/Görlitz unterstreicht. Gehe auf spezifische Anforderungen ein und erläutere, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die für die Position wichtig sind, wie Büroorganisation, Kommunikationsfähigkeiten und digitale Kompetenzen.
Dokumente im richtigen Format einreichen: Stelle sicher, dass alle Dokumente im geforderten PDF-Format eingereicht werden. Überprüfe, ob dein Lebenslauf, Anschreiben und alle anderen Unterlagen vollständig und gut formatiert sind, bevor du sie versendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Zittau/Görlitz vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Aufgaben passen und bereite konkrete Beispiele vor.
✨Kenntnisse der Büroorganisation
Da die Stelle umfangreiche Kenntnisse in der Büroorganisation erfordert, solltest du dich darauf vorbereiten, deine Erfahrungen in diesem Bereich zu erläutern. Sei bereit, über deine Methoden zur Organisation von Arbeitsabläufen und Dokumentenmanagement zu sprechen.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Die Position erfordert sehr gute Kommunikationsfähigkeiten. Übe, klar und präzise zu kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsstrategien und -techniken betreffen.
✨Interesse an Weiterbildung zeigen
Zeige während des Interviews dein Interesse an persönlicher und fachlicher Weiterentwicklung. Sprich darüber, welche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten du in der Vergangenheit genutzt hast und welche Themen dich besonders interessieren.