Office and operations manager

CompPair Technologies est une entreprise suisse qui développe des solutions composites réparables et durables afin d'améliorer la circularité des matériaux. Inspirée par la nature, CompPair apporte aux composites une capacité intrinsèque de réparation. L'entreprise propose une gamme de textiles préimprégnés en fibres de verre et de carbone permettant de fabriquer des structures composites capables de réparer les dommages de matrice directement sur site en seulement une minute, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle, réduisant les temps de réparation et prolongeant la durée de vie des produits.

En tant que startup deep‑tech en pleine croissance, nous recherchons une personne très organisée, débrouillarde et adaptable, qui apprécie la diversité des missions et évolue avec aisance dans un environnement dynamique et en constante évolution. Ce poste va bien au-delà de l'administration traditionnelle : il combine gestion administrative, coordination opérationnelle et support à différentes fonctions de l'entreprise.

La personne idéale est capable de gérer plusieurs sujets simultanément, allant de la logistique et de la gestion du bureau au soutien RH, à l'administration des clients et à la coordination marketing. Elle sait identifier de manière autonome les priorités et les traiter efficacement.

Ce poste est rattaché directement au CEO et implique une collaboration étroite avec la Responsable Marketing ainsi qu'avec l'ensemble de l'équipe.

Vous aimez être la personne qui veille à ce que tout avance de manière fluide, organisée et sous contrôle. Vous êtes capable de passer de la coordination d'activités logistiques à l'organisation d'un événement d'équipe, à l'intégration d'un nouveau collaborateur ou encore à la gestion d'une demande client urgente, tout en conservant une vision claire des priorités. Vous êtes proactif(ve) plutôt que réactif(ve), à l'aise pour prendre des décisions dans votre périmètre de responsabilité et capable de rester efficace face aux imprévus. Vous appréciez la variété des tâches et prenez plaisir à apporter de la structure dans un environnement dynamique.

Au-delà de l'exécution des tâches, vous souhaitez devenir un véritable partenaire de réflexion pour la direction. Vous aimez identifier des opportunités d'amélioration, remettre en question les processus de manière constructive et proposer des idées qui contribuent à la croissance et à l'efficacité de l'entreprise. À mesure que CompPair évolue, vous êtes enthousiaste à l'idée de grandir avec l'entreprise, d'assumer de nouvelles responsabilités et de jouer un rôle actif dans son développement et son succès.

• Enregistrer les factures fournisseurs et assurer leur paiement dans les délais (deux fois par mois)
• Émettre les factures clients, les rappels de paiement et assurer le suivi des impayés
• Préparer les offres commerciales et gérer les commandes clients
• Assurer le classement et l'organisation des documents administratifs
• Réceptionner les colis et marchandises
• Participer aux activités RH : intégration des nouveaux collaborateurs, soutien dans les démarches liées aux permis et aspects administratifs, préparation des offres d'emploi, premier tri des candidatures, contrôle des feuilles de temps
• Assurer la gestion générale du bureau : organisation des réunions, approvisionnement, environnement de travail et événements d'équipe
• Soutenir l'organisation des déplacements professionnels
• Préparer les bons de livraison et les documents de transport (factures, DGN, etc.)
• Organiser l'expédition des produits et échantillons (envois ponctuels et réguliers)
• Créer les étiquettes et assurer l'étiquetage des marchandises selon leur catégorie
• Vérifier la conformité documentaire des produits à double usage
• Transmettre la documentation aux destinataires selon leurs exigences

• CFC d'employé(e) de commerce ou formation en administration, management, gestion d'entreprise ou hôtellerie
• Minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans l'administration, les opérations, l'office management, le support client ou une fonction similaire
• Niveau C1 en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit. L'allemand est un atout
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps
• Forte aptitude à prioriser et à gérer plusieurs sujets simultanément
• À l'aise dans un environnement rapide et en constante évolution
• Esprit proactif, autonome et orienté solutions
• Excellentes compétences relationnelles et de communication
• Grande rigueur et attention aux détails tout en conservant une vision d'ensemble
• Curiosité et intérêt pour un environnement industriel et technologique innovant

Nous vous offrons l'opportunité de jouer un rôle clé au sein d'une entreprise suisse de haute technologie en pleine croissance et à vocation internationale. Vous travaillerez au sein d'une équipe multidisciplinaire et contribuerez à une grande variété d'activités essentielles au développement de l'entreprise. Ce poste est idéal pour une personne qui aime prendre des responsabilités, apprendre continuellement et devenir un point central de coordination dans un environnement startup dynamique. Vous aurez un impact concret sur le fonctionnement quotidien de l'entreprise ainsi que sur sa croissance.

Égalité des chances : CompPair est un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail équitable et inclusif, dans lequel toutes les décisions relatives au recrutement, à l'évolution professionnelle et au maintien dans l'emploi sont prises de manière juste et sans discrimination.

• Work location : 1020 Renens VD (VD)
• Additional information on the place of work : pas de télétravail
• Workload : 60% - 80%
• Employment start : By agreement
• Employment duration : Permanent
• Work form : Shift work
• Qualification : skilled
• Work experience : More than 1 year
• Education : Bachelor’s degree from a university of applied sciences or equivalent
• French – Orally : Very good knowledge
• French – Written : Very good knowledge
• English – Orally : Good knowledge
• English – Written : Good knowledge