Administrative and Project Coordinator Permanent Contract - 80% to 100% - Permanent Contract

Das Beaulac Hotel ist ein erstklassiges 4-Sterne-Hotel mit 116 Zimmern, ideal gelegen am Ufer des Neuenburgersees und bietet einen außergewöhnlichen Blick auf die Alpen und die Stadt. Es bietet ein umfassendes Erlebnis dank seiner Panoramalounge Waves in der 7. Etage, seiner Lake Side Brasserie mit Seeblick sowie seinem Konferenzzentrum. Als wichtiger Akteur in der französischsprachigen Schweiz gehört das Haus zu einer Hotelgruppe, die auch das Ibis Hotel in Thielle und das Design Hotel F6 in Genf umfasst. Täglich engagiert es sich, hochwertige Dienstleistungen basierend auf Fachwissen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten in allen Bereichen anzubieten: Unterkunft, Gastronomie, Empfang und Veranstaltungen.

In diesem Kontext suchen wir einen Administrative and Project Coordinator (80% bis 100%, unbefristeter Vertrag), eine vielseitige Position, die Unterstützung für das Management, administrative Koordination, Kommunikation und Kundenerfahrung kombiniert.

• Unterstützung des Managements und administrative Koordination: Proaktive Verwaltung des Kalenders, Priorisierung und Koordination. Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen. Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Dashboards. Koordination und Nachverfolgung von Projekten, die vom Management zugewiesen werden. Schreiben von Protokollen, Briefen und administrativen Dokumenten. Überwachung von E-Mails, Verträgen und Fristen. Verwaltung, Ablage und Archivierung von Verwaltungsdokumenten. Zentralisierung und Synthese von Schlüsselinformationen. Administrative Nachverfolgung von Verkäufen (Rechnungsstellung, Bestellungen und verschiedene administrative Nachverfolgungen). Verwaltung von Büromaterialien und Lieferantenbeziehungen. Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von administrativen und organisatorischen Prozessen.
• Kommunikation, Image, soziale Medien: Schreiben und Aktualisieren der Kommunikationsmaterialien des Hauses (Menüs, Karten, kommerzielle Unterstützungen usw.). Koordination von Projekten mit externen Anbietern (Grafikdesigner, Druckereien, Agenturen usw.). Aktualisierung der Website. Hervorhebung von Veranstaltungen, Angeboten und Erlebnissen, die vom Hotel angeboten werden.
• Kundenerfahrung und Qualität: Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenfeedback. Koordination mit verschiedenen Abteilungen, um eine kohärente, personalisierte Kundenerfahrung zu gewährleisten, die den Erwartungen einer anspruchsvollen Klientel entspricht. Implementierung, Analyse und Überwachung von Zufriedenheitsindikatoren. Schreiben, Aktualisieren und Überwachen interner Verfahren im Zusammenhang mit der Servicequalität. Teilnahme an der Überwachung der Anwendung der Standards des Hauses in den Abteilungen. Teilnahme an der Umsetzung von Maßnahmen zur Kundenbindung und Stärkung ihres Engagements für das Haus. Beitrag zur Entwicklung einer serviceorientierten Kultur, Qualität und operativer Exzellenz innerhalb der Teams.
• Operative Unterstützung: Als Bindeglied zwischen dem Management und verschiedenen Abteilungen fungieren, um eine effektive Kommunikation und optimale Koordination der Aktivitäten zu fördern. Unterstützung der operativen Teams, um zum reibungslosen täglichen Betrieb des Hauses beizutragen. Beitrag zur Antizipation operativer Bedürfnisse und zur Findung geeigneter Lösungen bei unvorhergesehenen Ereignissen. Gelegentliche Teilnahme an der Kundenempfang und interdepartmentalen Koordination. Beitrag zur reibungslosen Kundenreise, von der Vorbereitung der Ankunft bis zur Nachverfolgung nach dem Aufenthalt. Bereitstellung administrativer Unterstützung für verschiedene Abteilungen gemäß Prioritäten und geschäftlichen Bedürfnissen. Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren und Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der operativen Praktiken. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit demonstrieren, um effektiv auf die Bedürfnisse des Hauses in einem dynamischen Umfeld zu reagieren.

Ihr Profil: Erfahrung im Gastgewerbe ist erforderlich. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit. Starkes Servicebewusstsein, Qualität und Liebe zum Detail. Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu verwalten und mehrere Dateien und Projekte gleichzeitig zu bearbeiten. Autonomie, Proaktivität und Initiative mit einer lösungsorientierten Herangehensweise. Ausgezeichnete Schreib-, zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten. Gepflegtes Erscheinungsbild, positive Einstellung und professionelles Auftreten. Freundliche, zugängliche Persönlichkeit, die sich in menschlichen Beziehungen wohlfühlt, mit einem echten Sinn für Gastfreundschaft und Kontakt. Sie arbeiten gerne im Team und wissen, wie man einfache, positive und professionelle Beziehungen zu Ihren verschiedenen Kontakten aufbaut. Leichtigkeit, sich in einem dynamischen, anspruchsvollen und ständig wechselnden Umfeld zu bewegen.

Sprachen: Französisch: Muttersprache. Englisch: fließend (gesprochen und geschrieben). Deutsch: ein geschätztes Asset.

Bedingungen: Unbefristeter Vertrag. Arbeitszeit: 80 bis 100%. Arbeitszeiten hauptsächlich Montag bis Freitag (tagsüber). Gelegentliche Flexibilität während Veranstaltungen oder bei außergewöhnlichen operativen Bedürfnissen erwartet. Eine abwechslungsreiche Position, die enge Zusammenarbeit mit dem Management, Mitgliedern des Managementausschusses und Kollegen in einem stimulierenden und anspruchsvollen Umfeld bietet.

Erkennen Sie sich in diesem Profil wieder und möchten Sie Teil eines dynamischen und anerkannten Hauses werden? Wir laden Sie ein, uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an die folgende Adresse zu senden: . Wir danken allen, die sich die Zeit nehmen, uns ihre Bewerbung zu senden, herzlich. Nach sorgfältiger Prüfung der Unterlagen werden Kandidaten, die den Anforderungen der Stelle entsprechen, kontaktiert. Wenn Sie innerhalb von drei Wochen nichts von uns hören, betrachten Sie bitte, dass Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war. Wir ermutigen Sie jedoch, regelmäßig unsere zukünftigen Möglichkeiten zu überprüfen und uns Ihre Bewerbung erneut zu senden, wenn ein zukünftiges Angebot Ihrem Profil entspricht.