Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere und leite die medizinischen Sekretariate für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Hôpitaux Universitaires de Genève – ein führendes Gesundheitsinstitut.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein dynamisches Team.
- Weitere Informationen: Wachstumschancen und ein unterstützendes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Medizin mit und arbeite in einem innovativen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im Sekretariat, idealerweise im medizinischen Bereich, und Führungskompetenz.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 75000 € pro Jahr.
Département: Département de médecine
Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international.
Le poste est rattaché au Département de la médecine. La médecine interne est une spécialité centrée, comme son nom l'indique, vers l'intérieur du corps et des organes. La discipline-mère a donné naissance, au cours des trois dernières décennies, à de multiples disciplines, devenues des spécialités à part entière depuis plusieurs années et ont obtenu le même statut que la médecine interne elle-même.
Dans le cadre de la réorganisation de la gestion des secrétariats du Département de médecine (DMED), vous occupez un rôle central dans la coordination et le pilotage des secrétariats médicaux. Rattachée ou rattaché hiérarchiquement à la coordinatrice du secrétariat du DMED, vous êtes responsable de l’organisation, de la supervision et du bon fonctionnement des secrétariats de deux services, dans le respect des directives départementales et institutionnelles.
- Vous planifiez, coordonnez et encadrez l’ensemble des activités de secrétariat médical et d’accueil de la patientèle.
- Vous mettez en place des processus garantissant la qualité des prestations, l’harmonisation des pratiques professionnelles et la cohérence administrative au sein du département.
- Vous veillez à la bonne gestion des dossiers médicaux des patientes et patients, depuis leur constitution jusqu’à leur mise à jour et leur classement, incluant la documentation externe.
- Vous encadrez, motivez et accompagnez les collaboratrices et collaborateurs placés sous votre responsabilité.
- Vous assurez le suivi du codage, de la facturation et des relations avec les assurances, en coordination avec les médecins responsables.
- Vous participez activement aux projets du département ou de l’institution et contribuez à la formation et à l’accompagnement des nouveaux collaborateurs et collaboratrices, ainsi que des personnes en stage ou en apprentissage.
Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce; le diplôme de secrétaire médical ou médicale est un atout. Vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent). Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 2 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence. Vous avez 3 ans d’expérience dans la gestion d'équipe.
Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et le web). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un important atout. Vous avez une excellente maitrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. Vous possédez également de très bonnes connaissances de l’anglais (parlé et écrit).
Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress. Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute. Vous êtes dynamique et faites preuve d'adaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux secrétariats du service.
Entrée en fonction : à convenir
Nombre de poste : 2
Taux d’activité : 80% à 100%
Classe de fonction : 14 (13 si pas titulaire de l'ECDL)
Délai de candidature : 30.06.2026
Demande de renseignement : Mme M.Matteo, coordinatrice des secrétariats du D-MED, tél. 079553 58 60
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Cheffe ou Chef de secrétariat – 80% à 100% Arbeitgeber: Hôpitaux Universitaires de Genève
Die Hôpitaux Universitaires de Genève bieten eine herausragende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit, Innovation und persönliche Entwicklung ausgerichtet ist. Mit über 13.000 Mitarbeitenden fördern wir eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wissensaustauschs, während wir gleichzeitig vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen in einem dynamischen medizinischen Umfeld anbieten. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten und einer wertschätzenden Atmosphäre, die es ihnen ermöglicht, ihre Fähigkeiten optimal einzubringen und weiterzuentwickeln.
Kontaktdaten:
Hôpitaux Universitaires de Genève Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Netzwerke in Gesundheitsorganisationen nutzen
Schau dir lokale Gesundheits-Events oder Konferenzen an und nimm an Workshops teil. Hier hast du die Möglichkeit, direkt mit Fachleuten aus dem Gesundheitsmanagement in Kontakt zu treten und dich vielleicht sogar für die nächste große Stelle zu empfehlen!
✨Engagier dich in Fachcommunitys
Werd aktiv in Foren oder Online-Communities für Gesundheitsmanagement. Diese Plattformen können dir helfen, Insider-Infos über offene Stellen zu bekommen und dir Ratschläge von erfahrenen Profis zu holen. Auch Praktika und interessante Projekte werden oft dort geteilt!
✨Die Stärken deines Lebenslaufs betonen
Egal ob Praktika, Projekte oder Studienarbeiten – heb deinen praktischen Bezug zum Gesundheitsmanagement hervor. Recruiter schauen auf fundierte Erfahrungen, also sei bereit, darüber im Detail zu sprechen, und zeig, wie du dein Wissen in der Praxis anwenden kannst.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Wenn du eine Stelle bei Hôpitaux Universitaires de Genève siehst, die dich anspricht, bewirb dich direkt über unsere Website. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtigen Personen geht und du vielleicht sogar schnell ein Interview ergatterst!
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Relevanz deines Studiums:Im Bereich Gesundheitsmanagement-Wissenschaften ist es wichtig, dass du die spezifischen Inhalte deines Studiums und deren praktische Anwendungen hervorhebst. Zeige, wie du theoretisches Wissen in die Praxis umsetzen kannst und bringe relevante Projekte oder Praktika in deinem Lebenslauf zur Sprache.
Zertifikate und Weiterbildungen einfügen:Falls du über zusätzliche Zertifikate, wie etwa im Bereich Gesundheitsförderung oder Projektmanagement, verfügst, solltest du diese unbedingt in deine Bewerbung aufnehmen. Diese Qualifikationen zeigen dein Engagement und deine Fachkenntnisse in einem stark umkämpften Bereich wie dem Gesundheitsmanagement.
Motivation und zukünftige Ziele erläutern:Da wir bei Hôpitaux Universitaires de Genève nach motivierten Talenten suchen, ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du in diesem Bereich arbeiten möchtest. Teile uns mit, welche spezifischen Aspekte des Gesundheitsmanagements dich besonders reizen und wie du dir deine berufliche Zukunft vorstellst.
Präsentiere deine Soft Skills:Im Gesundheitsmanagement sind Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit und Empathie entscheidend. Nutze deinen Lebenslauf oder dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, die deine Fähigkeit zur Teamarbeit und zum Umgang mit Menschen unter Beweis stellen. Das zeigt, dass du nicht nur fachlich, sondern auch interpersonal fit für die Stelle bist.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hôpitaux Universitaires de Genève vorbereitet
✨Verstehe die Grundlagen des Gesundheitsmanagements
Mach dich mit den neuesten Trends und Theorien im Gesundheitsmanagement vertraut. Denk dran, dass du nicht nur deinen Abschluss präsentieren musst, sondern auch dein Verständnis für aktuelle Herausforderungen und Lösungen im Bereich Gesundheitswissenschaften.
✨Bereite praktische Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen oder Projekte, in denen du deine Fähigkeiten im Gesundheitsmanagement unter Beweis gestellt hast. Während des Interviews möchte das Unternehmen sehen, wie du Herausforderungen angegangen bist – also sei bereit, darüber zu sprechen und konkrete Beispiele zu geben!
✨Verstehe die Anforderungen an die Vollzeitstelle
Als Vollzeitkraft wird von dir eine langfristige Engagementbereitschaft erwartet. Überlege dir, wie du dich in das Team von Hôpitaux Universitaires de Genève einbringen kannst und was deine Ziele für die nächsten Jahre in dieser Position sind. Sei bereit zu zeigen, dass du nicht nur aktuell interessiert bist, sondern auch eine spannende Zukunftsvision für deine Rolle hast.
✨Sei bereit für wichtige Fachfragen
In diesem Bereich könnten spezifische technische Fragen zum Thema Prävention, Gesundheitsförderung oder das Management von Gesundheitssystemen auf dich zukommen. Bereite dich auf solche Fragen vor und denke darüber nach, wie du dein Wissen anwenden würdest, um relevante Probleme zu lösen oder Prozesse zu optimieren.
