Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Projektfinanzen und arbeite eng mit Projektleitern zusammen.
- Unternehmen: Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart, führend in Hochleistungsrechnen und KI-Forschung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub, Zuschuss für Nahverkehr und Job-Bike-Leasing.
- Weitere Informationen: Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Erhalte spannende Einblicke in wissenschaftliches Arbeiten und das Management von Forschungsprojekten.
- Qualifikationen: Berufsausbildung oder Erfahrung in Projektfinanzen, gute MS-Office Kenntnisse, insbesondere Excel.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Das Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (HLRS) ist Deutschlands erstes Bundeshöchstleistungsrechenzentrum. Es betreibt einen der schnellsten Supercomputer der Welt und bietet Universitäten und Forschungseinrichtungen sowie industriellen Partnern die Nutzung von Höchstleistungsrechnern an. Weiterhin nimmt das HLRS in den Forschungsbereichen Paralleles Rechnen, Cloud Computing sowie Big Data und Künstliche Intelligenz weltweit eine Spitzenposition ein und ist maßgeblich an internationalen und nationalen Forschungsprojekten beteiligt.
Die Abteilung Verwaltung des HLRS betreut aktuell mehrere nationale (MWK, BMBF, DFG) und europäische Projekte (HEU, EuroHPC Joint Undertaking) und sucht hierfür zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen Mitarbeiter:in für die Verwaltung der Projektfinanzen (m/w/d, bis zu TV-L 9a, 100%) HLRS_18_2026.
Ihre Aufgaben:
- Sie arbeiten eng mit den Projektleitern und Projektbeteiligten zusammen und legen eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise an den Tag und organisieren Ihre Arbeitsabläufe unter Einhaltung von projektbezogenen Fristen.
- Die Drittmittelverwaltung umfasst insbesondere:
- Begleitung von Projektanträgen über die Budgetüberwachung bis hin zu Aufstockungen und Projektabrechnungen,
- Verständnis für die Regelungen und Vorschriften für die Forschungsförderung und Zuwendungsbescheide,
- Personalkostenkalkulationen sowie Personalplanung zusammen mit den Projektleitenden,
- eigenständige Erstellung von Mittelabrufen, Mittelumwidmungen sowie Mittelverschiebungen,
- Belegbuchungen im zentralen Rechnungssystem der Universität Stuttgart sowie im SAP des HLRS,
- Bearbeitung von Reisekostenanträgen, Abschlagzahlungen und Abrechnungen,
- Projektcontrolling und Budgetverantwortung.
Wir erwarten von Ihnen folgendes Profil:
- abgeschlossene Berufsausbildung mit Berufserfahrung oder ausgewiesene Berufserfahrung auf vergleichbarer Stelle
- Erfahrung in der Abwicklung von Projekten und Projektfinanzen, idealerweise im Wissenschaftsbetrieb einer Universität oder außeruniversitären Forschungseinrichtung
- Kenntnisse der kaufmännischen Buchhaltung, idealerweise SAP oder Bereitschaft SAP zu erlernen (Weiterbildungen werden ermöglicht und explizit unterstützt)
- Gute MS-Office Kenntnisse, insbesondere Excel
- Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit
- Sie arbeiten terminorientiert, selbstständig und pragmatisch
- gute Deutschkenntnisse
Ihr Profil wird idealerweise ergänzt durch:
- gute Englischkenntnisse
- Lösungsorientierte Arbeitsweise
- Erfahrung mit dem Projektverwaltungstool ProfiOnline des Bundes
- Erfahrung mit der Antragsstellung in Easyonline des Bundes
- Erfahrung in der administrativen Begleitung von Forschungsanträgen beim Bund, Land oder der EU
- Offenheit und Neugierde auf neues Wissen
- Erfahrung bei der Erstellung und Nutzung von Makros in Excel
Wir bieten:
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten als Schnittstelle zwischen der Verwaltung des HLRS und den Fachabteilungen
- Spannende Einblicke in wissenschaftliches Arbeiten und das Management von Forschungsprojekten
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell und der Möglichkeit von Freizeitausgleich zusätzlich zu den regulären 30 Tagen Urlaub
- Attraktive Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes
- Zuschuss von 25 € monatlich zum öffentlichen Nahverkehr sowie Möglichkeit des Job-Bike-Leasing
- vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Sportangebote der Universität Stuttgart
- Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV-L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultierenden Aufgabenstellung bis TV-L 9a.
Es handelt sich um eine Stelle im nichtwissenschaftlichen Bereich. Die Einstellung erfolgt anteilig zu 50% unbefristet und zu 50% befristet gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zunächst bis 31.03.2029. Die Befristung ist an die Verfügbarkeit der Drittmittel gebunden. Eine Weiterbeschäftigung wird im Rahmen von Folgeprojekten angestrebt.
Haben Sie noch Fragen zu den Tätigkeiten? Dann senden Sie bitte eine E-Mail an. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung! Diese sollte ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf, Ihre Zeugnisse und Urkunden der Hochschulabschlüsse und relevante Arbeitszeugnisse sowie Referenzen umfassen. Bitte senden Sie die Bewerbung per E-Mail (als eine PDF-Datei) bis zum 28.06.2026, mit dem Betreff "HLRS_18_2026" an: .
Die Universität Stuttgart möchte den Anteil von Frauen im wissenschaftlichen/wissenschaftsunterstützenden Bereich erhöhen und ist deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung der wissenschaftlichen/nichtwissenschaftlichen Mitarbeiter:innen erfolgt durch die Zentrale Verwaltung der Universität Stuttgart (Rektoramt).
Mitarbeiter:in für die Verwaltung der Projektfinanzen (m/w/d) Arbeitgeber: Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (hlrs)
Das Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (HLRS) bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die es Mitarbeitenden ermöglicht, an der Spitze der Forschung in Bereichen wie Künstliche Intelligenz und Cloud Computing zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeiten, attraktiven Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten fördert das HLRS nicht nur die berufliche Entwicklung, sondern auch eine ausgewogene Work-Life-Balance. Zudem profitieren Sie von einem inspirierenden Umfeld, das den Austausch mit führenden Universitäten und Forschungseinrichtungen ermöglicht.
Kontaktdaten:
Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (hlrs) Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter:in für die Verwaltung der Projektfinanzen (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit Leuten aus der Branche zu verbinden. Oft erfährt man so von Stellenangeboten, die noch nicht veröffentlicht sind.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar strukturierst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie deine Erfahrungen dazu passen.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle siehst, bewirb dich direkt über unsere Website. Warte nicht darauf, dass die perfekte Gelegenheit zu dir kommt – mach den ersten Schritt!
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen. Informiere dich über aktuelle Projekte und Entwicklungen im HLRS und bringe diese in deinem Gespräch ein, um dein Interesse zu unterstreichen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter:in für die Verwaltung der Projektfinanzen (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle bist! Erzähl uns von deinen Erfahrungen und wie sie zu den Anforderungen passen. Ein bisschen Persönlichkeit schadet nie!
Lebenslauf auf Vordermann bringen:Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu der Position passen, und vergiss nicht, deine Kenntnisse in MS-Office und SAP zu erwähnen!
Zeugnisse und Referenzen nicht vergessen:Stell sicher, dass du alle relevanten Zeugnisse und Urkunden beilegst. Wenn du Referenzen hast, die deine Fähigkeiten unterstreichen, pack sie mit in die Bewerbung – das gibt uns einen besseren Eindruck von dir!
Bewerbung über unsere Website einreichen:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle kommt und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (hlrs) vorbereitet
✨Verstehe die Projektfinanzen
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Projektfinanzen vertraut. Lies dir die gängigen Vorschriften und Regelungen für Forschungsförderung durch, damit du im Interview zeigen kannst, dass du die Materie beherrschst.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Verwaltung von Projektfinanzen unter Beweis stellen. Zeige, wie du Budgetüberwachungen oder Mittelabrufe erfolgreich durchgeführt hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Stelle enge Zusammenarbeit mit Projektleitern erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen in der Teamarbeit zu sprechen. Betone, wie du in der Vergangenheit effektiv mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Arbeitsweise des HLRS und die spezifischen Herausforderungen der Rolle zu erfahren.
