HR-Assistent m/w, 80 %, unbefristet - Personalmanagement

Im Hospice général setzen wir uns für ein besseres Zusammenleben in Genf ein. Unsere Institution wurde 1535 in Genf gegründet und begleitet Menschen, die in einer Lebensphase Unterstützung benötigen, um eine nachhaltige Autonomie (wieder) zu erlangen. Wir fördern die soziale und berufliche Wiedereingliederung von Sozialhilfebeziehenden, nehmen Asylsuchende auf und begleiten sie auf ihrem Integrationsweg. Zudem engagieren wir uns im Kampf gegen die Isolation älterer Menschen. Wir sind über 1.600 Mitarbeitende, verteilt auf 60 Standorte im gesamten Kantonsgebiet. Wir begleiten mehr als 40.000 Personen.

Wenn Sie sich unserer Institution anschliessen, tragen Sie zur Erfüllung unserer sozialen Mission bei, die in unseren Werten Zusammenarbeit, Respekt, Engagement und Fürsorglichkeit verankert ist. In einem Umfeld, in dem unsere Teams in anspruchsvollen und sich ständig wandelnden Bereichen tätig sind, legen wir grossen Wert darauf, ihnen anregende Arbeitsbedingungen zu bieten: Wir streben Vielfalt und Inklusion an, schätzen kollektive Intelligenz, fördern Austausch und Innovation sowie die Übernahme von Eigeninitiative und Experimentierfreude.

Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung in einem motivierten und dynamischen Team? Teilen Sie unsere Werte von Engagement, Zusammenarbeit, Respekt und Fürsorglichkeit und möchten Sie zur Pflege der Kultur unserer Institution beitragen? Legen Sie Wert auf den Aufbau von Vertrauensbeziehungen und lokalen Partnerschaften? Arbeiten Sie gerne kollektiv an Themen? Dann sind Sie vielleicht unser zukünftiger Kollege oder unsere zukünftige Kollegin!

Schliessen Sie sich uns an, um das Personalmanagement einer sich ständig weiterentwickelnden Institution mitzugestalten!

Ihre Aufgabe

• Innerhalb eines Teams aus HR-Assistent:innen, HR-Verantwortlichen, Recruiting-Assistent:innen und Talent Acquisition Managerinnen sowie in Koordination mit der gesamten HR-Abteilung tragen Sie zur Umsetzung und Weiterentwicklung des Personalmanagements bei.
• Je nach Ihnen anvertrauten Bereichen übernehmen Sie verschiedene Rollen: Unterstützung der HR-Prozesse, Mitarbeit an bestimmten bereichsübergreifenden HR-Themen, Funktion als Ansprechpartner:in oder Koordination spezifischer Aktivitäten.

Ihre Hauptaufgaben

• Empfang und Ansprechperson: Als erste Anlaufstelle im HR-Management sind Sie die administrative Ansprechperson für alle Fragen zu HR-Tools; Dank Ihrer qualitativ hochwertigen Kontakte und privilegierten Beziehungen zu Verantwortlichen und Mitarbeitenden gewährleisten Sie die Ergänzung zur HR-Verantwortlichen, um den Informationsfluss sicherzustellen.
• Gemeinsam mit Ihren HR-Assistent:innen-Kolleg:innen betreuen Sie den telefonischen und persönlichen Empfang der Abteilung und tragen so zu einer qualitativ hochwertigen Erstbetreuung der Mitarbeitenden und Vorgesetzten bei.
• Administrative Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus: In Zusammenarbeit mit den HR-Verantwortlichen, Ihren HR-Assistent:innen-Kolleg:innen und Recruiting-Assistent:innen organisieren und verwalten Sie die administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Mitarbeiterlebenszyklus (Einstellung, Entwicklung, Abwesenheiten, Veränderung der Situation und Austritte) sowie individuelle Situationen, die eine spezifische Nachverfolgung erfordern.
• Sie sorgen für die ordnungsgemässe Führung der Personalakten unter Einhaltung der Nachverfolgbarkeitsnormen (LIPAD) sowie für die Zentralisierung und Aktualisierung dieser Akten in unseren Systemen, was eine sichere und reibungslose Informationsverwaltung gewährleistet.
• Sie gewährleisten die Erstellung von Protokollen und Sitzungsberichten.
• Verwaltung individueller und sensibler Situationen: Sie übernehmen die administrative Nachverfolgung von Mitarbeitenden mit Problemen (Gesundheit, Abwesenheit etc.) und ziehen bei komplexeren Fällen eine HR-Verantwortliche hinzu.
• Sie bereiten formelle und sensible HR-Schreiben vor, verfassen sie und verfolgen diese nach (Antworten auf Rekurse, Einladungen, HR-Entscheidungen).
• Beitrag zu HR-Prozessen und Steuerung: Sie unterstützen die Steuerung und Antizipation der HR-Aktivitäten, indem Sie auf die Zuverlässigkeit und Aktualisierung der für Statistiken notwendigen Daten achten, die die Überwachung der wichtigsten HR-Prozesse ermöglichen.
• Als echter Partner im HR-Management sind Sie eine Entscheidungshilfe durch Ihre Analysen und ergänzenden Recherchen.
• Mitwirkung bei der Rekrutierung: Sie begleiten die Rekrutierungsprozesse administrativ, indem Sie die Anfragen vor deren Veröffentlichung verfolgen und die Schritte im Zusammenhang mit der Einstellung bis zur Integration der neuen Mitarbeitenden verwalten.

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine eidgenössische Berufsmaturität, ergänzt durch ein HRSE-Zertifikat als HR-Manager oder einen als gleichwertig anerkannten Titel.
• Sie bringen mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Ausübung des Berufs mit, idealerweise im öffentlichen Bereich, der durch die B5 05 geregelt ist.
• Sie beherrschen die gängigen IT-Tools (Word, Excel und PowerPoint).
• Sie zeigen eine ausgezeichnete berufliche Organisation und ein gutes Stressmanagement.
• Ihre Analyse- und Synthesefähigkeiten sind anerkannt, ebenso wie Ihre schriftlichen Kompetenzen.
• Sie haben ein ausgeprägtes Interesse an menschlichen Kontakten.
• Sie fühlen sich in einem komplexen und sich ständig wandelnden Umfeld hinsichtlich Prozesse, Verfahren und rechtlicher Rahmenbedingungen wohl.
• Sie verfügen über eine gute Integrationsfähigkeit und Selbstreflexion.
• Sie zeigen Genauigkeit, Berufsethik und wahren jederzeit die Vertraulichkeit.
• Erfahrung in der Begleitung von Lernenden und eine Qualifikation als Ausbilder:in wären von Vorteil.

Zusätzliche Informationen

• Wir bieten Ihnen eine offene und respektvolle Unternehmenskultur.
• Eine kontinuierliche Kompetenzentwicklung dank einer attraktiven Weiterbildungspolitik.
• Karriere- und interne Mobilitätsmöglichkeiten.
• Echte Lösungen zur Förderung der Work-Life-Balance.
• Zahlreiche kulturelle und sportliche Aktivitäten, die innerhalb der Institution gemeinsam erlebt werden können.

Beschäftigungsgrad: 80%
Vertragsart: Unbefristet
Funktionsklasse: 14
Arbeitsbeginn: 01.10.2026
Bewerbungsfrist: 04.08.2026

Unser Rekrutierungsprozess erfolgt in mehreren Phasen je nach Stellenart, wobei jede Phase die nächste bedingt: Bewerbungsanalyse, Telefoninterview, Vorstellungsgespräche mit der Führung und der Personalabteilung sowie gegebenenfalls Fachtests und/oder Assessment-Center für Management- und bestimmte Spezialpositionen.

Interessiert an dieser Stelle? Der Rekrutierungsdienst des Hospice général freut sich auf Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, höchster Ausbildungsabschluss, Arbeitszeugnisse). Aus Gründen der Optimierung der Bewerbungsnachverfolgung bitten wir Sie, sich nur online auf ein konkretes Stellenangebot zu bewerben.