Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die administrativen Aktivitäten in der Herz-, Plastischen und Rekonstruktiven Chirurgie.
- Unternehmen: Hôpitaux Universitaires de Genève - ein führendes Gesundheitszentrum.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team.
- Weitere Informationen: Engagierte Zusammenarbeit mit medizinischen Fachkräften für optimale Ergebnisse.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Patientenversorgung und führe ein dynamisches Team.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Verwaltung und Teamführung erforderlich.
En qualité de chef ou cheffe de secrétariat, vous pilotez les activités administratives des services de chirurgie cardiaque, chirurgie plastique et reconstructive, chirurgie maxillo-faciale, chirurgie thoracique, transplantation ainsi que le pool départemental tout en assurant l’encadrement et la coordination d’une équipe pluridisciplinaire.
Vous êtes rattaché(e) au Responsable administratif et financier du département et responsable de l’organisation, de la supervision et du bon fonctionnement des secrétariats de cinq services, dans le respect des directives départementales et institutionnelles.
En tant que cheffe ou chef de secrétariat, vous assurez la gestion globale et le bon fonctionnement du secrétariat en garantissant la qualité, l’efficience et la continuité des prestations administratives.
Vous encadrez, accompagnez et motivez plusieurs équipes de collaborateurs et collaboratrices, favorisant un climat de travail collaboratif et une dynamique d’équipe positive.
En étroite collaboration avec les médecins‑chefs, vous contribuez à une communication fluide entre les équipes médicales et administratives et les informez régulièrement des procédures et évolutions impactant les secrétariats.
Vous garantissez la bonne gestion des dossiers médicaux des patients, depuis leur constitution jusqu’à leur mise à jour et leur classement, incluant la documentation externe, et veillez au contrôle et à la finalisation de la documentation clinique, ainsi qu’au respect des exigences et délais institutionnels.
Vous gérez la planification, les remplacements, animez des séances d’équipe, conduisez les entretiens d’évaluation et assurez le développement des compétences de l’équipe, tout en apportant un soutien opérationnel lorsque nécessaire.
Vous suivez le codage, la facturation et les relations avec les assurances, en coordination avec les médecins responsables, et êtes référent(e) administratif(ve) auprès du service du codage pour toute question relative à la documentation clinique.
Vous participez activement aux projets du département ou de l’institution, contribuez à la formation et à l’accompagnement des nouveaux collaborateurs et aux personnes en stage ou apprentissage, jouez un rôle central dans l’amélioration continue des pratiques et des processus, et développez et assurez le suivi d’indicateurs d’activité pertinents, veillant à l’actualisation des procédures, méthodes de travail et documents de référence.
Enfin, vous agissez comme interlocuteur privilégié entre les équipes médicales, paramédicales et administratives afin de faciliter la coordination et la fluidité des échanges. Vous pouvez également être amené(e) à participer à des projets transversaux, soutenir l’équipe selon les besoins du service.
Chef ou Cheffe de secrétariat - 80% à 100% Arbeitgeber: Hôpitaux Universitaires de Genève
Les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif au cœur de Genève. En tant que chef ou cheffe de secrétariat, vous bénéficierez d'opportunités de développement professionnel continu, tout en contribuant à des projets significatifs dans le domaine de la santé. La culture d'entreprise valorise l'engagement, la communication fluide entre les équipes et le bien-être des employés, faisant de cet établissement un lieu idéal pour ceux qui cherchent à faire une différence dans leur carrière.
Kontaktdaten:
Hôpitaux Universitaires de Genève Recruiting-Team
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✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oftmals erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Zeige, dass du die Werte und Ziele des Unternehmens verstehst und teilst.
✨Tipp Nummer 3
Präsentiere deine Soft Skills! In einem Team wie dem in der Stellenbeschreibung ist Kommunikation entscheidend. Hebe deine Teamfähigkeit und deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen hervor.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam an einer positiven Teamdynamik zu arbeiten.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben. Das macht dich einzigartig und hebt dich von anderen Bewerbungen ab.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du es abschickst!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Nutze die Sprache aus der Stellenbeschreibung, um zu zeigen, dass du die Anforderungen verstehst. Erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten genau zu den Aufgaben passen, die wir suchen.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und sicher bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hôpitaux Universitaires de Genève vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Chef oder Cheffe de secrétariat vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die verschiedenen Aufgabenbereiche passen, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die zeigen, wie du Teams geleitet, Projekte koordiniert oder administrative Herausforderungen gemeistert hast. Diese Geschichten helfen dir, deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Position viel Kommunikation zwischen medizinischen und administrativen Teams erfordert, solltest du dir überlegen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich kommuniziert hast. Bereite dich darauf vor, Fragen zur Verbesserung der Kommunikation im Team zu beantworten.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
