Gestionnaire du secteur des instances dirigeantes – 50% à 60%

Sous la supervision de la responsable administrative des instances dirigeantes, vous gérez et coordonnez les activités administratives des séances des instances dirigeantes des HUG : Comité de direction, Bureau du Conseil d’administration et Conseil d’administration. Vous assurez le suivi administratif de ces séances et des décisions prises. Vous veillez à prendre connaissance de la correspondance, des documents et des dossiers relatifs aux domaines traités par les instances dirigeantes. Vous avez la tâche de vous assurer auprès des directions que tant la qualité des dossiers que les délais de dépôt des dossiers soient respectés, en leur apportant le soutien nécessaire, au besoin.

Par ailleurs, vous assurez également des tâches de secrétariat déléguées par la responsable des instances dirigeantes. Vous participez à l’établissement des plannings de séances, des échéanciers et des tableaux de bord. Vous collaborez activement avec le secteur référentiel documentaire des HUG et vérifiez la publication et la mise à jour des documents en lien avec les décisions prises par les instances.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC d’employé ou employée de commerce ou d'une formation jugée équivalente et avez déjà exercé dans une fonction administrative idéalement auprès d’instances de direction ou dans un environnement complexe.

De parfaite maîtrise de la langue française, vous faites preuve d’une rédaction irréprochable. Vous possédez une très bonne connaissance des outils bureautiques, notamment les outils collaboratifs, ainsi qu'une aisance dans leur utilisation certifiée par un niveau ECDL ou jugé équivalent.

Vous avez un sens aigu de l’organisation et faite preuve d’une grande rigueur. Autonome, vous faites preuve d'un bon esprit d’initiative, d’analyse et de rapidité d’exécution. Vous avez une excellente gestion du stress et des priorités, ainsi qu’une très grande discrétion et de l’entregent.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 50% à 60%
• Classe de fonction : 15
• Contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) d’un an, renouvelable
• Délai de candidature :
• Demande de renseignement : Mme G. Sallin, responsable administrative des instances dirigeantes, tél. ou Mme N. Canedo, gestionnaire des instances dirigeantes, tél.

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.