Responsable de l'Unité Service Client et Administration - 80% à 100%

Vous rejoignez l’équipe Organisation et Qualité du Centre de formation et de développement des HUG en tant que Responsable de l’Unité Service Client et Administration.

À ce titre, vous pilotez l’unité en garantissant la qualité de l’accueil, du service client et des prestations administratives. Vous supervisez l’ensemble des activités administratives et logistiques liées à l’offre de formation, coordonnez le traitement et l’orientation des demandes vers les interlocutrices et interlocuteurs concernés et veillez à la fluidité des opérations quotidiennes.

Dans une démarche favorisant un climat de travail collaboratif, vous encadrez l’équipe de secrétariat et accompagnez le maintien ainsi que le développement de ses compétences. Vous organisez les priorités de l’unité, assurez une répartition efficiente des ressources et garantissez le respect des engagements en matière de qualité et de délais.

Vous contribuez activement à l’optimisation des processus administratifs et des flux de travail, harmonisez les pratiques et développez une organisation favorisant la réactivité, la fiabilité des prestations et la satisfaction des clients internes et externes. Grâce à une approche centrée sur le service, l’amélioration continue et la collaboration, vous fédérez les équipes, accompagnez le changement et renforcez les synergies avec les différentes parties prenantes.

Vous mettez également en place des outils de pilotage et des indicateurs de performance afin d’améliorer l’efficacité des activités administratives, la qualité du service rendu et la gestion logistique des formations. Dans ce cadre, vous identifiez les axes d’amélioration et conduisez les projets visant à simplifier les processus et à optimiser l’expérience des utilisateurs.

Par ailleurs, vous participez aux projets transversaux du Centre de formation et de développement, contribuez à l’évolution des méthodes de travail et accompagnez les transformations organisationnelles en cohérence avec les orientations stratégiques des HUG.

Enfin, vous faites preuve de flexibilité et d’ouverture afin de soutenir la mission du Secteur Organisation et Qualité dans un contexte de transition organisationnelle.

Qualifications

Vous êtes titulaire d’un Bachelor universitaire ou HES en Business Administration, en Économie d’entreprise ou d’une formation jugée équivalente. Vous justifiez d’au moins cinq années d’expérience dans une fonction administrative à forte volumétrie ainsi que d’une expérience managériale d’au minimum deux ans, complétée par une formation en management de type CAS. Une expérience acquise dans un environnement commercial ou dans la gestion de prestataires constitue un atout.

Vous possédez une excellente connaissance des procédures et des activités administratives propres à une grande organisation. Vous avez démontré votre capacité à structurer, formaliser et optimiser des processus administratifs tout en garantissant leur conformité réglementaire, leur suivi et leur bonne application. Vous faites également preuve d’une forte sensibilité aux risques financiers et juridiques, notamment dans le cadre des activités de contractualisation.

Doté ou dotée d’excellentes aptitudes relationnelles et d’un fort sens du service client, vous savez prévenir et gérer des situations délicates ou conflictuelles. Vous vous distinguez par votre esprit analytique, votre rigueur ainsi que votre capacité à adopter une approche pragmatique, proactive, réactive et orientée solutions. Ces qualités s’accompagnent d’une bonne gestion du stress et d’une grande capacité d’adaptation.

Vous possédez en outre un sens aigu de l’organisation et de la priorisation. Enfin, vous maîtrisez parfaitement les outils de gestion, les systèmes d’information usuels, les outils d’intelligence artificielle ainsi que les solutions de pilotage, de suivi et de planification de l’activité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 80% à 100%
• Classe de fonction : en cours d'évaluation
• Type de contrat : CDM durée de 36 mois
• Délai de candidature :
• Demande de renseignements : Mme S. Pagnetti-Takorian, cheffe de secteur Organisation et Qualité au sein du Centre de Formation et de Développement des HUG

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.