Un(E) Coordinateur(Trice) Administratif(Ve) Et Projets

L’Hôtel Beaulac est un hôtel 4 étoiles supérieur de 116 chambres, idéalement situé au bord du lac de Neuchâtel, offrant une vue exceptionnelle sur les Alpes et la ville. Il propose une expérience complète grâce à son bar lounge panoramique Waves au 7e étage, sa brasserie Lake Side face au lac ainsi que son centre de conférences. Acteur de référence en Suisse romande, l’établissement fait partie d’un groupe hôtelier comprenant également l’Hôtel Ibis à Thielle et le Design Hotel F6 à Genève. Il s’engage chaque jour à offrir des prestations haut de gamme fondées sur le savoir-faire et le savoir-être, dans l’ensemble de ses métiers : hébergement, restauration, réception et événements.

Dans ce contexte, nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) administratif(ve) et projets (80 % à 100 %, CDI), un poste polyvalent alliant soutien à la direction, coordination administrative, communication et expérience client.

• Soutien à la direction & coordination administrative
  • Gestion proactive de l’agenda, priorisation et coordination.
  • Organisation des réunions, déplacements professionnels et événements.
  • Préparation des dossiers, présentations et tableaux de bord.
  • Coordination et suivi des projets confiés par la direction.
  • Rédaction de comptes rendus, courriers et documents administratifs.
  • Suivi des e-mails, contrats et échéances.
  • Gestion, classement et archivage des documents administratifs.
  • Centralisation et synthèse des informations clés.
  • Suivi administratif des ventes (facturation, commandes et divers suivis administratifs).
  • Gestion des fournitures de bureau et des relations fournisseurs.
  • Contribution à l’amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.
• Communication, image & réseaux sociaux
  • Rédaction et mise à jour des supports de communication de l’établissement (cartes, menus, supports commerciaux, etc.).
  • Coordination des projets avec les prestataires externes (graphistes, imprimeurs, agences, etc.).
  • Mise à jour du site internet.
  • Mise en avant des événements, offres et expériences proposées par l’hôtel.
• Expérience client & qualité
  • Traitement et suivi des retours clients.
  • Coordination avec les différents services afin d’assurer une expérience client cohérente, personnalisée et conforme aux attentes d’une clientèle exigeante.
  • Mise en place, analyse et suivi des indicateurs de satisfaction.
  • Rédaction, mise à jour et suivi des procédures internes liées à la qualité de service.
  • Participation au suivi de l’application des standards de l’établissement auprès des différents services.
  • Participation à la mise en place d’actions visant à fidéliser la clientèle et à renforcer son engagement envers l’établissement.
  • Contribution au développement d’une culture orientée service, qualité et excellence opérationnelle au sein des équipes.
• Support opérationnel
  • Assurer un rôle de relais entre la direction et les différents services afin de favoriser une communication efficace et une coordination optimale des activités.
  • Apporter un soutien aux équipes opérationnelles afin de contribuer au bon fonctionnement quotidien de l’établissement.
  • Contribuer à l’anticipation des besoins opérationnels et à la recherche de solutions adaptées en cas d’imprévus.
  • Participer ponctuellement à l’accueil des clients et à la coordination interservices.
  • Participer à la fluidité du parcours client, de la préparation de l’arrivée jusqu’au suivi après séjour.
  • Apporter un soutien administratif aux différents départements selon les priorités et les besoins de l’activité.
  • Veiller au respect des procédures internes et contribuer à l’amélioration continue des pratiques opérationnelles.
  • Faire preuve de flexibilité et d’adaptabilité afin de répondre efficacement aux besoins de l’établissement dans un environnement dynamique.

Votre profil

• Une expérience dans le secteur de l’hôtellerie est exigée.
• Excellente capacité d’organisation, de polyvalence et d’adaptation.
• Sens développé du service, de la qualité et du détail.
• Capacité à gérer efficacement les priorités et à mener plusieurs dossiers et projets en parallèle.
• Autonomie, proactivité et esprit d’initiative, avec une approche orientée solutions.
• Excellentes compétences rédactionnelles, relationnelles et de communication.
• Présentation soignée, attitude positive et posture professionnelle.
• Personnalité avenante, accessible et à l’aise dans les relations humaines, avec un véritable sens de l’accueil et du contact.