Assistant de direction H/F, 90 à 100%, CDI - Direction générale in Genève

Description de l'entreprise

A l'Hospice général, nous œuvrons pour le mieux vivre ensemble à Genève

Fondée en 1535 à Genève, notre institution accompagne les personnes qui, à un moment de leur vie, ont besoin d'un soutien le temps nécessaire pour (re)trouver une autonomie durable. Nous favorisons la réinsertion sociale et professionnelle des personnes à l'aide sociale, nous accueillons et hébergeons les personnes issues de l'asile que nous suivons dans leur parcours d'intégration. Enfin, nous participons à la lutte contre l'isolement des seniors.

Nous sommes plus de 1' 600 collaboratrices et collaborateurs répartis sur 60 sites sur tout le territoire du canton. Nous accompagnons plus de 40' 000 personnes.

En rejoignant notre institution, vous participerez à la réalisation de notre mission sociale, ancrée dans nos valeurs de collaboration, de respect, d'engagement et de bienveillance.

Dans un contexte où nos équipes évoluent dans des domaines exigeants et en mutation constante, nous mettons un point d'honneur à leur proposer des conditions de travail stimulantes : nous visons la diversité et l'inclusion, nous valorisons l'intelligence collective, incitons aux échanges et à l'innovation et favorisons la prise d'initiative et l'expérimentation.

Description du poste

Votre mission

Au sein du secrétariat de la direction générale, vous apportez un soutien de haut niveau au directeur général adjoint et à la secrétaire générale. Vous facilitez leur quotidien, la circulation de l'information et le suivi des dossiers relevant de leurs périmètres.

Vous contribuez au bon fonctionnement du Conseil d'administration (CA) et du Comité d'audit, soutenez la présidence du CA et assurez l'appui administratif au Service d'audit interne, dans le respect de son indépendance.

Vous organisez également les séminaires et séances institutionnelles. Proactif-ve et fiable, vous anticipez les besoins, suivez les échéances et alertez lorsque la situation le nécessite.

Vos principales activités

• Assurer le secrétariat du directeur général adjoint et de la secrétaire générale : agendas, correspondance, courrier, factures, notes de frais et suivi administratif courant ;
• Organiser les séances du Conseil d'administration et du Comité d'audit : préparation les dossiers, coordination des participant-es, comptes rendus, signatures, documentation, suivi des décisions et échéances ;
• Assurer le soutien administratif à la présidence du CA, la coordination avec les administrateurs-rices et l'appui administratif au Service d'audit interne ; contribuer, selon les besoins, aux dossiers de gouvernance (commissions, pouvoirs et procurations, organe de révision, notamment) ;
• Organiser les rencontres des cadres, les séminaires de la direction générale et les autres événements institutionnels ; préparer les supports et veiller à la disponibilité et à l'archivage de la documentation ;
• Assurer le lien administratif avec le département de tutelle ainsi qu'avec les autres départements et services de l'État pour les dossiers relevant du périmètre du poste ;
• Anticiper les besoins, identifier les points d'attention, effectuer les relances utiles et alerter ou solliciter une validation lorsque la situation l'exige.

Qualifications

Votre profil

• Maturité complétée par une formation commerciale ou équivalente - Formation d'assistant-e de direction, un atout ;
• Au moins 5 ans d'expérience dans un secrétariat de direction, idéalement avec une exposition à des instances de gouvernance, comités ou événements institutionnels ;
• Bonne compréhension ou intérêt marqué pour le fonctionnement de l'administration publique cantonale genevoise et de ses institutions ;
• Très bonne aisance rédactionnelle et capacité à produire rapidement des écrits clairs, précis et adaptés aux interlocuteur-rices ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques et collaboratifs, notamment Microsoft 365, et aisance dans la gestion de l'information et de la documentation ;
• Sens du service public, discrétion et discernement dans le traitement d'informations confidentielles ;
• capacité d'anticipation et de priorisation, sens de l'initiative, fiabilité dans le suivi et capacité à comprendre rapidement les enjeux au-delà de la seule tâche administrative.

Informations supplémentaires

Nous vous proposons

• Une culture d'entreprise ouverte et respectueuse ;
• Un développement continu des compétences grâce à une politique de formation attractive ;
• Des opportunités d'évolution de carrière et de mobilité interne ;
• Un équilibre vie professionnelle - vie privée ;
• De nombreuses activités culturelles et sportives à vivre en collectif au sein de l'institution.

Taux d'activité : 90-100%

Type de contrat : CDI

Classe de fonction : 15

Entrée en fonction : Dès que possible

Délai de postulation :

Notre processus de recrutement

Il se déroule en plusieurs phases selon le type de poste, où chaque étape conditionne la suivante : analyse de candidature, entretien téléphonique, entretiens de recrutement avec la hiérarchie et les ressources humaines et le cas échéant, test métier et/ou évaluation type assessement pour les postes de management et certains postes spécifiques.

Ce poste vous intéresse ?

Le service de recrutement de l'Hospice général se réjouit de recevoir votre candidature complète (lettre de motivation, CV, diplôme de plus haut niveau de formation atteint, certificats de travail). Pour des raisons d'optimisation du suivi des candidatures, nous vous invitons à postuler uniquement en ligne via notre espace carrière, LinkedIN ou JobUp, en réponse à une offre d'emploi spécifique. Les candidatures papier et mail ne seront pas prises en considération.

• Cour de Rive Genève