Learning and Development Team and Event Coordinator (m/w/d)

Über Hogan Lovells

Hogan Lovells ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten mit mehr als 45 Büros weltweit. In Deutschland sind wir mit Büros in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg und München vertreten. Unsere Mandant*innen unterstützen wir mit verständlicher, praxisorientierter und genau auf sie zugeschnittener Rechtsberatung – für alle Fragestellungen.

Es gibt eine Dynamik in unserer Kanzlei, die uns antreibt. Wir alle tragen dazu bei. Gemeinsam wachsen, einander helfen. Teamgeist, Freiräume, Ambitionen. Der Wunsch, neue Herausforderungen mit Freude anzugehen. Der Wille, Probleme zu erkennen und zu lösen, noch bevor sie zu solchen werden. Das ist es, was uns ausmacht.

Zur Verstärkung unseres international tätigen Teams Learning & Development suchen wir für unseren Standort in München zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Learning and Development Team and Event Coordinator (m/w/d)

Vollzeit / unbefristet

Das EMEA L&D Team ist mit Büros in London, Birmingham, München und Johannesburg vertreten und unterstützt die Personalstrategie des Unternehmens durch eine Reihe von Präsenzprogrammen, virtuellen Workshops, Coaching, Mentoring, Online-Learning und anderen Möglichkeiten der Karriereentwicklung.

Diese Aufgaben warten auf Sie:

• Unterstützung unserer Programmmanager bei der Durchführung internationaler Lern- und Entwicklungsveranstaltungen, einschließlich Präsenzveranstaltungen und virtueller Workshops für 20-100 Anwälte (Unterstützung vor, während und nach den Veranstaltungen)
• Zusammenarbeit mit internen und externen mitwirkenden Personen (Trainern, Coaches, Moderatoren, Fachexperten etc.)
• Koordination von externen Dienstleistern (Eventlocations, Hotels, Restaurants, Catering, Stadtführer, Busunternehmen etc.)
• Zusammenarbeit mit anderen Koordinatoren/Administratoren im Learning and Development Team sowie mit anderen internen Teams (HR, Designteam, Buchhaltung, Eventmanagement und Rezeption, Druckerei)
• Überwachung des Einladungsprozesses (Auswahl, Verfolgung und Kommunikation mit den Eingeladenen über das Learning Management System (Cornerstone) zusammen mit Systemadministratoren und Programmmanagern)
• Kommunikation mit Teilnehmern, Mitwirkenden und dem Management (einschließlich Erstellen und Versenden von Einladungen für Veranstaltungen, Newsletter, Berichte, Verwalten von Teamkalendern, Beantworten von Fragen der Teilnehmer zur Logistik)
• Vorbereitung von Schulungsmaterialien (Namensschilder, digitale und physische Arbeitsmappen, Agenden, Power-Point-Präsentationen, Handouts, Flyer, Gruppenkanal auf MS Teams etc.)
• Mitwirkung während der Durchführung von virtuellen und persönlichen Schulungsveranstaltungen, um die höchste Qualität für Teilnehmer und Mitwirkende zu gewährleisten
• Mitarbeit bei der Erstellung von Feedback-Umfragen und Jahres-Reports
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen als Schnittstelle zur Abteilung für Buchhaltung
• Datenpflege (Dokumentation der Teilnahmen auf unserem Learning Management System (Cornerstone) sowie Pflege anderer Datenbanken)
• Terminplanung für Schulungsveranstaltungen
• Überwachung des elektronischen Ablagesystems (Dokumenten und Ordnermanagement)
• Erstellung von Social-Media-Inhalten (LinkedIn)
• Unterstützung bei der Aktualisierung unserer internen Broschüren und des Intranet-Auftritts (Verfassen von Texten, Bearbeiten von Layouts etc.)
• Übernahme zusätzlicher Aufgaben oder Verantwortlichkeiten, die in den Bereich der Stellenbeschreibung oder in Übereinstimmung mit den betrieblichen Anforderungen fallen
• Alle Mitglieder der Kanzlei nehmen an unserem Responsible Business Programm teil

Diese Qualitäten bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Veranstaltungen, Büro, Hotelfach, Hospitality, Tourismus o.ä. mit zusätzlich 2+ Jahren Berufserfahrung oder Bachelor in Event- oder Tourismusmanagement, Betriebswirtschaft, Pädagogik o.ä. mit 1+ Jahren Berufserfahrung
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Power Point, Excel, Word)
• Sehr gute Kenntnisse in Zoom und MS Teams
• Erfahrung im Bereich Learning and Development sowie in Professional Service Firms (Kanzlei, Unternehmensberatung) von Vorteil
• Organisationstalent und Koordinationsfähigkeit
• Dienstleistungsmentalität und diplomatisches Geschick
• Hohes Maß an Umsetzungsstärke und Lösungsorientierung
• Affinität zu Prozessen und Administration, mit Liebe zum Detail
• Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Digitales Mindset, effiziente Denk- und Arbeitsweise
• Fähigkeit zum flexiblen eigenverantwortlichen Arbeiten in einem dynamischen und interkulturellen Teamumfeld
• Menschenorientierter Arbeitsstil, ausgeprägte Kooperationsfähigkeit
• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen in Deutschland/Europa
• Hybride Arbeitslösungen sind möglich, aber diese Rolle erfordert eine Präsenz in unserem Münchner Büro an mindestens drei Tagen pro Woche

Das bietet Ihnen Hogan Lovells:

• Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten in Zusammenarbeit mit dem internationalen Learning and Development Team und Business Team
• Schnelle Übernahme eigener Aufgabenbereiche sowie viel Raum für Eigeninitiative und neue Ideen
• Einen modernen, attraktiven und zukunftssicheren Arbeitsplatz mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Umfangreiches Onboarding mit begleitenden Trainings und eine strukturierte Einarbeitung
• Eine dynamische, innovative, respektvolle, freundliche und ambitionierte Unternehmenskultur
• Möglichkeit von Remote Working
• Mitarbeiterrestaurant (subventioniert), frisches Obst und Getränke im Büro
• Branchenübliche Vergütung, 30 Tage Jahresurlaub, Jobticket, Corporate Benefits sowie viele Social Events und Wellbeing-Angebote (z. B. Evermood-App, EGYM Wellpass-Mitgliedschaft, JobRad, uvm.)
• Regelmäßige Fortbildungsangebote (IT und Englisch)
• Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
• Möglichkeit zu sozialem Engagement (Diversity, Inclusion, Citizenship) im Job
• Einen einfachen und schnellen Bewerbungsprozess: Nach Eingang Ihrer Bewerbung erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen persönlich eine Rückmeldung von uns

Wir sind stolz auf unsere wertschätzende Kultur und die Vielfalt in unserer Kanzlei. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung/Identität.

Wichtige Informationen zu Ihrer Bewerbung:

Gehen Sie den nächsten Schritt – wir freuen uns auf Sie!

Bitte übersenden Sie uns Ihre vollständigen Unterlagen (Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse) nebst Angabe Ihres Gehaltsrahmenwunsches und sonstiger für uns wichtiger Informationen (z. B. Kündigungsfrist, Eintrittstermin) direkt über unser Online-Portal.

Bei Rückfragen zu dieser Position oder zu unserem Angebot stehen wir Ihnen jederzeit gerne persönlich zur Verfügung:

Hogan Lovells International LLP

Bojana Mutnovic Trajkovic / Telefon 089 29012 259

HR Business Team

Karl-Scharnagl-Ring 5

80539 München