Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Verwaltungsleitung und koordiniere spannende Projekte in der Gemeinde.
- Unternehmen: Die Gemeinde Hopsten – ein dynamisches Team in einer lebendigen Gemeinschaft.
- Vorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, attraktive Vergütung und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: 30+2 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung inklusive.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft deiner Gemeinde und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikationen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Umfang: Vollzeit, 39 h/ Woche
Befristung: unbefristet
Vergütung: EG 8 TVöD-VKA
Beginn: 01.08.2026
Bewerbungsfrist: bis 31.05.2026
Die Gemeinde Hopsten ist eine kleine Gemeinde mit 7.800 Einwohnerinnen und Einwohnern im nördlichen Tecklenburger Land im Kreis Steinfurt (NRW). Durch unsere Lage an der Nordspitze des Landes Nordrhein-Westfalen bilden wir das Tor nach Westfalen, in den Kreis Steinfurt. Seit 1975 bilden die Gemeinden Hopsten, Schale und Halverde die heutige Gemeinde Hopsten. Mit einer Gesamtfläche von 99,8 km² gehören wir flächenmäßig zu den größeren Kommunen im Kreis Steinfurt. Wir beschäftigen derzeit rund 80 Mitarbeitende in den verschiedensten Aufgabenfeldern.
Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:
- Assistenz der Verwaltungsleitung: Vorbereitung von Schriftstücken, Koordination von Terminen und Empfang von Gästen, Bearbeitung der Postein- und ausgänge, Betreuung der Telefonzentrale, Vorbereitung repräsentativer Aufgaben und Unterstützung im Bereich der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.
- Gremienarbeit und amtliche Bekanntmachungen: Vorbereitung und Aufstellung von Tagesordnungen und Schriftführung in den Sitzungen des Gemeinderates und der Ausschüsse, Durchführung von amtlichen Bekanntmachungen durch Redaktion und Auflage des Amtsblattes der Gemeinde Hopsten.
- Administrative Personalsachbearbeitung: Bearbeitung administrativer Personalprozesse vom Eintritt bis zum Austritt von Mitarbeitenden, Tätigkeiten zur Vorbereitung der Entgeltabrechnung, Überwachung und Durchführung der Zeiterfassung inkl. Abrechnung von Zuschlägen und Zulagen, Koordination von Mitarbeiterbenefits, Abrechnungen von Reisekosten nach dem LRKG, Statistiken.
Änderungen im Aufgabenzuschnitt sind möglich!
Ihr Anforderungsprofil:
- erfolgreicher Abschluss einer Ausbildung zum/ zur Verwaltungsfachangestellten, einen erfolgreich absolvierten Angestelltenlehrgang I oder als Quereinsteiger eine Ausbildung zum/ zur Sozialversicherungsfachangestellten, Steuerfachangestellten oder vergleichbar.
- Fachkenntnisse im Arbeitsrecht, der Gemeindeordnung und der Bekanntmachungsverordnung wünschenswert.
- umfangreiche Kenntnisse mit Office-Softwareprodukten.
- Anwenderkenntnisse für die kommunalen Fachverfahren SD.NET, ABI.NET, LOGA3 und d.velop documents (Dokumentenmanagementsystem) wünschenswert.
- Eigeninitiative und die Fähigkeit zu selbstständigem und lösungsorientiertem Handeln.
- ausgeprägte Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein serviceorientiertes Auftreten.
- hohe Loyalität, Integrität sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit und Diskretion.
- Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten (auch in den Abendstunden) im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse.
Was wir bieten:
- eine unbefristete Vollzeitstelle (39h/ Woche).
- eine attraktive Vergütung nach EG 8 TVöD-VKA, eine Jahressonderzahlung im November, leistungsorientierte Bezahlung (LOB) und vermögenswirksame Leistungen.
- flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen.
- 30 + 2 Tage Jahresurlaub (Heilig Abend und Silvester frei).
- regelmäßige Fort- und Weiterbildungsangebote.
- selbstständiges, eigenverantwortliches Arbeiten.
- eine durch den Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersvorsorge bei der kommunalen Versorgungskasse Westfalen-Lippe.
- eine betriebliche Krankenzusatzversicherung mit attraktivem Versicherungsschutz.
- Gutscheinkarte zum Einkaufen, Tanken usw.
- JobRad-Modell und weitere Angebote der Gesundheitsförderung.
Nutzen Sie Ihre Chance, gestalten Sie mit uns gemeinsam die Zukunft!
Rückfragen zum Auswahlverfahren oder zum Aufgabenfeld beantwortet Ihnen Herr Gohmann, telefonisch unter 05458 932525 oder per Mail an gohmann@hopsten.de.
Wir fördern die Gleichstellung aller Mitarbeitenden! Deshalb begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von allen Menschen unabhängig ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.
Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d) Arbeitgeber: Hopsten
Die Gemeinde Hopsten ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden eine unbefristete Vollzeitstelle mit attraktiver Vergütung und umfangreichen Sozialleistungen bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, 30 + 2 Tagen Jahresurlaub sowie regelmäßigen Fort- und Weiterbildungsangeboten fördert die Gemeinde nicht nur die berufliche Entwicklung, sondern auch eine ausgewogene Work-Life-Balance in einer freundlichen und unterstützenden Arbeitsumgebung.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Mach dir eine Liste von Fragen, die du im Vorstellungsgespräch stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, mehr über die Stelle und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Übe deine Antworten auf häufige Interviewfragen. So fühlst du dich sicherer und kannst deine Stärken besser präsentieren.
✨Tipp Nummer 3
Kleide dich angemessen für das Gespräch. Ein professionelles Auftreten hinterlässt einen guten ersten Eindruck und zeigt, dass du die Position ernst nimmst.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben. So hast du die besten Chancen, schnell in den Auswahlprozess zu kommen und uns von deinen Fähigkeiten zu überzeugen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für die Assistenz der Verwaltungsleitung bist. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben in klare Abschnitte und verwende Überschriften, um die Lesbarkeit zu erhöhen. So finden wir schnell die Infos, die wir brauchen!
Beziehe dich auf die Stellenanzeige!:Schau dir die Anforderungen in der Stellenanzeige genau an und gehe darauf ein. Erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du übernehmen würdest. Das zeigt uns, dass du die Stelle wirklich willst!
Bewirb dich über unsere Website!:Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. Das macht den Prozess für uns einfacher und schneller. Also, klick dich durch und schick uns deine Unterlagen – wir können es kaum erwarten, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hopsten vorbereitet
✨Informiere dich über die Gemeinde Hopsten
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einige Informationen über die Gemeinde Hopsten und ihre Aufgabenfelder aneignen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Stelle als Assistenz der Verwaltungsleitung.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Verwaltung, Kommunikation und Teamarbeit unter Beweis stellen. So kannst du im Interview gezielt auf deine Stärken eingehen.
✨Zeige deine Kenntnisse in Office-Software
Da umfangreiche Kenntnisse mit Office-Softwareprodukten gefordert sind, solltest du im Interview bereit sein, deine Erfahrungen und Fähigkeiten in diesem Bereich zu erläutern. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du diese Software erfolgreich eingesetzt hast.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig Klarheit über den weiteren Verlauf.
