Office Manager (m/f/d)

Über HOLY

HOLY ist die Softdrink-Revolution: Mit unseren Pulvergetränken HOLY Energy®, HOLY Hydration®, HOLY Iced Tea® und HOLY Milkshake® erhältst du großartigen Geschmack in über 50 Sorten und tust gleichzeitig etwas Gutes für deinen Körper und die Umwelt. Über 2 Millionen treue Kunden: Begonnen in einer gemeinsamen Wohnung von drei besten Freunden, haben wir uns zur am schnellsten wachsenden Verbraucher-Marke Europas entwickelt – und unsere kultähnliche Community, das HOLY Squad, liebt es: 4,6 Sterne auf reviews.io sprechen für sich. Von D2C zu globalem Omnichannel: In weniger als vier Jahren haben wir HOLY profitabel auf über 150 Millionen Euro D2C-Umsatz in DACH, FR, UK und PL skaliert. Jetzt skalieren wir unser Einzelhandelsgeschäft und befinden uns in einem spannenden Übergang, um ein echtes Omnichannel-Rakete zu werden. Wir fangen gerade erst an: Unterstützt von den besten Verbraucherinvestoren der Welt, wollen wir die Softdrink-Industrie revolutionieren und eine generationsübergreifende Liebesmarke aufbauen: schmackhafter, gesünder und nachhaltiger. Unser Team von über 150 Personen hat hohe Ziele (Coca-Cola, wir kommen!).

Über die Position

Als Office Manager (auch Temple Manager genannt) bei HOLY sorgst du dafür, dass unser Büro in Berlin (der HOLY Tempel) täglich zuverlässig läuft. Du stellst sicher, dass alles großartig aussieht, reibungslos funktioniert und sich wie ein Ort anfühlt, an dem das Team, Besucher und Kandidaten gerne sind. Du bist Teil des People & Organization-Teams, berichtest an Alan (People Experience Lead) und löst Probleme, bevor sie auftreten, damit das Team sich auf seine Arbeit konzentrieren kann.

Verantwortlichkeiten

• Erfahrung im Tempel: Halte das Büro sauber, gut ausgestattet, sicher und stets bereit für das Team, Besucher, Kandidaten und Investoren. Sei die Person, auf die sich alle verlassen, um sicherzustellen, dass der Raum jeden Tag wie HOLY aussieht und sich so anfühlt.
• Tägliche Abläufe verwalten: Manage Vorräte, Meetingraum-Setup, Post, Lieferungen, Hardware-Koordination und Büroverwaltung mit starkem Follow-through und geringer Reibung. Baue Routinen auf, die den Betrieb reibungslos halten, ohne ständige Aufsicht.
• Lieferanten und Einrichtungen verwalten: Koordiniere mit Reinigungsdiensten, Wartungsanbietern, Vermietern und Bürodienstleistern. Löse Probleme schnell, halte die Anbieter zu hohen Standards und sorge dafür, dass nichts durch die Maschen fällt.
• Teamrituale und Veranstaltungen unterstützen: Koordiniere Feiern, Willkommens-Setups, Team-Momente und Logistik vor Ort, die die Verbindung stärken und die HOLY-Kultur im Büro zum Leben erwecken.
• Verbesserung der Büroabläufe: Erkenne frühzeitig Reibungspunkte und setze praktische Lösungen um. Baue einfache Handbücher und Routinen auf, damit die Kernbüroabläufe zuverlässiger werden und weniger von ad-hoc Problemlösungen abhängen, während HOLY wächst.

Über dich

• Erfahren in der Büroverwaltung: Du bringst mehr als 2 Jahre Erfahrung in der Büro- oder Arbeitsplatzverwaltung mit und weißt, wie man mehrere Aufgaben, Stakeholder und Prioritäten gleichzeitig jongliert.
• Zuverlässig und nachdenklich: Du hältst konsequent durch - sowohl bei wiederkehrenden Aufgaben als auch bei spontanen Anfragen. Dinge bleiben nicht liegen, wenn du Verantwortung übernimmst.
• Serviceorientiert: Du schaffst eine warme, professionelle Atmosphäre für alle, die den Tempel betreten - von Teammitgliedern bis hin zu Investoren.
• Proaktiv: Du wartest nicht darauf, dass jemand ein Problem anspricht. Du erkennst es früh, findest eine pragmatische Lösung und setzt sie um.
• Operativ verankert: Du behältst den Überblick, auch wenn es hektisch wird, und weißt, wann du selbst handeln und wann du dich zurückziehen solltest.
• Fließend in Deutsch und Englisch: Beides ist für diese Rolle ein Muss.

Unser Angebot

Im heutigen Arbeitsmarkt haben A-Spieler viele Optionen zur Auswahl. Im Rahmen unseres Angebots priorisieren wir die Schaffung eines produktiven Arbeitsumfelds und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung. Neben einer wettbewerbsfähigen Vergütung, einschließlich Unternehmensanteilen, kannst du Folgendes erwarten:

• Ein erfolgreiches und wachsendes Unternehmen: Schließe dich einem Unternehmen an, das in den letzten 36+ Monaten profitabel und schnell gewachsen ist und eine Serie B abgeschlossen hat, während viele andere E-Commerce-Unternehmen kämpfen.
• Großer Einfluss: Genieße großen Einfluss, um HOLYs Internationalisierung in einem Top-Markt zu gestalten.
• Fantastisches Team: Schließe dich einem fantastischen Team von Kollegen an, die ehrgeizig, lustig, bodenständig und authentisch sind. Lerne uns kennen und überzeuge dich selbst!
• Top-Produkt: Marketing ist wichtig, aber ein gutes Produkt ist entscheidend. Unsere differenzierten Softdrinks haben über 2,5 Millionen Kunden gewonnen. Schau dir unsere reviews.io-Bewertungen an oder kontaktiere uns für kostenlose Proben.
• Startup-Kultur: Schließe dich einer Startup-Kultur an, die flache Hierarchien, schnelles Tempo und persönliche Entwicklung schätzt. Bei uns kannst du einen echten Einfluss ausüben.
• Perfekte Ausstattung: Genieße eine perfekte Ausstattung, die alle Anforderungen eines modernen Arbeitgebers umfasst, wie ein zentrales Büro in Berlin Prenzlauerberg, flexible Arbeitszeiten und vieles mehr.
• Wettbewerbsfähige Vergütung + Eigenkapital: Schließe dich uns in einer entscheidenden Phase des Hyperwachstums an. Wir bieten ein starkes Gehalt und bedeutendes Eigenkapital - damit du die Chance hast, an unserem aktuellen Erfolg teilzuhaben und von dem massiven Aufwärtspotenzial zu profitieren, während wir wachsen.
• Wie wir dein Wachstum unterstützen: Flexible Arbeitszeiten, 28 Urlaubstage, 30 Arbeitstage im Ausland, 1.500 Euro Lernbudget, Mitgliedschaft im Urban Sports Club, Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel und halbjährliches 360°-Feedback, das an deine Vergütung gekoppelt ist.

Der Prozess

Da wir ein schnelles Wachstum erleben und ehrgeizige Pläne haben, ist das optimale Startdatum für die Position heute. Dennoch sind wir bereit, geduldig auf die Ankunft des idealen Kandidaten zu warten, da Qualität letztendlich die besten Ergebnisse liefert.

Dich kennenzulernen: Wir werden ein 30-minütiges Screening-Interview führen, in dem wir mehr über HOLY und die Position sprechen und sehen, ob unsere Erwartungen übereinstimmen.

Interview mit dem Einstellungsleiter Alan: Wir werden etwas tiefer in deine Erfahrungen und die Details der Rolle eintauchen.

Fallstudie & Vor-Ort-Interview: Sobald du die ersten Interviews erfolgreich abgeschlossen hast, erhältst du eine Fallstudie. In einem zweiten Treffen in unserem Büro wird das Team deine Fallstudie mit dir besprechen und Fragen zu unserem Arbeitsplatz, dem HOLY Tempel, beantworten.

Interview mit Matze: Da uns eine starke kulturelle Passung wichtig ist, wirst du ein abschließendes Treffen mit Matze, einem unserer HOLY-Gründer, haben. Dies gibt sowohl dir als auch uns die Möglichkeit für eine letzte Überprüfung.

Stellenangebot und Entscheidung: Wenn alles gut läuft, erhältst du ein Angebot und wir sind bereit, diese Reise gemeinsam mit dir zu beginnen!

Typischerweise sollte dieser Prozess etwa 2-3 Wochen dauern.

Hast du Fragen oder Bedenken? Wenn du Fragen oder Feedback hast, sende bitte eine E-Mail.