Secrétaire de cadres hospitalo-universitaire - 50% ou 70%

Vous assistez plusieurs cadres de santé, notamment médecins et responsables d’équipe pour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines cliniques, académiques et de recherches, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.

Vous organisez les rendez-vous, les séances et les séminaires en gérant l’agenda électronique de ces cadres de santé. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises. Vous travaillez en coordination avec l’assistant ou l'assistante de la médecin-cheffe de service et vous le ou la remplacez selon nécessité.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction telles que la gestion des horaires (VRH) des médecins, la gestion administrative des fonds privés ou facultaires, l’organisation des congrès et colloques du corps médical, le support administratif aux projets des cadres du service, ou en encore le suivi du budget alloué au service et à la recherche.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires, vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un diplôme de l'Ecole supérieure de commerce et formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La maîtrise d'une langue étrangère est un réel atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress de manière proactive.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : ou à convenir
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 50% ou 70%
• Classe de fonction : 12
• Contrat : CDI
• Délai de candidature :
• Demande de renseignement: Prof. V. Garibotto, cheffe du département diagnostique et médecin-cheffe du service de médecine nucléaire et d’imagerie moléculaire, tél. ou Dr J-P Willi, médecin-adjoint du service, tél. .

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.