Projektkoordination Und Administration

Das Hôtel Beaulac ist ein 4-Sterne-Superior-Hotel mit 116 Zimmern, ideal gelegen am Ufer des Neuenburgersees, mit aussergewöhnlichem Blick auf die Alpen und die Stadt. Es bietet ein umfassendes Erlebnis dank seiner Panorama-Lounge-Bar Waves im 7. Stock, seiner Brasserie Lake Side direkt am See sowie seinem Konferenzzentrum. Als Referenz in der Westschweiz ist das Haus Teil einer Hotelgruppe, zu der auch das Hotel Ibis in Thielle und das Design Hotel F6 in Genf gehören. Es verpflichtet sich täglich dazu, erstklassige Dienstleistungen anzubieten, die Know-how und soziale Kompetenz in allen Bereichen vereinen: Beherbergung, Empfang und Veranstaltungen.

In diesem Kontext suchen wir eine Assistenz für Direktion und Projekte (80 % bis 100 %, unbefristeter Arbeitsvertrag), eine vielseitige Position, die Unterstützung der Direktion, Projektmanagement und Kundenerfahrung vereint.

• Unterstützung der Direktion: Proaktive Verwaltung der Agenda, Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Terminen; Vorbereitung von Dossiers, Präsentationen und Tabellen; Nachverfolgung der von der Direktion übertragenen Projekte; Erstellung von Protokollen, Briefen und Dokumenten; Verwaltung von E-Mails, Anrufen und Fristen; Verwaltung, Ablage und Archivierung von Dokumenten; Erstellung von Synthesen der wichtigsten Verkaufszahlen; Verwaltung von Bestellungen und diverse Nachverfolgungen von Büromaterial und Lieferanten; Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und Arbeitsabläufe.
• Kommunikation, Image und soziale Netzwerke: Erstellung und Aktualisierung von Kommunikationsunterlagen des Hauses (Karten, Menüs, Werbematerial, etc.); Koordination von Projekten mit externen Partnern (Grafiker, Druckereien, Agenturen, etc.); Aktualisierung der Website und Hervorhebung von Veranstaltungen, Angeboten und Erlebnissen, die vom Hotel angeboten werden.
• Kundenerfahrung und Qualität: Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenrückmeldungen in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen, um ein konsistentes, personalisiertes und den Standards entsprechendes Kundenerlebnis zu gewährleisten; Analyse und Nachverfolgung der Kundenzufriedenheit; Aktualisierung und Überwachung der internen Verfahren in Bezug auf die Servicequalität; Beitrag zur Einhaltung der Standards des Hauses durch die verschiedenen Abteilungen; Beitrag zur Umsetzung von Massnahmen zur Kundenbindung und zur Stärkung der Bindung an das Haus; Beitrag zur Entwicklung einer Kultur, die auf Service, Qualität und Exzellenz innerhalb der Teams ausgerichtet ist.
• Unterstützung: Rolle als Bindeglied zwischen der Direktion und den verschiedenen Abteilungen, um eine effiziente Kommunikation und eine optimale Koordination der Aktivitäten zu fördern; Unterstützung der Teams, um zum reibungslosen täglichen Betrieb des Hauses beizutragen; Beitrag zur Identifizierung von Bedürfnissen und zur Suche nach angepassten Lösungen bei unvorhergesehenen Ereignissen; Gelegentliche Teilnahme am Empfang der Gäste und an der abteilungsübergreifenden Koordination; Beitrag zur reibungslosen Gestaltung der Customer Journey, von der Reservierung über die Ankunft bis zur Nachbetreuung nach dem Aufenthalt; Unterstützung der verschiedenen Abteilungen je nach Prioritäten und geschäftlichen Anforderungen; Überwachung der Einhaltung interner Verfahren und Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung; Nachweis von Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um effektiv auf die Bedürfnisse des Hauses in einem sich wandelnden Umfeld zu reagieren.

Profil: Erfahrung im Hotelsektor ist erforderlich; Ausgezeichnete Vielseitigkeit und ausgeprägter Sinn für Service, Qualität und Details; Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu verwalten und mehrere Dossiers und Projekte parallel zu führen; Selbstständigkeit, Proaktivität und Teamgeist mit einer lösungsorientierten Herangehensweise; Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie ein gepflegtes, positives und professionelles Auftreten; Gewinnende, zugängliche Persönlichkeit, die sich im Umgang mit Menschen wohlfühlt, mit einem echten Sinn für Gastfreundschaft und Zuhören; Freude an der Arbeit im Team und Fähigkeit, einfache, positive und professionelle Beziehungen zu verschiedenen Ansprechpartnern aufzubauen; Leichtigkeit, sich in einem dynamischen, anspruchsvollen und sich ständig weiterentwickelnden Umfeld zu bewegen.

Sprachen: Französisch: Muttersprache oder fliessend (mündlich und schriftlich); Deutsch: Gute Kenntnisse (mündlich und schriftlich); Englisch: Fliessend (mündlich und schriftlich).

Bedingungen: Unbefristeter Arbeitsvertrag; Beschäftigungsgrad: 80 % bis 100 %; Arbeitszeiten hauptsächlich von Montag bis Freitag (tagsüber); Gelegentliche Flexibilität ist bei Veranstaltungen oder bei Bedarf erforderlich.

Wir bieten eine abwechslungsreiche Stelle, die eine enge Zusammenarbeit mit der Direktion, den Mitgliedern des Direktionskomitees und den Abteilungsleitern in einem stimulierenden Umfeld ermöglicht.

Sie erkennen sich in diesem Profil wieder und möchten Teil eines dynamischen und anerkannten Hauses werden? Wir laden Sie ein, uns Ihr vollständiges Bewerbungsdossier per E-Mail zu senden.