Contracts Administrator

Standort: Hybrid - Montags und Mittwochs in unserem HQ in Wien, VA

Beschäftigungsart: Teilzeit (20 bis 30 Stunden pro Woche)

Stundenlohn: $35 bis $40 pro Stunde (der endgültige Stundenlohn wird basierend auf der beruflichen Erfahrung festgelegt)

Wer wir sind: Horizon Industries Limited (Horizon) ist ein dynamisches IT- und Managementberatungsunternehmen mit Sitz im Raum Washington, DC. Gegründet im Jahr 1996, hat sich Horizon zu einem Unternehmen hochqualifizierter Fachleute entwickelt, das umfassende IT-Beratung und Managementunterstützung sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor bietet. Die Kultur von Horizon basiert auf unseren Kernwerten, und wir legen großen Wert auf einen vielfältigen, mitarbeiter- und familienzentrierten Ansatz.

Wer wir suchen: Horizon Industries sucht einen hochmotivierten Vertragsadministrator zur Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Bundesverträgen und Unterverträgen. Diese Position arbeitet eng mit den Bereichen Geschäftsentwicklung, Capture, Programmmanagement, Finanzen, Personalwesen und Geschäftsführung zusammen, um die konforme und zeitgerechte Ausführung von Verträgen zu gewährleisten, die Bundesbehörden unterstützen. Der ideale Kandidat verfügt über Erfahrung in der Verwaltung von Regierungsverträgen, der Überprüfung von Ausschreibungen, der Verhandlung von Vereinbarungen, dem Management von Vertragsänderungen, der Gewährleistung der Einhaltung von FAR/DFARS und der Unterstützung von Angebots- und Nachvergabeaktivitäten. Diese Rolle erfordert starke analytische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen GovCon-Umfeld zu managen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus von der Angebotsunterstützung bis zum Vertragsabschluss für Bundeshauptverträge, Arbeitsaufträge und Unterverträge.
• Überprüfung und Analyse von Ausschreibungen, Anfragen für Vorschläge (RFPs), Anfragen für Informationen (RFIs), Anfragen für Angebote (RFQs) und Vertragsänderungen.
• Vorbereitung, Überprüfung, Verhandlung und Verwaltung von Verträgen, Unterverträgen, Teamvereinbarungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Beratungsverträgen und anderen vertraglichen Dokumenten.
• Koordination mit dem Geschäftsentwicklungsteam zur Identifizierung von vertraglichen Risiken, Compliance-Anforderungen und Anforderungen an die Angebotsabgabe.
• Sicherstellung, dass Vertragsmaßnahmen den Federal Acquisition Regulation (FAR), Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS), agenturspezifischen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien entsprechen.
• Unterstützung bei Vertragsverhandlungen mit Regierungsbehörden, Hauptauftragnehmern, Unterauftragnehmern und Anbietern.
• Überprüfung und Verhandlung von Bedingungen und Konditionen von Unterauftragnehmern unter Berücksichtigung geeigneter Flussklauseln.
• Führung genauer Vertragsunterlagen und Dokumentationen, einschließlich Änderungen, Lieferungen, Vertragskorrespondenz, Finanzierungsinformationen und Vertragsstatus.
• Verfolgung von Vertragsmeilensteinen, Optionszeiträumen, Leistungszeiträumen, Finanzierungsänderungen und wichtigen Lieferungen.
• Unterstützung von Vertragskick-off-Meetings und Bereitstellung vertraglicher Beratung für Programmmanager während der Vertragsausführung.
• Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verwaltung von Vertragsfinanzierungen, Rechnungsanforderungen, indirekten Sätzen und Zahlungsbedingungen.
• Unterstützung bei organisatorischen Interessenkonflikten (OCI), Vertragskonformität, Berichterstattung über kleine Unternehmen und anderen regulatorischen Anforderungen.
• Überwachung von Änderungen in den Vorschriften für den Bundesbeschaffungsprozess und Kommunikation der Auswirkungen an interne Stakeholder.
• Entwicklung von Berichten, Dashboards und Vertragsstatusaktualisierungen für die Geschäftsführung.
• Unterstützung interner und externer Audits im Zusammenhang mit Regierungsverträgen.

Erforderliche Qualifikationen:

• Abschluss in Betriebswirtschaft, Vertragsmanagement, Finanzen, Rechtswissenschaften oder einem verwandten Fachgebiet.
• 3+ Jahre Erfahrung in der Verwaltung von U.S. Federal Government-Verträgen in einem GovCon-Umfeld.
• Erfahrung in einem Beratungsunternehmen.
• Starkes Wissen über FAR, DFARS und Vorschriften für den Bundesbeschaffungsprozess.
• Erfahrung in der Unterstützung sowohl der Vor- als auch der Nachvergabe von Vertragsverwaltungen.
• Erfahrung in der Überprüfung von Ausschreibungen, der Verhandlung von Vertragsbedingungen und der Bearbeitung von Vertragsänderungen.
• Kenntnis von Vertragsarten, einschließlich Festpreisverträgen (FFP), Zeit- und Materialverträgen (T&M), Kostenrückerstattungsverträgen und IDIQ-Verträgen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit außergewöhnlicher Aufmerksamkeit für Details.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Fristen in einem schnelllebigen Umfeld zu managen.
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite, insbesondere Excel, Word und Outlook.

Bevorzugte Qualifikationen:

• NCMA-Zertifizierungen wie Certified Federal Contracts Manager (CFCM), Certified Professional Contracts Manager (CPCM) oder Certified Commercial Contracts Manager (CCCM).
• Erfahrung in der Unterstützung von Angeboten für DoD- und Bundeszivilbehörden.
• Erfahrung in der Verwaltung von Unterverträgen und Teamvereinbarungen.
• Aktive Geheimhaltungsfreigabe oder die Fähigkeit, eine solche zu erhalten, ist bevorzugt.

Warum Sie gerne mit uns arbeiten werden / Vorteile:

• Ein umfassendes Leistungspaket, einschließlich Gesundheitsversorgung (medizinisch, zahnärztlich, sehfähig und Invalidität), ein 401k-Programm, bei dem Sie ab dem ersten Tag zu 100 % beteiligt sind, mit einem Arbeitgeberbeitrag nach 90 Tagen.
• Ein Bildungsförderungsprogramm.
• Ein Programm zur Rückzahlung von Studienkrediten.
• Ein Fitnessstudio-Rückzahlungsprogramm.
• Bezahlte Freizeit.
• Dynamik, ein leidenschaftliches, multidisziplinäres Team kreativer Köpfe, mit dem man arbeiten kann, und vieles mehr.

Horizon ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und es ist unsere Politik, alle Bewerber für eine Beschäftigung zu berücksichtigen. Alle qualifizierten Bewerber erhalten ohne Rücksicht auf Rasse, Farbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität oder nationale Herkunft Berücksichtigung für eine Anstellung.

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