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FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und unterstĂĽtze unser Office-Team bei administrativen Aufgaben und Personaladministration.
- Arbeitgeber: Hokey Pokey, eine kreative Eispatisserie in Berlin mit hohem Qualitätsanspruch.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Fahrtkostenzuschuss, Urban Sports Club Mitgliedschaft und viel Eis.
- Andere Informationen: Herzliche Arbeitsatmosphäre und Entwicklungsperspektiven in einem kleinen, eingespielten Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte unsere internen Abläufe aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in ähnlicher Position und gute Deutschkenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 2500 - 3000 € pro Monat.
30 Stunden pro Woche in Berlin-Prenzlauer Berg. Du liebst Struktur, behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick und regelst Dinge gerne eigenständig? Dann könntest Du sehr gut zu uns passen. Wir sind die Eispatisserie Hokey Pokey aus Berlin. Seit 2011 stehen wir für handwerklich hergestelltes Eis mit höchsten Ansprüchen an Qualität, Kreativität und Service. Unsere Sorten verbinden klassisches italienisches und französisches Handwerk mit Einflüssen aus der modernen Patisserie und Spitzengastronomie.
Damit im Hintergrund alles genauso gut läuft wie vorne in unseren Läden, gibt es bei uns ein kleines, starkes Office-Team: zwei Menschen, die mit viel Verantwortung, Überblick und Eigeninitiative alles organisieren, was im Unternehmen anfällt — außer Recruiting. Da eine Person unser Team verlässt, suchen wir nun eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen für diesen wichtigen Bereich.
Deine Rolle bei uns: Du bist ein zentraler Teil unseres Office-Teams und sorgst mit dafür, dass unsere internen Abläufe verlässlich, ordentlich und gut organisiert funktionieren. Dabei arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung, unseren Stores und externen Ansprechpartnern zusammen.
Deine Aufgaben:
- Unterstützung im Tagesgeschäft unseres Office-Teams
- Vorbereitende Tätigkeiten in der Personaladministration, z. B. Onboarding, Offboarding, Stammdatenpflege und vorbereitende Lohnbuchhaltung
- UnterstĂĽtzung bei der Vorbereitung der Buchhaltung
- Vor- und Nachbereitung unserer Kassen
- Kommunikation mit Ämtern, Behörden, Dienstleistern und Mitarbeitenden
- Pflege von Dokumenten, Listen und internen Abläufen
- Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben im BĂĽroalltag
- Mitdenken, Strukturieren und eigenständiges Lösen von Themen, die im Unternehmen anfallen
Das bringst Du mit:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
- Freude daran, selbstständig, sorgfältig und verantwortungsbewusst zu arbeiten
- Einen sicheren Umgang mit Zahlen, Listen und administrativen Prozessen
- Gute Kenntnisse in Excel, MS Office und idealerweise auch in digitalen Tools wie Google Formularen
- Erfahrung mit Kassenabrechnungen sowie ein grundlegendes Verständnis für Themen wie Kasse und Bank in der Buchhaltung
- Eine strukturierte, ordentliche und zuverlässige Arbeitsweise
- Freude an Kommunikation — per Telefon, WhatsApp und im Austausch mit verschiedenen Teams
- Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens Sprachniveau C2)
- Lust auf digitales Arbeiten und auf klare, gut organisierte Abläufe
So arbeiten wir: Wir suchen keine reine Assistenz im klassischen Sinn, sondern eine Person, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Dinge eigenständig regelt. Unser Office-Team ist klein, eingespielt und wichtig für das gesamte Unternehmen. Deshalb wünschen wir uns jemanden, der gerne Verantwortung trägt und Freude daran hat, Strukturen mitzugestalten.
Das erwartet Dich bei uns:
- Eine herzliche, respektvolle Arbeitsatmosphäre
- Ein schöner Arbeitsplatz in Berlin-Prenzlauer Berg
- Freie Wochenenden
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
- Eine strukturierte und wertschätzende Einarbeitung
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Die Möglichkeit, Prozesse und die Abteilung aktiv mit weiterzuentwickeln
- Entwicklungsperspektiven mit mehr Verantwortung und perspektivisch auch in Vollzeit
- Ein Zuschuss von ca. 75 % zur Urban Sports Club Mitgliedschaft
- Ein monatlicher Fahrtkostenzuschuss von 29 € zum BVG-Ticket
- Natürlich: sehr viel gutes Eis — auch in Deiner Freizeit
Wichtig zu wissen: Aufgrund unserer Struktur und unseres Arbeitsbereichs ist die Stelle nicht im Homeoffice möglich. Dafür gibt es bei uns angenehme Rückzugsmöglichkeiten für Pausen und konzentriertes Arbeiten vor Ort.
Bewerbung: Wenn Du Dich in dieser Rolle wiederfindest, freuen wir uns auf Deine Bewerbung. Bitte sende uns Deine vollständigen Unterlagen inklusive Gehaltsvorstellung per E-Mail an: jobs@hokey-pokey.de. Bitte schicke uns Deine Unterlagen möglichst als PDF. Über ein Foto freuen wir uns, es ist aber kein Muss. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.
Dein Hokey Pokey Team
Office Manager*in / Team Office & Administration (m/w/d) Arbeitgeber: Hokey Pokey
Kontaktperson:
Hokey Pokey HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager*in / Team Office & Administration (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und deine Eigeninitiative.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon im Unternehmen arbeiten oder dort waren. Insider-Infos können dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten und einen guten Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Eispatisserie Hokey Pokey, ihre Werte und Produkte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch zur Unternehmenskultur passt.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung! Lass während des Gesprächs durchblicken, warum du gerade bei Hokey Pokey arbeiten möchtest. Deine Leidenschaft für die Position und das Unternehmen kann den entscheidenden Unterschied machen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager*in / Team Office & Administration (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du perfekt zu unserem Team passt.
Struktur ist alles!: Da du in einer strukturierten Umgebung arbeiten wirst, achte darauf, dass deine Bewerbung gut organisiert ist. Verwende klare Absätze und eine logische Struktur, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Zeig deine Erfahrungen!: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, die relevant für die Position sind. Ob es um Personaladministration oder Buchhaltung geht – wir möchten wissen, was du kannst und wie du uns unterstützen kannst!
Bewerbung ĂĽber unsere Website!: Vergiss nicht, deine Bewerbung ĂĽber unsere Website einzureichen. Das macht es fĂĽr uns einfacher, alles zu verwalten und sicherzustellen, dass deine Unterlagen an die richtige Stelle gelangen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hokey Pokey vorbereitest
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Eispatisserie Hokey Pokey und ihre Werte. Schau dir ihre Website an und verstehe, was sie einzigartig macht. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und gut ins Team passen könntest.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du Verantwortung übernommen hast oder Probleme eigenständig gelöst hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu demonstrieren und zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den internen Abläufen oder den Erwartungen an die neue Rolle sein. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, aktiv zum Unternehmen beizutragen.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel mit Organisation und Struktur zu tun hat, solltest du während des Interviews Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich organisiert hast. Zeige, dass du auch in turbulenten Momenten den Überblick behältst und Dinge selbstständig regeln kannst.