Assistent (m/w/x) für die Personalabteilung und die Büroorganisation

Mein Name ist Sabine Özen – ich bin bei home4students für alle Personalangelegenheiten und die Büroorganisation in unserer Zentrale im 9. Bezirk in Wien zuständig. Wir sind ein gemeinnütziger Studierendenheimträger und schaffen seit über 60 Jahren für junge Menschen optimale Rahmenbedingungen für ihr Studium. In Wien, Graz, Salzburg, Klagenfurt und Innsbruck bieten wir günstiges Wohnen in verschiedenen Formen für mehr als 2.500 Studierende an. Meine Kollegin startet im Juni in ihre Babypause und daher suche ich ab 12. Mai 2025 eine*n Assistentin*en für die Personalabteilung und die Büroorganisation (m/w/x) 1090 Wien, Sensengasse 2b (Vollzeit 38,5 Wochenstunden) damit unser kleines Team wieder komplett ist. Die Stelle ist zunächst für ca. 1,5 Jahre als Karenzvertretung befristet – eine Verlängerung bzw. dauerhafte Anstellung ist abhängig vom Arbeitsmodell meiner jetzigen Kollegin nach der Karenz durchaus möglich. Wenn du einen abwechslungsreichen Job mit echtem Sinn suchst und einen wertvollen Beitrag zur Förderung junger Menschen leisten möchtest, bist du bei uns gut aufgehoben! deine „Basis“ ist die Personalabteilung – du unterstützt mich bei der Vorbereitung der Lohnverrechnung die vom Steuerberater durchgeführt wird, bei der Abwicklung von Ein- und Austritten und bei der Verwaltung der Personalakten (Datenpflege in der Personalsoftware BMD und Ablage) du hältst unsere Vertragsdatenbank immer auf dem neuesten Stand du unterstützt unsere Sicherheitsvertrauensperson bei der Arbeitsplatzevaluierung damit sich unsere Kolleg*innen wohl fühlen, organisierst du diverse Firmenveranstaltungen (Weihnachtsfeier, Betriebsausflug etc.) und sorgst dafür, dass immer genug „Goodies“ (Kaffee, Tee etc.) im Büro vorhanden sind du bist verantwortlich für die Abstimmung der Büroreinigung mit der externen Reinigungsfirma du empfängst Besucher und verwaltest die Besprechungszimmer (Terminplanung, Vorbereitung von Meetings etc.) du kümmerst dich um die Aus- und Eingangspost und betreust das Telefon und das zentrale E-Mail-Postfach sollte es bei anderen Abteilungen in der Zentrale zu Engpässen kommen, bist du als Unterstützung zur Stelle du hast idealerweise eine kaufmännische Ausbildung und bringst Erfahrung im Bereich Verwaltung/Organisation mit du sprichst und schreibst perfekt Deutsch und kannst auch gut auf Englisch kommunizieren der Umgang mit MS-Office ist für dich kein Problem du bist dir der Vertraulichkeit und Verschwiegenheit, die diese Stelle mit sich bringt, bewusst deine Stärken liegen im organisatorischen und administrativen Bereich du arbeitest sehr genau du arbeitest selbständig, kannst dich aber auch sehr gut in ein Team einfügen eine gute und entspannte Arbeitsatmosphäre sinnvolle, interessante und abwechslungsreiche Aufgaben in einer NPO eine zuverlässige Arbeitgeberin ein engagiertes, sympathisches und humorvolles Team die Vorteile flacher Hierarchien verschiedene Sozialleistungen zusätzlich zum Gehalt (z.B. Lebensmittelgutscheine) Social Events wie Betriebsausflug und Weihnachtsfeier ein Bruttomonatsgehalt für 38,5 Wochenstunden in Höhe von € 2.734,-. JBTC1_AT